行政物资管理流程

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1、流程编号：流程名称：行政物资控制流程生效日期：2011年12月1日第一部分：流程说明1目的：为加强与完善消耗品、低值易耗品和固定资产的使用管理，有效降低采购成本，根据《费用管理制度》、《固定资产及低值易耗品管理制度》，特制定本流程。2适用范围：太平洋字号、九龙字号各自营门店及公司各部门。3流程描述：详见第二至第五部分。第二部分办公和门店消耗品1、适用范围：1.2办公用品：包插传真纸、A4纸、收银纸等；1.2E

2、J刷品：包括罚款单、特价标签、POP纸等；1.3售后费用：包括缝纫剪刀、大线、打包针等；1.4企划费用：包括吊旗、礼花、美工刀片等；1.5维修配件：包括发电

3、机润滑油、灭火器充装等；1.6保洁费用：包括肥皂、垃圾袋、洗洁精等；1.7急救药品：包括创可贴、风油精、云南白药等；1.8购物袋。具体内容参照《物资分类表》。2、职责权限:2.1人事行政部负责办公消耗品的定点、定价、采购、发放、保管、台帐等工作。2.2人事行政部负责制订、颁发《物资分类表》，并按市场情况和使用需求进行不定期修订。《物资分类表》由财务部、监察办、各门店及相关部门各存一份。《物资分类表》属保密文档，不得对外交流。2.3各门店及部门不得自行采购办公用品。所需办公用品须按流程到人事行政部领取、发放。此前各部门自行采购的一律截止到2011年11月底，对供货单

4、位予以清帐。2.4财务部负责发票的审核与结算工作。2.5财务部、监察办负责对采购价格的审核工作。3、价格的确定、维护和传递执行3.1人事行政部根据使用情况，对《物资分类表》中的办公和门店消耗品进行采购，采购后的价格单由财务部、监察办进行审核，审核后作为采购的价格依据。3.2非特殊情况不得采购《物资分类表》外物品。对新增加的物品，人事行政部比价后认定价格并由财务部、监察办审核，人事行政部依据实际需要，不定期对《物资分类表》进行修订。3.3财务部审定发票时，必须依据市场价格进行核对，执行价格与市场价格不符的不予入账。4常用消耗品的采购、领用流程4.1计划申报：每月5日

5、、15日、25日，各门店及部门向人事行政部提交领用计划。递交计划同时,必须同时提交①上次领用物品的发放明细和现有库存情况；②已发物品的《领料单》“财务部门存查联”。人事行政部对各部的领用计划根据实际情况进行审定、汇总。4.2采购及入库：人事行政部根据汇总的釆购计划进行釆购。货物抵达即办理入库、做好台帐，并将《入库单》“财务结算联”交财务部。4.3领用及发放：各部根据审定后的计划开具《领料单》，到进行领取、发放，并办理入库，做好领用台帐。4.4外部结算：办公用品由人事行政部统一在财务结帐，每月结算一次。结算需凭①《入库单》“送货单位凭证联”；②发放明细及备库明细；③

6、正式发票2.5内部结算：人事行政部根据各分公司人事行政部领用的物资，每月汇总耗用清单。按物资耗用数量进行费用分摊，分摊明细表后而附各门店及部门领料单，明细表需经办人鉴字，财务部审核后办理入帐。明细表一式三联。第一联：人事行政部存根、第二联：财务记帐、第三联：各部门及部门记帐。5、非常用物品的请购、领用非常用物品包括：临时发生的以及《物资分类表》屮没有的办公消耗品。非常用物品须由各单位申请、人事行政部审定后采购、入库、领用，并做好相应台帐。6、仓储管理6.1物流部设办公消耗品仓库。设专职物资保管员。常用耗材需保持一定数量的库存，以备不时Z需。6.2所有采购物品必须办

7、理入库。物资保管员根据供应商送货清单上物资明细与实物核对是否相符，再对照需求清单上的要求验收入库。对办公设备耗材、以及维修配件物资入库时，人事行政部应会同财务部网管共同验收。3.3物资保管员应对入库后的物资进行分类保管，并及时登卡、记帐，做到帐、卡、物一致。5.4人事行政部物资保管员每月底必须对库存的物资进行彻底盘点，核对帐、卡、物是否一致。对盘点中差异部分要查找原因，经领导审批同意方可调卡、调帐，盘点表每月报财务部存档备案。第三部分低值易耗品1、使用范围1.1电脑配件：包括鼠标、键盘、U盘等；1.2缝纫耗材：包括锁边机、撬边机、蒸汽熨斗等；1.3消防器材：包括灭

8、火器、消防桶、消防水带等；1.4灯具类：包括节能灯、T5支架、T5灯管等；1.5辅助类：包扌舌试衣间挂钩、特价花车等；1.6售后类：包括解码器、剃毛机、试衣间拖鞋等；1.7企划类：包括鼓风机、喊话器、打气筒等1.8办公耗材：包括饮水机、电话机、传真机等；1.9装饰摆件：包括屮国结、装饰柜、花篮等；1.10生活用具：包括电饭煲、电压力锅、煤气灶、床上用品等;1.11维修工具：包括试电笔、螺丝刀、老虎钳等；1.12维修配件：锁、水龙头、电表箱等；1.13福利用品：包括急救箱、员工工作服等；1.14道具类：包括五珠、正挂、衣架等。2、职责权限：2.1人事行政部负责对供应

9、商定点、定