谈信息化时代人事档案管理的新要求

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1、总第606期管理观察2016年3月第7期ManagementObserver上旬出版谈信息化时代人事档案管理的新要求孙希英(新疆生产建设兵团第二师十八团渠管理处,新疆巴音郭楞841000）摘要：现代企事业单位为了做到知人善任、选贤举能，尽可能全面、准确地了解员工，通常会将员工实际考察现状与其档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其是在新《劳动合同法》实施以后，单位用人更加谨慎，严把人才进口关成为单位降低劳动成本、减少劳动风险的首选防范措施。而这就更需要企事业单位管理人事档案的部门进一步完善档案管理工作

2、，最大限度保障人事档案的详细、真实、全面及动态性，能够系统地记录每一位员工的个人信息，以便于为企事业单位提供重要参考依据。本文将以现代信息时代为背景，就信息时代对人事档案管理的要求展开探讨，并结合实践，提出了推动人事档案信息化建设的相关建议，以供参考。关键词：人事档案信息化用人机制档案管理客观而论，当下社会正处于知识经济时代与信息时所以人事档案也是需要不断更新的，如果不及时更新档代并行的高速发展阶段，人才的作用不断突显，相关档案，就会造成信息的延迟，影响到人力资源部门的决断。案管理部门作为人事档案管理的重要基地，其作用和地为此，档案管

3、理部门应该及时根据时代的变化、员工状位也正逐渐得到人们的关注和重视。因此，应当充分把况的变化、现实情况的变化，将最新的员工资料及时补充、握信息时代的各项网络技术以及科技环境，妥善加以引记录在案，强化人事档案信息的实效性，加强动态记录用和建设，通过构建符合人事档案管理需求的共享网络与动态管理，同时要定期对原有的人事档案进行审核鉴与发展平台，进而实现发展与创新。定，剔除无保存价值的内容，及时更新人事档案的信息，从而做出合理的、有预见性的决断。一、信息时代人事档案的管理要求二、信息时代人事档案的安全要求信息化时代人事档案管理工作，不仅将用人

4、机制最基本的真实性、公信力设为基础职能，还将基于当前社概括地说，信息时代对人事档案的安全要求主要有会信息科技发展的大背景，全面推行人事档案管理的网下述两点：第一，档案信息之所以会面临危险，有来自络化和信息化建设设置为根本目标。而究其原因，一是客观环境及人为的各种介质因素。当网络和计算机技术便于当地政府部门在进行相关的财政预算时，能够有针成为人事档案生成的重要载体时，以计算机为代表的硬对性地增加档案管理信息化建设的相关投入，从而鼓励件设施，其安全与否、其抗灾害能力如何就成为关系到相关研发部门更为积极地开发有利于全国联网查询、调档案安全的

5、重要因素。如，人事档案存储的外在介质在档、保证信息安全的计算机信息应用系统；二是在相关遭遇不可抗力灾害（地震、火灾或其它类型的自然灾害）管理体系当中，全面推行信息化和科学化管理和业务办时，其固有的信息数据便很有可能随着外在介质的被破理流程，为现代化科技融入人事档案管理工作当中提供坏，而遭受严重损害；又如，人事档案管理人员出现擅广泛的社会基础。当然，这一切手段的实施，还应当借离职守，或工作失误对计算机操作和档案管理系统造成助稳定的法律制度体系支撑，从而为各项档案管理政策数据损坏、导致其无法还原和备份时，同样容易造成人的实施提供必要的法律

6、依据。事档案运作系统的全盘崩溃。由此可见，人事档案生成此外，还应遵循动态性原则。由于员工是不断成长的，和管理过程中所涉及到的各类介质以及工作人员的良性·70·中国公共管理操作，是维护档案安全的重要因素和环节。第二，信息必要的网络监控维护以及备份，确保资料的安全性和完化之所以会给人们生活带来便捷、给档案管理工作人员整性；此外，还要定期进行网络系统的升级和排查，将带来快速和高效，离不开基于网络和数字信息所产生的电子信息的安全化使用纳入有关的法律体系当中，以免传输性。当今社会大量的档案信息通过云端存储、通过不法人员窃取相关信息而给档案所有人

7、造成难以弥补的计算机在四通八达的网络当中进行点对点、甚至点对面损失和危害。的传播，而这其中绝大部分信息都是具有一定隐秘性、（三）构建立体化的人才服务体系不可对外泄露和公开的内容，如果这些数据在云端被攻信息化时代展开的有关人事档案管理工作人员培训，克，或个人信息传输记录被网络漏洞所窃取，那么人事应当围绕下述三方面展开：一是从根本上提升人事档案档案信息安全性将遭受全面丧失。管理工作人员的信息化意识，在保障最基本的人事派遣、档案寄存等方面的业务能力之余，要强化其对数据库管三、推动人事档案信息化进程工作构想理和操作、计算机应用及电子信息录入、

8、检索等方面的培训；其次，要将信息操作和网络技术应用学习能力作（一）科学设计档案信息管理系统为竞争上岗的重要考评依据之一，以此促进工作人员不传统人事档案管理模式中的员工个人信息一般为书断提升专业能力和综合素质；第三，要以创