科研课题档案管理问题探讨

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1、科研课题档案管理问题探讨科研课题档案管理问题探讨科研课题档案管理问题探讨科研课题档案管理问题探讨科研课题档案管理问题探讨科研课题档案管理问题探讨　　[摘要]本文通过对科研课题档案管理现状的分析，提出了把档案管理人员纳入科研项目研发团队，“一岗双责”在进行科研课题档案管理研究的同时，也负责科研课题档案管理工作，这是科研课题档案管理的新方法；同时探讨了新的管理方式给档案管理、科研管理带来的优越性，为进一步解放思想、探索科研课题档案管理科学发展提供了良性循环的新思路。随着科研、生产、管理等领域信息化程度的不断深入，纸质、电子及其它载体的档案资料急剧增加。作为国家重

2、要核心档案资源——科研课题档案的管理情况如何呢？2011年笔者参与了中国兵器工业集团公司档案管理指导检查巡视组，在检查中发现，企事业单位存在着不注重科研课题档案文件材料归档的问题。　　一、科研课题档案的管理现状与分析　　通过巡视检查发现，部分企事业单位科研课题档案文件材料的归档工作管理水平有待提升，科研项目立项、研制、成果申报过程中形成的大量资料归档不全，个别单位的档案甚至散存在研发部门，档案部门没有进行有效的控制，只将科研成果证书归进了企业信用档案中。此情况在企业中尤为突出。国家和企业花费了大量资金进行科技研究，有的项目最后发展到产品定型，还有大量的研究只

3、停留在研制阶段，这些前期研制过程中形成的大量资料没有归档，对于已经定型的产品档案来说仅仅是不完整，而对于那些停留在研制阶段的项目来说，随着研究人员工作调整，时间一长，资料的齐全完整难以保障，给国家、企业造成了巨大的损失。究其原因有两点：　　(一)档案工作位置的后端性造成了科研课题档案管理意识淡薄　　科研课题档案是科研工作真实的历史记录，它的作用主要在于研究中积累的技术知识、经验和教训的传承与借鉴。在研究阶段其作用的发挥不如情报、标准等效果明显，造成了企事业单位对科研课题档案重视不够，普遍存在重科研项目立项申请轻结题验收，重经费管理轻成果归档的情况。同时，工业

4、企业主要以生产制造为主，因此档案人员从主观上把注意力都集中到成熟产品图纸与技术文件的归档上，忽视了科研课题档案文件材料的归档工作。　　(二)知识产权保护管理与措施不到位，给科研课题档案文件材料的收集带来困难　　科技成果就是生产力，关系着企业的与生存与发展。很多研究人员对于自己的研究数据、技术成果存放于档案部门有疑虑，认为不如自己保管安全、使用便利。更有甚者，为了保密，有些单位的产品配方只掌握在项目负责人手中。如何才能使研究人员放下思想包袱，提高科研课题档案文件材料的归档意识，笔者认为应当从管理方式上进行探讨。　　二、科研课题档案管理新方法——档案管理人员纳入

5、科研项目研发团队，“一岗双责”同时负责科研课题档案的管理与研究　　科研课题档案作为一种无形资产，其价值在于其内容中所蕴含的知识，它不但是科研工作真实的历史记录，而且记载了其形成和积累的经验与教训，是重要的知识资源。档案管理本身就是对知识的一种管理，这一管理过程实际上是对档案这种显性知识的获取、积累、储存、保护、控制和开发。档案管理工作包括对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等环节。而如何将科研活动中形成的档案材料收集、管理、利用起来，并通过建构一个量化与质化的知识系统，让这些资讯与知识透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等

6、过程，不断地回馈到科研项目知识系统内，形成永不间断的个人与组织的知识累积、循环，在科学研究中成为管理与应用的智慧资本，有助力于管理人员与科研人员做出正确的决策，这是档案管理研究的范畴。研究目标：通过对科研课题档案管理体系的研究，建立该项目档案科学的管理模式，规范档案材料收集、整理、保管和利用各环节管理流程并制定相应的管理制度，以此来监督、规范科研人员在项目研究过程中的归档行为，充分发挥档案管理人员的专业技能，实现对科研课题档案的科学管理；建立项目档案资料全图文、多媒体信息资源数据库，在参研单位范围内实现科研课题档案文件材料及时、准确、系统地归档及档案信息的动

7、态发布、实时共享与利用开发；通过数模影像整合技术的研究，解决档案异质长期安全保存问题，节省存贮空间，提高管理效能。研究内容：1.开展科研课题档案管理体系的研究；2.研究建立科研课题档案资料全图文、多媒体信息资源数据库架构；3.开发科研课题档案数据库信息管理系统；4.科研课题档案信息动态编研与开发研究；5.开展科研课题档案数模影像整合技术研究。实施途径：　　(一)科研课题档案管理体系建设　　1.档案管理模式的研究。通过对项目所含课题、子课题之间的联系，按研究阶段应产生的文件材料种类、数量及参加研究单位、承担研究内容情况的分析，确定该项目档案的管理模式。可视档案

8、类别的不同，选择不同的管理模式。2.档案管理流程的研