电力物资采购合同无纸化的设想

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1、上海电力2013年第5期电力物资采购合同无纸化的设想徐天任，林静怡，任婵娟(国网上海市电力公司物资公司，上海200235)摘要：随着电子商务的不断发展，电子合同、电子签名技术已日趋成熟，并在海内外获得越来越广泛的应用。通过引人电力物资采购合同无纸化的模式，即通过电子合同的签订、电子签名／签章技术的应用来减少书面合同文本的签订，并通过电子信息档案的建立，实现对电力物资采购合同签订工作的有效管理，从而简化合同签约流程、提高效益(时间、费用)确保物资采购流程整体的准确性和有效性。关键词：电子合同；电子签名；电子信息档案；物资集约化中图分类号：F426．61文献标识码：B10张纸，一式三份就需

2、要3O张纸，每年所消耗的1电力物资采购合同的现状及存在的问题纸张已接近100万张。而部分合同(如国网招标采购合同)为一式五份，实际纸张消耗量已上百目前国家电网公司在物资采购过程中主要万。纸张的消耗实际也对设备造成了较严重的损采用签订书面合同的方式。即每在ERP系统中创耗，在合同签订相关的业务部门，设备的使用寿建一个电力物资采购订单，就在国网电子商务平命尚不足其他业务部门的一半。台／合同管理平台生成一份物资采购合同，物资成本提升的另一方面体现在业务部门的T采购合同的合同编号是唯一的并与ERP系统中作量剧增。以上海公司为例，2012年，合同签订相的采购订单号一一对应。合同是物资采购订单的关

3、的各业务部门高强度的加班加点几乎贯穿全书面文本形式，同时也作为电力物资采购的最终年。数万份的合同文本仅签订就会耗费大量时具有法律效力的文本以及收发货和支付结算的间，并需要几乎同样的时间进行合同文本的审阅依据。和流转工作。尽管各相关业务部门都通过加班加随着物资采购范围的逐年扩大，电子采购订点的方式努力完成手中的业务，然而面对合同数单和书面合同的数量也不断增加。据不完全统量的剧增仍颇感不足。计，2012年上海市电力公司共签订电力物资采1．2传统的人工创建维护合同方式受到冲击购合同29521份，同比增长245．4％，且合同文本随着合同数量的剧增，传统的人T创建维护的数量呈历年递增趋势。合同数

4、量的逐年增长造合同文本的方式受到较严重的冲击，主要体现在成合同签订成本的不断提升，使相关业务部门工合同签订及时率及准确性方面。作压力陡增，也对物资采购管理带来了挑战。目一直以来，国网公司在订单创建、合同文本前上海市电力公司物资采购合同中遇到的问题维护、合同打印及复印、合同签约、合同流转的T如下：作流程中主要通过人工操作的方式来完成。随着1．1合同签订成本的提升物资采购范围的逐年扩大，人工操作方式的各种合同签订成本的提升主要体现在两个方面：问题逐渐显露，以合同签订及时率为例，在应急即纸张消耗和设备维护及人力资源成本的上升。抢修物资采购的过程中，由于合同签订过程中需大量的合同签订加剧了纸张

5、消耗和设备磨经过流转盖章等流程，耗时较长，较难满足短期损，以常规的物资采购合同为例，一份合同需要物资交货需要，易造成应急抢修物资采购及合同-304-2013年第5期上海电力履约的滞后。电子合同的法律依据：由于人工操作中不可避免的存在误差，无法新合同法第十一条规定合同的书面形式是有效地保障合同文本的准确性。同时因为缺乏相指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传应的表单查询机制，从而无法有效地查询合同的真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表签订、执行情况，而现有的人工审阅机制也无法现所载内容的形式。通过国家立法的方式明确了完全根除这一问题，由于合同文本所具备的法律数据电文作为合同书

6、面形式的法律效力。效益，一旦出现纰漏可能为公司带来一定的法律电子签名法第二章第四条规定：能够有形地风险。表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电1．3给合同的归档管理带来挑战文，视为符合法律、法规要求的书面形式。第五条常规的合同档案管理机制已很难适应现阶对视为满足法律、法规规定的原件形式要求的数段合同档案管理的需要。上万份合同文本在业务据电文进行了界定。部门堆积如山，常规的储存手段已“库”满为患。电子合同在电力物资采购中应用主要是基而常规的归档机制，即按照工程项目进行分类归于以下两点基础：档的机制已无法适应每年动辄上万个工程项目1)电子合同本身的特点，电子合同不需要通的实施，从而造成合

7、同的归档管理存在较严重的过面对面的谈判或通过信件、电报、电话、电传和滞后性。传真等方式提出要约和接受要约，并最终缔结合为响应中央关于节能减排综合治理的要求，同。仅需要双方通过电子数据的传递即可完成，贯彻落实深化国网公司物资集约化管理，力求可且其成立、变更和解除及其生效的方式、时间和持续发展。精简电力物资采购合同签约流程，加地点无需采用传统的书面形式。而仅需数据电文强档案文件的统一管理。希望通过引入电力物资等形式即可实现。采购合同无纸化的模式，即