文书管理工作程

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1、文书管理工作程序GQDL/行政■标准02・2001一、B的为使文书管理制度化，以提高文书处理的质量及效率，促进公司的组织管理工作上档次、上水平，特制订木暂行规定。二、范围本规定所指“文书"，系指公司外部往來之文、公司内部上传卜•达及信息传递之公务文书和其他文书。具体公文指各类请示、报告、通知、通告、公报、决定、决议、指示、条例、规定、批复、会议纪要、函等正式文件；其他文书主要指刀报、简报、总结、规章制度、讲话稿、章程、合同、法律文书、新闻稿、书信、电报、报表、会议记录等重要文字资料。三、要求3.1、公司公文是传达政信令、发布指示、请示和答复问题，指导

2、和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具；其他类文书是传递信息、联系业务、划分责任、确定关系等常用的手段。公司各部室必须认真做好文书管理工作。3.2、文书制作必须规范，文字简洁，语法严密，逻辑性强。3.3、文书处理必须做到准确、及时、简便。公文由办公室统一接收、登记、分发、传递、催办、督办、用印、立卷、归档。其他类文书按承办部门的分工原则进行处理。3.4、全部文书（含磁盘、光盘）归公司所有并收藏，任何个人不得私B占有。3.5、文书管理过程中要注意维护公司利益，保守公司机密。四、程序4.1、承办部门4.1.1公司行文以公司名义的行文，一律由办公室审核、

3、把关。各部门代拟稿时，均应将代拟稿迳直送办公室审核，由办公室依文书处理程序办理行文。4.1.2、部门行文以部门名义的行文，经部门领导审核签发。涉及面广的重要行文需报经公司分管领导批准，由部门自行行文。4.1.3、外部来文外部送达公司的文书均由办公室负责接收，并按下述原则处理：4.131、除平信外均要进行登记，启封后依文书内容送达有-关部门并办理签收手续。4丄3.2、署名（私人或部门名称）文书不必启封，可直送收件人或收件部门。4.133、收文部门收到来文后，必须按文书处理程序尽快处理。4.1.4、内部文书处理公司内部文书依下述原则处理：4.141、公司

4、向董事会、监事会呈递的请示、报告等到止式公文，由董事会秘巧负责起草、审核、把关；有代拟稿时，由董事会秘书修改、审核，经有关程序会签后由董事会秘书安排上报。4.142、公司各下行文，一律经办公室审核、登记后下发，并办理签收手续。4.143、公司各部门向公司报送的请示、报告，应交办公室办理收文登记，由办公室按报告内容分送有关领导或部门，并按公文处理程序办理催办、督办等工作。其他类型的公文或一般文书，原则上可由部门径玄送往公司领导或部门，除公司领导另冇交待外，办公室不参与此类文书的处理过程。4.2、收文处理4.2.1、登记分发来文拆封后，按照“收文登记单”

5、（见附表一）的内容进行登记。421.1、來文编号來文若有文号时，将该文号登记在“來文编号”栏内。來文无文号，信封外也无编号时，“來文编号”栏内填写咱头文件”字样。421.2、收文编号收到文书后，应按来的内容和公司收文的顺序编排号码，登记在“收文编号"栏内。同吋，还应在來文文头的右上角加盖公司的收文章，在收文章的规定处填上同一收文编号。421.3、來文单位4.2.1.3.1、由成文单位总接发来的文书，这来文单位'‘栏内总接写成文单位名称。421.3.2、由其他单位转寄来的文15,44来文单位”栏内填写转单位名称，但在“来文内容"栏内要增加填写成文单位名

6、称。421.4、收文时间“收文时间”栏内只填写收到來文的实际时间，原则上只填写“年、月、日”，成文时间和发文时间在该栏内均不反映。421.5、来文内容來文有标题时，将标题填入“來文内容”栏内。來文无标题时，收文登记人应根据來文内容准确编出一个标题背记在“來文内容”栏目中。421.6、分往部门收文登记人根据来文内容和本公司各总部职责准确判断来文接收处理部门，并在“分往部门”栏内填写上拟分送部门的名称。421.7、签收人收文登记人将已登记好的來文随同“收文登记单”一起送往“分往部门”栏内已填写好的部门，部门收文人应在“签收人”栏内签名。若來文单位在信封内

7、指定将某文书转交给某公司领导，收文登记人登记完毕后迳直送交公司某领导签收。422、境外文书的收发处理境外以中文表述的來文，依照笫六条的规定程序处理。境外以外文表述的來文（含传真电报），收到来文后迳直送交办公室秘书，由秘巧翻译成中文后，再返回给收文登记人登记、分发。4.2.3、部门收文公司各部门因白身工作需要收到相关单位的文书，如行业的通知、决定、决议等，或参资企业的请示、报告、报表及与业务对口联系单位的资料、单据等，按下述原则处理：423.1、由各部门口行办理收文登记手续并负责承办（如传阅行文回复等）。423.2、因涉及面人等原因而需由公司承办时，部

8、门收到来文示，转交公司办公室办理收文登记手续，由办公室按公文处理程序办理。4.3、发文处理4.3.1、发文原