【精品】商务酒店总办行政管理制度

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1、XX酒店总办行政管理制度2009年7月15日编制商务酒店总办行政管理制度办公室电话接听程序1.礼貌、微笑地接听每个电话。2.电话铃响三声内接听。4.步骤与要求1.屯话铃响三声Z内必须拿起听筒接听电话。2.问好、自报家门……“你好，总办”。3.礼貌、微笑地与致电人进行沟通。4.若致电人找的人不在时，要询问对方是否需要留言。5.若需要留言，记下对方的留言内容，分情况缓急及吋转告被留言人。6.电话结束吋，使用礼貌语言“谢谢，再见！”等对方挂断电话后，放下电话。经理级例会制度1、目的解决各部门间需协调的问题，指止各部门在工作中存在的不足，提出

2、对各部门工作的要求，以保证酒店正常、良好的运作状态。2、适用范围适用于总办召集的部门经理级以上管理人员的会议3、职责3.1总经理：召集、主持经理级例会，协调各部门的关系，对各部门工作进行布署。指正各部门在工作中存在的不足，对各部门工作提出要求，解决各部门提出的问题；3.2总办:记录会议纪要。3.3各部门：反馈上次会议屮布置的工作的完成情况，提出本部需解决的问题，接受总经理、副总经理的工作安排，协助其它部门解决相关问题。4、运作规程4.1种类部门经理级以上管理人员的工作会议：主要为了解决各部门存在的问题。4.2召集总经理决定会议时间，总

3、办通知各部门参加。4.3协调各部门将存在的问题、需其他部门协助解决的问题等在会议上提出，由总经理协调各部门的工作，解决存在的问题。4.4跟踪总办对各部门的工作完成情况进行跟踪，督促各部门在规定的时间内完成运总经理指定的工作。4.5反馈各部门在第二次会议前对上次会议布置的工作的完成情况进行汇报，若没完成,说明理由，并定出完成的时间。5、相关文件《经理例会纪要》6^质量记录文件存档程序1.目的本程序保证所发文件的完整、存放有序、查找方便、快捷。2.适用范围部门所有收、发文件的存档。3.质量要求1、及吋存档应存档的文件。2、按照文件的分类，

4、存档各类文件。3、保证所有收、发文件的齐全、平整、干净。4、步骤与耍求(1)、收集部门己任阅完毕的所有收，发文件。(1)、稍将文件竖向对折，在纸面上留下少印。（3）、用打孔机将文件打孔。将文件收、发的部门分类存放到文件夹中。文件管理制度1、公文办理一般包括公级、分办、批办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序；2、凡酒店的收文、总经理的收文，由总办签收登记；属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自拆封；3、公文登记后，根据总经理的批示，由总办转交各位领导传阅，如需转交有关部门阅办,应由保密员送交，并经登记、签收后方可送交；4

5、、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到总办办公室阅读，因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还，秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室；5、各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压；6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己公文定稿，正本和有关材料整理立卷，当年文件应于第二年第二季度移交完毕；7、各级干部调动时，应将文件（含保密记录本）清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送总办登记保管；&没有保存价值的文件，经过鉴别和主管领导批准，由总办定期销毁。销毁秘密文件，要进

6、行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销，秘密级以上文件不准作废品出售，一律集中送纸厂化桨处理。酒店档案管理制度1、各部门办理完毕的文件（含会议文件），要及时上交总办，文件回收后按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理立卷归档；2、归档方法可以按字母顺序排列、按题目分类、或按地区、吋间等形式分类，但是，为了查找方便，无论采取哪一种分类形式，都必须在档案夹里清楚地标明并按顺序排列好。3、每天要及时将文件归档，以免散失、积压；4、每年要清理一次档案，清除不必要保存之材料；5、准备地做好文件索引，以便于查找；6、归档前要先把资料进行分类

7、，把材料按类别分组装入待办卷宗，使所有材料都能随手而得，避免盲目查找；7、立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份；&案卷厚度一般在1.5公分至2公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查,对破损或退色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹难以辨认的材料，应附上抄件；卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹要端正；9、根据卷内文件之联系，进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定

8、保管期限、装订案卷、排列案卷、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、全宗目录、卷内目录组合而成；10、案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，每个箱FI要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号；11、每年对档案材料的