加强文书档案管理工作措施

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1、加强文书档案管理工作措施摘要文书档案管理是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，是衡量单位工作的一个重要标准，其管理水平直接影响档案资料的质量与完整性。要高度重视文书档案管理工作，加强资料的全面收集，立卷进档要规范，加强档案信息化建设，建立和完善管理制度，努力提高管理水平。关键词文书档案；管理；措施中图分类号G275.2文献标识码A文章编号1007-5739（2011）13-0354-026文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作，是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，也是单位领导作出重大决策的重要依据[1]。在现代技术迅速发展的今天，文书档案管理逐渐趋于网络化和数字化。加强对文

2、书档案的管理工作，使之规范化、数字化、程序化、网络化发展，是摆在档案管理工作人员面前的一个值得研究和探讨的热门话题。笔者从事文书档案管理工作10多年来，在单位领导的关心和档案业务部门的培训下，坚持标准、严格管理、保证质量，按照《档案法》及档案部门的规定进行立卷、归档，文书档案按年度—问题—保管期限进行分类，共整理综合类、人事政工类、业务类等各类档案100余盒。特别是近年来，随着高等职业教育改革的不断深化，学院档案利用工作的内容和范围不断扩大，笔者及时修改和制定了档案管理各项规章制度，加强了基础数据统计管理，大力开展编研等工作，全院的档案资料各类目录都实行了微机打印，并实行微机检索，为学院文书档

3、案的规范化管理做出了积极的贡献。作为文书档案管理工作者，现针对文书档案管理工作提出一些建议。1高度重视文书档案的管理工作（1）积极主动做好档案工作的宣传汇报，采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规，不断提高相关领导及其他工作人员对档案工作的认识，努力争取其对档案工作的重视、理解、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和年度工作重点中，完善档案管理设施，提升其规范化、信息化、现代化发展水平。改变被动提供有关档案工作资料的工作方式，主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性[2]。6（2）科学技术特别是信息技术的迅猛发

4、展对档案工作提出了更高的要求，相关干部要积极接受新知识、学习新业务，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，掌握和提高应用新型技术工具的能力和水平，努力成为具有出色管理才能、技术先进的复合型人才，为他人提供方便、快捷、高效的服务。（3）搞好文书工作与档案工作的规范衔接。档案的前身是文件，文件质量与档案质量密切相关，只有建立在文书部门规范处理文件基础上，才能提高档案管理水平。文书人员要建立较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档[3]。在文件处理中，要时刻注意档案整理工作，实现文书、档案工作一体化。由此则要求文书人员把好文件材料的质量关

5、，严禁用不符合要求的纸或笔等起草、修改、誉印、批阅文件和材料，纸张规格、大小、格式、文体等均达到标准化、规范化的要求。（4）要求及时、准确处理文件，及时登记收发文件，发现文件缺少要及时查找。特别是对一些账外材料的处理，应注意及时收集领导报告、会议材料等，保证文件材料的完整性和实效性。此外，要强化“文书部门立卷”工作，这也是《中华人民共和国档案法》已明确的一个基本制度。《国家行政机关公文处理办法》也有规定，公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理（立卷）、归档”。公文立卷归档是档案工作的开始环节，是文秘工作的最后环节，是2类工作真正意义上的衔接点。文书人员要建立较强的档案意识，确保收集

6、文件材料的完整性和系统性，为立卷归档工作打下坚实的基础。26加强文书档案资料的全面收集（1）健全规章制度。档案管理人员要认真学习《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等相关法律法规，不断增强档案管理意识，进一步完善必要的档案工作制度，落实责任制，为档案的收集、整理、保管等制订一系列有效办法和制度，及时收集原始档案，并理顺归档程序，防止档案的散失，为日后提供利用打好基础。（2）加强催收。在工作中常出现由于其他工作事务，而忘记及时返还文件的现象，此时为确保档案不遗失，应该进行催收。（3）加强档案收集的广度和深度。无论是专职档案管理人员，还是兼职档案管理人员，都要加强专业知识的积累，扩大档案收集

7、范围，完善档案收藏结构，特别要加强对重要会议、重大历史事件、重要艺术成果、学院发展建设成绩、杰出人物及事迹、社会活动、建设工程、科研项目等档案的建设与管理。在档案收集中，要突出单位及各部门特色，增加收集的门类，广泛及时地收集有价值、有特色的档案资料。注意增加信息收集渠道，提高资料鉴别能力，注意发现有保存价值的资料。6（4）加强部门之间协作，做好文书档案的收集工作。文书档案中许多利用价值较高的档案往