档案管理工作信息化的探讨

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1、总第581期管理观察2015年6月第18期ManagementObserver下旬出版档案管理工作信息化的探讨庄虔前（临江市文化广电新闻出版局，吉林临江134600）摘要：随着科学技术的不断发展，信息技术已经深入应用到各行各业。对档案实施信息化管理是适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。信息化管理将使现行文件及档案得到规范的、系统的、详细的记录和管理。论文分析了传统管理方式存在的不足和信息技术的特点，进而详细介绍了信息技术在档案管理中的多种应用方式。关键词：档案信息化管理随着科学技术的不断进步，信息技术正逐步渗透到信息所采用的各种技术的总称，是

2、应用计算机科学和通信技各行各业。档案工作实施信息化管理是适应社会信息化术来设计、开发、安装和实施信息系统及应用软件。IT系统发展的必然要求，也是全面提升档案工作为社会服务能由信息终端和数据中心两部分构成，前台信息终端提供了简力的必然选择。档案管理信息化，可以实现档案的动态便、易用的人机界面，后台数据中心则负责对前台信息终端查询、高度集成、资源共享和快速处理。所以加强信息提交的信息进行相应的处理，并将处理结果返回至前台信息技术在档案管理中的应用，具有重要意义。终端显示出来。IT系统核心是数据中心，只有数据中心运转正常，信息终端才能为应用者提供各种服务。一、传统档案管理工作存在的不足

3、近些年来，信息技术突飞猛进，主要表现在微电子技术和器件工艺、半导体超大规模集成电路的集成数量（一）工作效率低下日新月异；存储介质的存储容量和质量大幅提高，光存传统的档案管理是采取纯人工方式管理文件档案，储技术发展迅速；系统软件和应用软件的研制，服务用先进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案盒户的多媒体技术和完美的用户界面，以及计算机网络技的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档术提出的新概念、解决的新手段等方面。三、档案管理信息化的特点案一起封装入档案盒内。档案编目流程多，整理时间长，影响了档案管理效率。档案管理信息化就是在档案管理工作中利用现代信息技（二）安全性差

4、术对档案信息资料进行不同层面的加工、收集和筛选，为人多数基层企事业单位档案硬件设施建设简陋，基础们的使用提供方便的过程。其特点主要表现在以下两个方面：（一）管理快捷条件差，安全措施没落实，达不到整齐、规范、统一的档案管理要求。各类人员可以随意进入档案室查找和借电子档案形成后，管理人员可随时对数据信息进行阅档案，没有及时履行手续，时间一长档案资料就不知整理、更改。通过编制档案管理软件，可以通过模糊查询、去向。这些都对档案的安全造成严重威胁。组合查询、分类查询等手段在档案库中检索出需要的档（三）存贮要求高案信息，并对档案调阅、归还等情况进行登记与统计。传统档案中多数是纸质档案，纸张易

5、受温度、湿度、强光、相对于传统的人工管理，避免了翻阅大量的纸质档案，酸和氧化剂等环境影响，其中的植物纤维会产生氧化和水解缩短了查阅时间，显著提高了工作效率。（二）利用效率提高反应，影响到纸张的强度和耐久性，纸张还会受到霉菌和害虫的侵害，因此档案库应做好防光防热防潮防虫害的措施。电子文档都具有各自的属性，根据属性信息可设置（四）过期档案清理不及时数据库内不同的档案的开放权限，需要使用档案的用户档案保管有效期限有长期、定期两种，传统档案管只需借助计算机网络就能进行相关的查询。档案资料的理中，由于盘点工作困难，工作人员对档案的储存时间纸质文本借阅转变为网上浏览模式，不受时间和距离的信息

6、掌握不准确，致使失效档案不能被及时发现和处理，限制，实现了资源共享，极大地提高了档案资源的利用率，给管理工作带来额外负担。减少了人力、物力和时间的浪费。二、信息化概述四、现代技术在档案管理信息化过程中的应用信息化是现代信息技术应用的过程。现代信息技术（一）档案信息化基本环节（InformationTechnology，简称IT），是主要用于管理和处理采集整理。信息的采集整理是档案信息化的基础。·189·综合管理信息技术对档案的管理离不开档案资料的收集与整理。（四）条码技术应用归纳分类。对采集来的信息资料进行归纳分类是档条形码技术是实现计算机管理和电子数据交换不可案信息化的关键。只

7、有做好这项工作，才能将收集到的少的前端采集技术，用激光数据采集器轻轻扫一下案卷资料分门别类录入到计算机管理系统中。的条码，数据就会自动被计算机识读和记录，再由计算查询应用。方便快捷的查询提取，让档案信息物尽机进行数据管理。它解决了档案管理中常遇到的保管期其用是档案管理实现信息化的最终目的。限之间、年代之间、档号顺序之间可能出现的摆放错误、[1]（二）多媒体技术应用缺档等各种问题，提高了档案室借阅和查库的质量和速[2]多媒体技术就是利用计算机综合处理图、文、声、度，减轻了劳动强度。