秘书学-第八讲-事物文书和礼仪文书

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1、第八讲事物文书和礼仪文书第一节事物性文书定义向有关单位或人员传达并要求需要周知的事项或需要执行的事项时使用，简称“通知”。特点：使用范围广不需要发文字号、存档号、也无须加盖发文机关的公章分类专题性会议通知／一般性通知一、事务性通知通知各分公司各厂：为贯彻市政府安全工作会议精神，研究落实我公司安全生产事宜（目的），总公司决定召开××××年度安全生产工作会议（会议名称），现将有关事项通知如下：1参加会议人员：各车队队长，修理厂厂长。2会议时间：5月3日，会期1天。3报到时间：5月2日至5月3日上午8时前。4报到地点：第二招

2、待所301号房间，联系人：赵爱国（联系电话：5633785／1357468248）。5各单位报送的经验材料，请打印30份，于4月20日前报公司技安科。特此通知××总公司××××年4月15日不另行文，书写于单位内部告示栏的内部事务通知：通知原定今日下午进行的校际足球对抗赛因雨改期，具体比赛日期经两校协商后，另行通知。另，午后的体育活动改为文艺活动，由各班按预案组织实施。学生处×月×日试一试近期北京化工大学校拟召开一次全校院系负责人大会，商讨２０１１年度招生计划。请以北京化工大学校长办公室的名义下发一份通知（会议名称、时

3、间、地点自拟；各系需带招生简章草稿）二、会议记录会议的原始记录，是反应会议组织状况和会议内容的事物文书。会议记录经主持人审阅、记录员签字后，可作为查证事实的凭据。会议记录的作用：依据作用：会议文件、会议精神素材作用：会议简报、会议纪要备忘作用：历史进程、发展状况会议记录的特点真实性：执笔者只有记录权没有改造权原始形态性：未经整理、未经综合完整性：时间、地点、出席人员、主持人、议程、发言、讨论和争议、决议和决定ＸＸ会议记录用纸会议名称会议时间：年月日午时分地点：出席人员：列席人员：缺席人员：中途出（退）席者：主持人签字：记录人签字：审阅签字：

4、主要议题：发言内容ＸＸ公司党委第Ｘ次政工会议记录时间：ＸＸ年ＸＸ月ＸＸ日上午8时至10时30分地点：三楼会议室出席人：张ＸＸ（党委书记）、赵ＸＸ（宣传部长）、李ＸＸ（组织部长）、黄ＸＸ（团委书记）、吴ＸＸ（党委办公室秘书）、各分公司党支部书记。缺席人：钱ＸＸ、孙ＸＸ（外出开会）主持人：张ＸＸ（党委书记）记录人：吴ＸＸ（党委办公室秘书）（一）报告：赵ＸＸ传达市委宣传部长高ＸＸ关于《宣传工作和思想政治工作要“转轨”、“变型”》的讲话。（略）（二）讨论：我公司如何按照讲话精神，抓好宣传工作和思想政治工作，保证全公司各项任务的完成。张ＸＸ：……（略

5、）李ＸＸ：……（略）黄ＸＸ：……（略）…………（三）决议：１、……（略）２、……（略）３、……（略）以上决议事项，大家一致通过。主持人：签名记录人：签名记录要求：内容要准确记录事项要全面记录速度要快记录线索要清楚试一试请写出一份完整的表格式会议记录格式。定义机关、团体或企事业单位在召开较隆重的会议时，由主持人或主要领导人向与会人员的致词。特点简明性和口语化分类侧重性开幕词和一般性开幕词结构标题、时间、署名、呼语、正文三、开幕词［例文］ＸＸ洽谈会开幕致词（标题）（2006年2月10日）时间张洪涛（署名）女士们、先生们（称呼）：值此ＸＸ省国际经

6、济合作和出口商品洽谈会（会议名称）开幕之际，我代表省人民政府、ＸＸ市人民政府、ＸＸ省对外贸易总公司，向远道而来的五大洲各国来宾、港澳同胞、海外侨胞表示热烈的欢迎和良好的问候（表示欢迎）！ Ｘ年Ｘ月，在庆祝ＸＸ对外贸易中心落成典礼时，我们曾在这里举办过一次洽谈会。今年这次洽谈会，规模和内容比上一次洽谈会更加广泛和丰富。这次洽谈会，将进一步扩大我省同世界各国及港澳地区的经济技术合作和贸易往来，增进相互了解和友谊（意义）。　 ＸＸ省是我国沿海经济比较发达的省份之一，幅员辽阔，物产丰富，人力资源充足，工农业生产和港口、交通均有一定的基础，对外经

7、贸事业的发展有着广阔的前景。目前，我省已同世界上140多个国家和地区建立了贸易往来和经济技术合作关系，这种合作关系正在日益巩固和发展。本次洽谈会，我们将提出200多种对外经济合作项目，包括轻工、纺织、机械、电子、化工、冶金、建材、水产及食品加工等，供各位来宾选择。所展出的商品不少是我省的名牌产品和新发展的出口产品。欢迎各位来宾洽谈，凭样订货（中心任务）。　 今天在座的各位来宾中，有许多是我们的老朋友，我们之间有着良好的合作关系。对于你们的真诚合作精神，我们表示由衷的赞赏和感谢。同时，我们也热情欢迎来自各国各地区的新朋友，为有幸结识这些新朋

8、友感到十分高兴。我们欢迎老朋友和新朋友到ＸＸ地观光游览，发展相互间的友好合作关系（提出希望）。最后，预祝ＸＸ省国际技术合作和出口商品洽谈会圆满成功（结语）。试一试我校第二届社会保