记录管理程序(品质)

《记录管理程序(品质)》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、程序文件文件名称：记录管理程序文件编号：PEP/B-QC-003编写：批准：部n：品质部版本/次：A/0审核：生效日期：2007-08-15明：O蓋上紅色受控印章方可視爲有效；修订日期修订内容修订者原版本会签部门□工程部□品质部□仓管部□制造部□客服部□采购课□设计部□业务部□行政部L1PMC分发份数共份责任单位权责部门权责部门相关部门文控中心权责部门权责部门/文控中心权责部门权责部门权责部门权责部门记录管理程序流程图作业项冃使用表单1.目的：规定公司记录管理的基本要求，确保记录便于贮存、收集、编目和检索且具有追溯性，为质量/环境管理

2、体系有效运行提供证实依据。2.适用范围：本程序适用于产品形成及质量/环境管理体系运行过程中与质量/环境有关的记录。包括顾客指定的记录。1.定义：记录是指阐明所取得结果或提供所完成活动的证据的文件。2.职责：4.1文控中心负责本程序文件的监督实施，并负责对记录的分类、编目及对有保存价值的记录的归档管理；编制公司《记录一览表》。4.2各部门按本程序要求做好相关记录，使各种记录正常运作，负责对本部门记录的标识、收集工作，根据《记录一览表》上的要求，将记录送文控中心保存或者木部门保存。4.3各部门负责统一对超过保存期限的记录或者无保存价值的书

3、面记录进行销毀。5.工作程序3.1记录的來源、形态5.1.1各部门依据生产需要和质量/环境管理体系的运行要求，做好各类记录。5.1.2记录可以是文字的（包括各类表、单），也可以是通过计算机软件和其它媒体存贮的信息。5.2记录编制、记录表格的管理5.2.1大多数记录可以采用表格形式表示。当记录的表格形式是一个部门专用时，可由使用部门自行编制记录表格。所有记录表格形式编制后须经管理者代表审定。5.2.2所有在使用的记录表格样式均须在文控中心备案一份，且文控中心每半年对其最新有效的版本进行确认。5.2.3表格编号方法请按《文件编号管理指引》

4、执行。5.2.4文控中心编制按部门划分的《记录一览表》，内容应包括确使用部门名称、表格编号、表格名称、适用范围、保存部门、保存期限及送交文控屮心保存□期。5.3记录领用：5.3.1使用量大的记录表格，须经（副）总经理审批后，由行政部统一安排印刷；使用量小的记录表格由各使用部门根据实际需要，按照样式自行复制和使用。5.4记录的填写、使用和流转要求：5.4.1记录的名称、编号及填写时间、地点、涉及人员等，应标识清楚，以确保有可追溯性。5.4.2严格按照相关程序文件或作业指导书的要求填写记录中的相关项。一般记录中需要签字的地方，作业人员应署

5、明填写日期，如果有详细时间的还应填写时与分。直接上级在承认栏签署姓名或加盖专用章后，该记录方为有效。5.4.3记录应清楚、填写工整、仔细、不得随意更改。若记录填写错误必须作更改时，应由更改人在所更改的位置旁边签名，并注明口期。5.4.4记录在流通中，应进行自检和互检，以防漏检。接收者有权拒收不完善的记录。5.4.5所有记录应填写真实，不得填写虚假或伪造记录。5.4.6所有记录不得用红笔及铅笔填写.5.4.7记录的名称、表格样式、编号未经管理者代表审定，不得随意更改。5.5记录的收集和归档管理5.5.1记录由该记录的归口（或使用）部门负

6、责标识、分类和收集，按《记录一览表》执行。需要由文控中心归档的记录，应按所要求的送交时间及时递交文控中心归档。5.5.2各部门依据《记录一览表》上的要求，将对质量/环境管理体系的记录进行日常管理工作，确保记录的贮存完好，便于检索，记录必须按保存期限进行保存，并加以标识，以便查阅。以便记录用于为追溯性、验证、预防和矫正措施提供证据。5.5.3查阅有关记录时，须经该记录管理部门负责人同意后，在该部门记录保存处查阅。如须借出该部门的记录，经该记录管理部门负责人同意后借阅，借阅完毕须返还调出处。5.5.4记录在流通过程中不得污损、失落，若发现

7、失落和污损，应及时上报，以便修复或补上。如记录丢失，责任人耍补办记录，并按生成该记录的相关阶段、场合的有关人员证实，签署后补入。5.5.5归档的记录必须妥善保管，应有适宜的设施和环境，以防止损坏、变质和丢失。取存方便，保存期限按《记录一览表》要求执行。5.6记录的处置5.6.1记录作为质量管理体系运行的证据，规定保存期时应充分考虑公司的管理耍求、顾客要求和追溯性要求等。检验试验记录、工序控制记录等必须保存期在2年以上。5.6.2记录应规定保存期限应与追溯要求相一-致。超过保存期限的记录，由保存部门安排相关人员销毁处理，所有规定的记录保

8、存期限是指最短的保存期限。5.6.3来自公司外部的有关记录，包括来自顾客和其它和关的记录，是本公司记录管理的组成部分，由相关归口部门负责收集、归档和管理。5.6.4计算机记录的管理使用讣算机储存的记录，应定期存贮到公司服