传真管理制度

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1、菁山能源SINQUEST一、制度目的规范传真文件的接收、发送和传真设备的使用管理，确保传真文件和传真设备正常、高效运行。二、专人职责传真机主要服务于公司往来公务函件的传送和接收，并为公司相关人员提供必要的服务。操作人员应做到热情服务，主动服务，保质保量。三、传真管理（1）传真机由专人管理，其他人员不得随意拆卸和移动。（2）传真机管理人员要有高度的责任心，熟悉机器性能及操作技术，及时、准确地完成任务。（3）保持传真设备清洁卫生，加强传真设备的日常保养，按设备的使用说明定期维护，并对每次维修和保养做详细记录。（4）传真机…旦出现故障应及时与厂家或修理公司联系，争取在最短时间内修复，保持传真机运转正

2、常。（5）不得使用传真机接打电话，保证传真线路畅通。（6）加强成本核算，注意了解设备配件和传真机耗材的市场价格，对每次购进的耗材和设备进行详细记录。菁山能源SINQUEST（7）每年对传真机服务的收支情况进行统计结算，并向主管领导汇报、交由财务部门备案。四、传真接收（1）对接收到的传真函件，按“紧急”、“重要”、“普通”、和“垃圾”程度进行甄别分类。（2）对接收到的重要传真或私人函件，应及吋登记并通知收件人，避免延误丁作。必耍时请领取者在登记薄上签字认可。（3）对接收到的“内部明电”或标有“急”、“紧急”等字样的传真,应直接送交相关部门或接收者本人，并请领取者在登记薄上签字认可。（4）及吋处理

3、传真垃圾产生的废纸，保持传真工作台面整洁。（5）传真机管理人员对上-个规定工作时段以外或工休日接收到的传真件要及时做好分类、分发或销毁工作。（6）节假日收到的传真，-律由值班人员负责接收，紧急函件及时向值班领导汇报，并负责做好处理结果记录，和普通函件一起于节假日后第…个工作日早晨移交给传真管理员。5、传真发送：（1）凡注有“不准翻印”及秘密标识的函件，•般不得传真发送，确需传真发送时，须经主管领导批准后做好登记备案，并在发送前通知接收人同步接收。菁山能源SINQUEST（2）会议通知等具有时限要求类的传真，发送后要跟接收单位或接收人进行核实确认，并做好登记，避免遗漏。（3）发送重要传真函件，管

4、理人员负责做好发送记录。（4）节假日的传真发送，-律由值班人员负责并做好发送记录，于节假日后第-•个匚作日早晨移交给传真管理员。