浅谈高校会务服务的几点体会

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1、浅谈高校会务服务的几点体会［摘要］高等学校是各领域学术研究、多学科知识教学、高等人才培养的机构，会务活动是科研教学、教书育人必需的辅助方式，为会务活动提供周到、细致的后勤服务是非常重要的。高校会务服务的要求、做法有很多，如何才能提供更周到、细致的服务，需在工作中不断总结积累，只冇这样才能为高校的教育、科研提供良好的后勤保障。［关键词］会务准备会场环境会场氛围布置高校会务［中图分类号］G647［文献标识码］A［文章编号］2095-3437（2013）19-0149-02高校会务活动大致分为党政、学术、文体三大类

2、。会议内容虽然不一,但会务服务工作却有其共同性与特殊性。共同性是本着以人为本的服务宗旨开展此项工作；特殊性是指各类会议的会场环境、氛围布置、音响视频灯光、服务礼仪等均有不一样的要求。以下根据这几个要点作详细的说明。一、党政会务活动党政会务主要冇纪念“七一”建党、“十一”国庆、党政换届等。现以“七一”建党会务服务为范例。（-）会务准备与会议组织部门沟通，对会议举办的时间、地点、会议参加人数、参会各部门（单位）的座位安排做到明白清楚。（-）会场环境高校“七一”会议一般因参会人数众多，常安排在一些比较大的场所,如礼

3、堂、体育馆等。所以对会场主席台的布置需因地制宜，主席台要根据就座人数摆放桌椅，人数较多可分为儿排，排数太少会显得主席台过于宽大，不利于突出重点和摄影摄像。（三）会场氛围布置纪念“七一”建党主会标横幅长度不应超过主席台宽度，布面要平整,字体是粗黑体，字数少可适当拉宽字形放大字距，字多也可压缩字体调小字距，但尽量不要太过拥挤影响美观，可与会务组织方协调字数的增删。会议背景布置要根据场地面枳决定党徽及十面红旗尺寸大小，否则会影响到会议的庄重性、严肃性。党徽的角度按党徽背面的固定挂钩悬挂即可，高度在红旗总高偏上，党徽

4、上沿以不超过红旗枪尖为好。红旗的倾斜角度按主席台宽度决定，最好在60°-70°之间，左右之间的距离要均等对称。红旗枪尖的角度要一致，以枪尖的扁平面对外。红旗旗布的折法是将旗面下垂的一角反向朝里朿入在旗杆下部，为防止其下滑可用胶带、别针等固定，布上褶纹左右要一致。旗穗悬挂要整齐划一，高度一致，不能被旗布覆盖遮挡，旗穗与枪尖连接的距离一般是1-2个旗穗长度，旗穗之间相距三分之一的旗穗长度。主席台前可摆放小盆花卉，一排或几排均可，但排数多的话要有前低后高的层次，总高度不得超过主席台桌子高度的三分之二。会场座位表的制

5、作要简洁明了，在会场座位的俯视平面图中用不同色块划分区域，再用文字注释具体的部门（单位）。（四）音响灯光这类会议一般会前要奏国歌，音响操作人员要准备好所需光盘或电子文件，与会务组织人员协调好播放的时间节点，会前要做彩排。发言用的话筒要事先调试，确保正常使用。对会场内各角落的声音效果需分别试听,如有声音模糊、紊乱需调整功放与喇叭位置。主席台的灯光以明亮柔和为主，主光源为淡黄色，可事先联系摄影、摄像人员现场采样对比，如光线太强或过弱要调换光源。（五）服务礼仪会议使用的席卡摆放顺序应根据主席台参会人员的主次排位，人

6、员为单数是按53124摆放，双数为531246o席卡的摆放是在参会者的正前方，如位置中央要放话筒可移至左前方，茶杯或矿泉水及湿纸巾则放在右边。参会者未就座前应将椅子拉开留出通道以便通行，参会人员进入会场后要有服务人员引导。服务人员应着统一工作服装，不留披肩长发,尽量不佩戴首饰，穿平底鞋，关闭通讯工具或把其调成静音。会议进行中如需要添续茶水，应细心周到，由参会者后方右侧依次进行（最好有两名人员由中间向两侧分别服务）。会议结朿后，也需山服务人员引导，有序退场。二、学术会议、讲座（-）会务准备接到此类会议应先了解所

7、有参会人员的总数、外地参会人员的到达时间、车次、航班号、来人总数，制作好接站牌并安排车辆准备接站，提前预订好住宿地点、餐饮、返程车票、机票等。会议议程可用事先设计的模板制作印刷，发给参会人员人手一份，以便其了解会议的议程。版式是A4页面对折或三折，主要内容为参会人员姓名、单位、职务、发言次序、行程安排、主办方联络人电话等。如果参会人员中有外籍人士，应提前了解该国风俗礼节，以尊垂对方文化。（二）会场环境学术会议、讲座是高校举办频率比较多的活动,这类会议的特点是参会人数不多，常安排在报告厅、演讲厅、阶梯教室等场所

8、，要做好会场内隔音、遮光服务。（三）会场氛围提前做好会场内外的背景墙、欢迎牌、指路牌、海报等。会场内的背景多以沉稳色调为主，并结合学术会议主题，辅以相应的图案衬托设计。背景上的字体要端止规范，相应的会议LOGO也要清晰，根据笔者的经验,会议组织方有时难以提供清晰的LOGO文件，需利用专业软件进行修改制作，背景面积较大的，分辨率可设置为40〜50像素/英寸，否则文件太大,计算机运行速度太慢。为了使背景