秘书工作环境

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1、秘书的工作环境秘书工作的宏观环境秘书工作的中观环境秘书工作的微观环境办公模式的选择秘书工作的环境环境：是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。秘书工作环境：是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。秘书工作环境特点的有以下几点：1．复杂和多样性2．差异性3．变异性秘书工作的宏观环境宏观环境，又称为一般环境，或大社会环境，是指处于所有组织之外，并对组织发生影响的外部环境。它是一种必须监测和适应的不可控制的环境。秘书工作的宏观环境主要有：政治法律环境、经济环境、科技环境、文化环境等。（一）政治法律环境与秘书工作法律环境

2、包括党的政策、国家的法律及WTO规则等。（二）经济环境与秘书工作经济环境主要包括经济体制、经济实力。秘书工作的内容与性质常随着经济环境的改变而又互动的发展。（三）科技环境与秘书工作科技的进步为秘书工作提供了完成工作的工具、设备和方法，特别是办公自动化设备的使用，改变了秘书工作。（四）文化环境与秘书工作文化具有概括性、抽象性、模式性和功能性特点。概括性是指文化所指的内容十分概括，几乎无所不包；抽象性是指文化是一种抽象观念，并非指哪种具体的事物；模式性指一个社会或一个国家由于历史背景、民族性格、生活状况等条件的不同，其文化表现出来

3、的特色便存在差异；功能性是指文化对社会及人生有莫大的功能和作用，对人群生活及行为有很大的影响及支配力。秘书工作的中观环境中观环境是指的秘书所处组织的性质、制度与结构方面的环境。它对秘书工作有着重要的影响。（一）企业企业是从事生产、流通、服务等经济活动，通过为社会提供所需商品或服务来实现盈利，进行自主经营，实行独立经济核算，具有法人资格的经济组织。（二）企业的组织结构现代企业是以现代企业制度为基础的，是在国家《公司法》的规定下组建的，其组织模式就是《公司法》规定的几种形式，包括有限责任公司、国营独资公司、股份有限公司等。秘书工作

4、的微观环境微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。（一）办公室的种类及对秘书工作效率的影响环境包括：第一，办公室的空间环境，是指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置；第二，办公室的视觉环境，包括色彩、光线；第三，办公室的听觉环境，指办公室所处空间的有益或无益声音；第四，办公室的空气环境，指由生理空气因素（温度、湿度、空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；第五，办公室的健康与安全环境。（二）办公室环境的管理原则办公室环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计、组织和控制，使其达到最符合秘书

5、工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。在对办公室环境进行管理的过程中，要坚持以下的原则：1．方便；2．舒适整洁；3．和谐统一；4．安全。（三）办公室的空间设计所谓办公室的空间设计是指组织为节省成本，有效的利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。办公室空间设计的内容包括以下几个方面：1．各职能部门的场地设计2．工作中心的设计3．开放式办公场地的布局4．办公房间的空间设计（四）办公室的视觉环境管理办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。1．覆

6、盖物它包括墙壁、天花板、地面、门窗、支柱等上面的覆盖物。它们对秘书工作人员的心理状态有直接影响，因而也对他们的工作效率产生影响。2．照明是指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。光线系统的管理主要目的是：提供有效的、舒适的照明和安全的位置，有助于提高视觉舒适感，并建立一个从审美观点上看引人注目的工作区。为了达到这些目的，办公室既要有合适的光量，还有要有合适的光线质量。（五）办公室的听觉环境管理听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。有益的声音如伴奏音乐和愉快交谈的声音；噪音，比如办公机器的振动声为有害的声音。声音的强度

7、单位为分贝（db），一般说来超过70分贝即为噪音，超过130-140分贝使人耳痛，超过150分贝使内耳结构破坏，以致耳聋。（六）办公室的空气环境管理空气环境是指由生理空气因素（温度，湿度，流通与净化）造成的办公室的整个气氛。办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室，是指为了减少人们的精神消耗，增强舒适性而经过精心调节过空气的办公室。1．温度一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是15-20摄氏度。2．湿度相对湿度是指空气中所含水气的百分比。如果办公室内空气湿度高会使秘书人员感到冷天更冷、热天更热。一般来讲，最适宜

8、的湿度为40%—60%。3．空气流通办公室内的空气应该是流通的，新鲜的，充足的。在这样的空气环境中秘书人员才能精神愉快，不感疲倦，工作效率因而提高。一般说来，每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求，必须有良好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。4．空气的