关于建设工程档案管理的探析

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1、关于建设工程档案管理的探析摘要：工程档案不是工程施工后才开始的，而是在工程开始立项审批时就已开始进行档案记录。所以在一项工程开工前就已有大量的资料形成，这部分与工程建设是不可分的，所以这部分文件材料作为工程档案的一部分而进行归档管理。目前我国房屋建设进入快速发展时期各地房地产开发企业在加快房地产工程建设的同时，常常出现工程建设档案管理脱节现象，本文针对这一现象提出了改进和提高的办法和措施。本文针对房建工程项目工程建设档案管理脱节等常见问题提出解决或改进的办法和措施，以供参考。关键词：房屋工程；档案管理中图分类号:G27

2、1目前档案管理的难点，制约着建设工程乃至整个建筑企业的发展，因此，建筑企业要通过提高档案管理意识、实行现代化管理水平、提高档案管理人员综合索质，以及完善档案管理工作制度等措施，方可实现档案资源的科学化管理，促进档案管理工作的可持续发展，进而为建设工程提供良好的档案管理环境。一、房建工程建设档案管理的特点一般房建工程项目投资大、周期长、环节多、内外部协作复杂，所形成的档案有如下特点：（一）数量大、种类多房建工程是一个庞大的系统工程，它由多个子项或专项工程项目组成。从项目立项、招投标、核准到开工、投资建设，再到项冃竣工验收

3、，长达5〜10年不等。长时间所产生的文件包扌舌勘测设计、招投标管理、配套供电交通、土木工程，设备安装，管道线路铺设、装饰装修等资料，并经文字、图纸、图表、声像、照片、实物标本等形式记载，形成数量巨大、种类繁多的工程建设档案。（二）价值高房建工程档案收集來源于工程各子项的参建各方，在工程建设过程中，涉及质量评定、材料进场核定、事故理赔审定、天气情况、各阶段验收和竣工验收，以及日常管理中不可替代的重要依据，也是在工程建成后进行运行、维护管理中不可缺少的参考资料。（三）综合性强房建工程建设涉及面广，它牵涉到市政绿化、土木工程

4、、电力、交通、通讯、消防等各个方面，从而形成的房建工程档案专业性、综合性强。二、房建工程档案管理的常见问题从上世纪90年代中期开始，在我国住房建行业中，陆续推行项目经理制、招标投标管理制、合同管理制及工程监理制，房建工程档案管理也取得了重大进步，但房建工程档案管理目前还存在以下问题：（-）管理规章制度不健全且执行不到位房建工程档案管理点多、面广、量大牵涉单位多，且各单位相对独立。由于工程建设档案管理规章制度不健全其实施细则未及时跟上缺乏完善的约束机制加上档案管理不重视，造成执行不到位，出现档案管理工作相互推诿、搪塞或者

5、是不愿配合、不予支持等不良现象。（-）重工程建设，轻档案管理为使工程项目尽快发挥效益，业主和参建单位在工程建设过程屮往往只注重工程的形象工程建设进度而忽视建工档案资料的作用，档案管理意识淡薄从而未把工程档案管理纳入R常丁程建设管理中，尤其是在施T阶段面临工期短、施工任务繁重等情况下，只重视建设项目的进度、质量和资金的控制，而忽视了工程档案资料的收集、整理等工作，使工程档案管理与工程建设未能按时完成。（三）档案归档不及时且质量不高房建工程建设长达数年，而档案文件的收集整理工作又具有持续性，受工程建设参建单位多，工期长、人

6、员变动大等因素影响，各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管，档案资料不能及时移交和定期整理归档。若到工程项目完工需办理竣工验收手续时，再来组织大量的人力、物力，突击补充档案资料，导致工程竣工档案资料的真实性、完整性、准确性难以控制。（四）档案管理从业人员配备不足且素质不高因对工程建设档案管理不重视，发包单位或施工单位配备的档案从业人员配额少且多为兼职人员，人员稳定性不强，而且对建工档案征集与收集、整理、保管与维护等耍求掌握不全，使得工程档案管理质量较差，无法达到国家规定的建丁档案验收标准。（五）档案现代化管理

7、水平不高口信息资源未共享在实际工作中，各建设单位不同程度地存在着重视纸质文件的归档,忽略电子文件的收集归档，纸质档案与电子文件档案未同步管理，工程档案信息未实现共享。三、应对房建工程建设档案管理问题的措施（-）加大宣传力度，增强档案意识为加强对房建工程建设档案的有序管理，在工程项目开始时，就应对來自各参建单位及人员进行档案培训，从而增强工程各人员的档案意识，争取各方面的支持与配合，提高他们做好房建工程档案管理的自觉性和责任感，争取他们的重视和支持，摆脱档案管理的处于被动的局面。（二）完善制度，规范档案管理一要根据国家及

8、建设部门的相关法律、法规，结合房建T程的实际情况完善制度，建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核，以及文件材料的形成、收集、归档范I韦I、分类、整理、移交等流程，都应明确规定，冇章可循；二要制定房建工程档案管理工作约束机制，将其纳入有关部门的职责范围，明确责任指标，严格考核；三要提高执行力，