科研档案管理问题探讨

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1、科研档案管理问题探讨兼谈第二轮修志的资料收集问题摘要：志书是资料性文献，资料作为修志的基础，不仅是衡量志书质量的主要依据，而且是实现志书功能作用的首要条件。加强修志的资料收集工作是第二轮修志工作能否顺利进行的关键。而《新疆社会科学志》资料的主要来源就是科研档案，因此，做好科研档案的管理工作，是编好《新疆社会科学志》的前提和基础。关键词：科研档案管理修志资料收集志书是资料性文献，资料作为修志的基础，不仅是衡量志书质量的主要依据，而且是实现;忐书功能作用的首要条件。总结《新疆社会科学志》在首轮修志过程中搜集资料的经验教训，联系二轮修志面临的实际困难和问题，笔者迫切感到加强修志的资料收集工作

2、是第二轮修志工作能否顺利进行的关键。而《新疆社会科学志》资料的主要来源就是科研档案，因此，做好科研档案的管理工作，是编好《新疆社会科学志》的前提和基础。科研档案是指社会科学研究部门、研究人员在科研实践和管理过程中，形成的经过整理后可归档的具有保存价值的文字、图表、声像材料以及各种形式载体的历史纪录。科研档案既是反映科研活动的历史资料，也是检验科研工作质量，评价科研成果，考核科研人员，衡量科研管理水平的重要条件和依据。科研档案与一般的文书档案不同，是社会科学研究进程及其思维的重要储备形式，包含大量社会科学知识及有关方面活动的经验，是一笔具有极高使用价值的无形资产。它具有成果性和资料性的显

3、著特点。做好科研档案的管理工作，不仅能有效地保存科研档案资料，为科研档案的再开发利用提供有利条件，从而促进社会科学研究的发展，提升科研水平，而且也能为修志工作提供大量翔实可靠的原始档案资料，保证修志工作的顺利进行，也保证了志书的真实性和权威性，从而保证了志书的质量。因此,建立完整、准确、系统、安全的科研档案，不仅对社会科学研究工作来说十分重要，而且对修志工作来说也是十分必要的。但是，在修志过程中我们发现，由于多年来受传统思想的影响，档案工作者往往只重视科研单位一般的管理性文件(即红头文件)的保管，而对于科研人员集体或个人形成的学术著作、手稿等科研档案材料却不够重视，多把它们排斥在档案管

4、理之外，加上科研人员自身档案意识不强，致使科研档案残缺不全，在有些单位甚至出现空白，给修志工作带来极大的困难。本文拟从收集资料的角度，对科研档案的管理进行思考和探讨。一、科研档案管理现状及存在的主要问题(-)科研人员档案意识不强科研人员是科研档案的主体，科研档案的形成，是科研人员对科研过程及成果的历史总结，是研究型工作的行为意识和实践性的全面反映。科研档案的形成，必须要有科研人员参与，对需要归档的科研材料进行整理，以材料提交的方式提供给科研档案管理人员。一份完整的科研档案，包括科研管理的综合指导性的材料，也包括科研过程的历史记录等各种载体材料，还包括科研总结、鉴定及推广阶段的申报、审批

5、、应用等相关材料。这些来源不同却又是产生于同一科研活动中的材料，共同构成一个科研项目的全部档案。然而，多数科研人员只重视科研项目的申请、立项、科研实践及科研成果的发表与奖励,对科研档案资料的积累、归档及共享却没有兴趣。目前仍有相当一部分科研人员缺乏档案意识，不愿意将科研档案材料上交档案管理部门归档，认为放在档案室不如放在自己身边使用起来方便，不愿资料共享。还有一些科研人员对科研成果能否得到有效保护存在疑虑。因此,他们就会找出种种借口，不移交或部分移交科研档案材料，造成归档的科研档案材料质量不高、残缺不全的状况。(二)科研档案管理制度不健全目前，大多数科研单位虽制定出科研档案归档办法，但

6、没有建立健全科研档案管理规章制度对课题组进行检查的约束机制，没有明确科研档案管理过程中科研管理部门、科研档案管理人员、课题负责人的职责，没有真正落实“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案归档工作中缺乏行之有效的手段，致使科研档案归档管理工作处于失控状态。于是出现了科研档案归档的“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术资料少；鉴定、审批材料多，原始材料少；复印件多，原件少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像等资料少,严重影响和制约了科研档案的收集整理和科研档案资料的系统性和完整性。二、对加强科研档案管理工作的建议(-)进一步加强宣传，增强科研人员的档案意识。科研人员是科研档

7、案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道。因此，各级档案管理部门应加强对《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等法律、法规的宣传，使各级领导、科研管理部门及科研人员增强档案法制意识，充分认识科研档案管理工作的重要性，从根本上理解、支持科研档案的归档工作，从而促使他们主动移交科研档案材料。同时，进一步强化科研档案管理人员的服务意识，积极为科研人员提供利用，使科研人员方便、快捷的查阅科研档案资