大学管理论文：高校二级合并学院档案管理初探

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1、大学管理论文：高校二级合并学院档案管理初探摘要：本文针对二级合并学院档案管理的现状及存在的问题，提岀了提高二级合并学院档案管理水平的具体措施。关键词：合并二级学院档案管理随着高等教育体制改革的不断深化，办学规模不断扩大，二级学院应时而生。二级学院一部分是在原有系的基础上建立起来的，另一部分由以前的系部合并新组建而成，这就对二级学院的档案管理工作提出了新的挑战。本文根据我校二级合并学院档案管理的现状及存在的问题，着重提出了一些具体的措施方法，以提高我校二级学院档案管理水平。1二级合并学院档案管理工作的现状

2、及存在的问题(1)对档案管理重视程度不够，档案意识薄弱，档案资料丢失严重。合并二级学院由于合院前夕人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在院系调整、办公室搬迁过程中,将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。(2)二级学院的档案管理过分依赖学校档

3、案馆。一方面，目前高校档案工作还处于高度集中的管理体制，高校对二级学院档案工作过于集中管理。另一方面，二级学院自身管理制度不健全，档案员对于档案的管理在头脑中没有…个明确的概念。再由于档案员行政上受学院管理，业务上受高校档案馆的监督指导，相关的档案管理人员积极性不高。二级学院领导和工作人员对二级学院档案建设重要意义认识严重不足，认为档案管理和建设是学校的事，过分依赖学校的档案馆。合并二级学院工作更是千头万绪，领导和管理人员还根本没有吋间考虑档案管理的事情。（3）缺乏完善的规章制度。二级学院档案建设起步较

4、晚，合并二级学院的档案更是空白，所以往往容易忽视工作的程序化、规范化，习惯于个案处理，按经验办事，没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则。（4）二级学院档案管理人员素质不高。由于二级学院人员编制紧张，就产生了用人上的随意性，进而影响了其管理水平和效率的提高。二级学院的档案管理人员大多为兼职档案员，而兼职档案员往往身兼数职，难以全心投入档案管理工作。有的部门兼职档案员形同虚设，没能真正履行其职责。合并二级学院更是由于院系的重新组合，人员工作安排的变动，兼职档案人员业务不熟的情况居多。（5）缺乏专门的档

5、案库房。由于办公用房紧张，合并二级学院儿乎都没有专门的档案库房，档案分散在各教研室或办公室人员手上，很难集中管理；即使有库房的，由于二级学院合并在一起，还没有完全地融合，档案也是凌乱地堆积，没能有效地集中有条理地管理。2提高二级合并学院档案管理水平的具体措施（1）强化档案意识，规范档案管理。前已述及，档案文件材料未能及吋清理归档的重要原因是部分领导及档案管理人员思想重视不足，因此，合并二级学院应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。合并二级学院应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强领导和广大教职员工的档

6、案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使合并前散存于个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对合并前各系、部档案管理方式、方法不尽相同的问题及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。（2）采用科学的管理模式，提高档案管理水平。打破目前高度集中的管理体制，可以根据合并二级学院的条件，采用集中式管理模式

7、或分散式管理模式。集中式管理模式是以专门的档案库房为主体的集中管理与提供服务的模式。分散式管理模式是档案材料由各教研室保管，目录上传给二级学院的兼职档案员,由二级学院兼职档案员负责维护、管理。（3）充分发挥二级学院档案管理特色。在档案管理方面，二级学院要努力突出自身的特色，才能更具价值。首先，大量反映二级学院发展的具体材料都是由二级学院进行管理。这些材料对学校档案部门没有归档的价值，但它体现了二级学院各方面、各层次的工作，反映了二级学院发展、壮大的历程，对二级学院来说非常的珍贵。其次，各二级学院的专业、

8、学科都各不相同，各有各的特色，这就决定了二级学院在档案管理上也存在着差异性。合并二级学院，可以根据自己的实际情况突出合并院系的特色。（4）提高管理人员素质，搞好合并二级学院档案工作。建立一支结构合理、素质精良的专兼职档案管理队伍的前提是领导要重视合并二级学院档案工作的人事安排，有条件的可以安排专职的档案工作人员，应针对档案员不稳定的特点，采用“短、勤、快”定期培训和平时业务指导相结合的方法，提高其业务索质。请档案专业的专家、教授讲授档案基础