企业员工电子文档管理系统的分析与设计【文献综述】

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1、文献综述（20__届）企业员工电子文档管理系统的分析与设计7文档管理是个学科，有传统的纸质文档的管理，还有对电子化文档的管理，本文要研究关于企业员工电子文档的管理系统，分别从对企业文档管理系统的概述，电子文档管理的发展及国内外现状研究，对相关技术领域出发进行全面的分析，为系统的设计打造坚实的理论研究基石。文档管理系统是：能够控制文档的产生，管理文档的存储以及实现文档的访问，控制文档的分发，监控文档的流转过程的软件系统。它将纸质文档的管理和电子文档的管理结合起来，并且结合了企业应用环境中的商业智能，以及知识管理的概念，充分利用文档的价值，为各类用户提供服务（赵君萍，2010）[

2、1]。由此看来，企业文档管理系统颇有潜力。1企业文档管理系统的概述在当今信息爆炸的时代，企业需要一个可以集中管理、交换文档的系统平台。市场的需求就促使了文档管理系统需要研究与设计的进行。首先必须考虑的问题是如何做好电子文档的存储、共享、归档管理工作的安全，于家良（2009）[2]在他的研究中指出需要建立电子文档的全过程管理体系和管理制度。考虑到系统在开发过程中文档保密性和网络平台的开放性，确保企业内部资料的安全是至关重要的，杜广达（2007）[3]在他的期刊中提到文档管理系统可以给员工带来很多便捷，员工可以根据不同的操作界面简捷方便的管理各种多媒体文档信息，以提升多媒体文档协

3、作效率，降低多媒体文档管理成本又保证了信息的安全。随着企业规模的逐步增大，用户和文档数量的不断增多，因此对文档管理系统的易用性、稳定性、安全性的要求也随着提高。陈宏麟（2008）[4]在他的论文指出企业的文档管理系统是为了减少公文进程的滞后时间，提高企业员工的工作效率，提高文档利用的效率而开发的。因此，实现企业办公自动化的意义，使得企业文档管理系统实现了其价值。2企业文档管理系统的发展及国内外研究现状电子文档在信息时代扮演着越来越重要的角色，文档管理技术处于不断发展和变革之中，从最初的单用户到后来的多用户文档管理系统，各种各样的文档管理系统相继出现。文档管理系统经历了：从静态

4、的手工方式，发展到加入了工作流的动态方式，正向着融合了商业智能和知识管理的概念，并加入了计算机支持的协同工作的设计文档信息管理的方向在发展（李琳，2007）[5]7。文档管理的商业化软件系统中，国外的产品一般系统都比较庞大，价格高昂。国内的一般都是在LotusNotes群件产品的基础上二次开发的产品，系统的功能主要包括了办公自动化，电子邮件，工作流和公文管理。单领域专业化的产品中，也以国外的产品居多，而通用型的文档管理系统在国内相对比较少。从文档管理的技术上看，刘丽（2007）[6]在期刊中提到：分布式技术，数据库技术，工作流技术，版本控制和访问控制技术都应用在文档管理中。分

5、布式文档管理系统在国内还是处于初期，文档管理与系统管理方式紧密相关，李媛媛（2009）[7]在论文中写到管理方式的演变经历了三个阶段，集中式管理、分散式管理和分布式管理。计算机的普及、网络的延伸，同时企业的文档信息资源越来越表现出一种异构、分布、松散耦合的特征，文档管理系统在各方面也面临着新的挑战，现如今，集中式信息处理的时代已经过去，分布式处理技术随之日益成熟，在这种技术背景下，张伟娟（2009）[8]认为企业不仅要保证文档规范化的要求；更看重的一点是在企业内建立一个文档协作平台加上团队协作、团队精神，才能是企业稳步前进。从技术实现上来看，文档管理系统的体系结构主要有两种：

6、C/S和B/S。郑兆华（2008）[9]在他的期刊中指出：国内的文档管理系统常见的有三个架构，版本库借口层，服务器层，客户端层。这样架构的文档管理系统在日常教学的文档管理工作中普遍采用，可以有助于教帅教学日历提交、学生作业提交、课件共享等。国外，文档管理系统主要表现为：NuriaForcada（2007）[16]提到的：基于网站的文档管理系统(WPMS)，ShahAlam（2009）[17]在期刊中发表的：电子文档追踪系统(EDTS)。企业文档管理系统的设计必不可少的就是数据库的支持，李琳（2007）[5]在文中提到：数据库目前主要有两种形式，一种是文档型数据库，一种是关系型

7、数据库。80年代，关系数据库成为发展的主流，几乎所有新推出的DBMS产品都是关系型的。文档管理系统使用的开发工具很多。基于文档型数据库的文档管理系统的开发工具主要是Lotus的DocumentManager（2010）[18]，基于关系型数据库的文档管理系统常用的数据库有SQLServer,Oracle以及DB2等。国内外的文档管理系统的产品各色各样(图1)（闫志强，2006）[10]。体系结构发展趋势管理模式产品类型商业化产品分类一分类二分类三国外国内7C/B一：静态文档管理系统文件夹管理模式单领域系