资料档案排列存放方法技巧

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1、资料档案排列存放方法技巧　　　　档案排列有序是保证档案完整与安全、利用存取迅速便捷的基本条件因此必须建立科学合理的存放秩序并使这一秩序得到维护那么下面是由小编为大家整理的资料档案排列存放方法技巧欢迎大家阅读浏览　　　　(一)档案装具的排放要求　　　　1.整齐一致横竖成行如果箱、架、柜大小式样不同则应适当分类尽可能做到整齐划一　　　　2.避光通风有窗库房档案装具排列应与窗户垂直以避免阳光直射;无窗库房档案装具纵横均可但应注意不能有碍通风　　　　3.充分合理利用空间架(柜)之间的主要过道宽度一般1米至1.2米一般过道宽度0.8米左右为宜所有装具均不应紧靠墙壁　　　　为了便于

2、对库房内档案的管理和迅速存取所有装具应按某一排列走向和顺序依次编列号(排号)、栏架号、格层号(箱号)其号码一律采用阿拉伯数字编号原则是：自档案库(室)门口起从左至右编箱、架、柜号每个架(柜)的栏也从左向右编号每栏的格自上而下编号(如果没有栏则自上而下编格号)　　　　(二)档案存放方式　　　　存放方式有竖放、平放、卷放和折叠四种　　　　1.竖放保管　　　　竖放是目前采用比较广泛的一种方式其优点是检取和存放案卷比较方便装订成卷(册)、盒装档案和照片档案一般应采用竖放方式　　　　2.平放保管　　　　平放虽然取放不太方便但对保护档案有利适用珍贵档案和不宜竖放的档案如底图它是用油

3、蜡等物浸透过的经过晒图机的高温影响其机械强度和耐久性均有所下降容易脆裂破碎为延长其寿命和使底图在复制蓝图时准确、清晰应采取平放或卷放(适用于特大幅面的底图)的存放方法底图严禁折叠因为折叠会使底图出现折痕影响其寿命　　　　3.卷放保管　　　　卷放就是将档案以张(件)或套(卷)为单位按照分类排列次序卷成圆筒放进特制的纸质、金属筒内或柜箱中卷放适用于大幅面的题词、字画、底图等　　　　4.折叠保管　　　　折叠保管就是将一些纸质较好、机械强度较高、幅面较宽的图纸档案按A4图纸幅面大小为标准折叠(装订或不装订)放进卷盒、夹内或柜中例如蓝图蓝图一般采用优质纸张机械强度较好可以折叠保管

4、蓝图折叠一般要以A4图纸幅面大小为标准左边留出装订线向图纸正面叠成手风琴式折叠后的图标标题栏要露放在右下角以便查阅由于图纸折叠的关系每个卷的右边较厚左边较薄装订时要加进一些厚纸衬以保持案卷的平整美观规格一致如果案卷不装订折叠时不必留装订线图纸折叠后便可直接放进卷盒或夹内　　　　(三)档案排列方法　　　　档案一般是按全宗进行系统排架全宗排列方法有两种：一是按全宗顺序号排列这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便;二是全宗分类排列法这种方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利　　　　对于特殊载体的档案可根据档案制成材料的不同将纸质档案和其他特殊载体档案(如照片、录音、

5、录像等)分库存放、排列或排架在同一种载体内通常按全宗排架即一个全宗内的档案集中在一起存放、排列但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待并在全宗末尾放置参见卡片指明存放地点以保持应有的联系