企业档案信息化管理探析

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1、企业档案信息化管理探析企业档案信息化管理探析［摘耍］文章分析了企业档案信息化管理的必要性，探析了提升企业档案信息化管理水平的策略，旨在为企业的档案信息化管理人员提供一定的参考。［关键词］企业；档案信息化管理；必耍性；提升doi:10・3969/j・issn・1673-0194・2014・16.037［中图分类号］F272.7；G275［文献标识码］A［文章编号］1673-0194(2014)16-0060-02企业档案管理的信息化指的是在企业档案机构的统一指导与组织下，将各种先进的信息化技术融入到企业

2、的档案管理工作中，对档案的信息资源进行科学、合理的编排与规范，以此提高档案服务水平，进而提高档案管理的工作效率。企业档案信息化管理主耍涉及的内容包括构建档案管理的信息化资源、制定相应的信息化标准、搭建信息化管理平台等。1企业档案信息化管理的必耍性近几年来，企业的发展速度非常快，规模也在不断扩大，形成档案的数量种类与数量也随之增多，显著地增加了企业档案管理人员的工作量，想耍在纷繁复杂的档案中找到有价值的信息，就应该实现档案信息化管理。企业档案管理信息化的必耍性主要表现在两个方面：一方面，档案信息化管理能

3、够有效地弥补传统档案管理屮存在的不足，传统的档案管理通常以人工操作的方式,通过档案管理人员将需要归档的文件进行分类、编排以及储存，当需耍寻找某个档案时，也需要依靠人工进行检索，这种档案管理的归档、检索过程相对较慢，导致档案管理效率较低。并且由于档案资源在长期储存的过程中，各种因素还会导致档案的资源丢失、损害等问题。通过采用信息化档案管理方法，通过利用计算机技术能够将繁杂的档案信息录入到电脑中，以电子文件的形式储存，电子档案的空间不但传递查阅方便、储存量大，还不受环境的影响，不会出现档案丢失或者损坏等问

4、题。另一方面，档案信息化管理能够扩大档案工作的发展空间，通过运用计算机网络在互联网上建立档案管理数据库，通过利用网络传媒的优势，能够实现档案资源的共享。其具体表现为：建立档案数据库，将档案资源分为非限制和限制级别，这样能够保证档案资源的保密性，然后创建新型的档案服务方式，能够为查阅者提供更多、更好、更快捷的查阅服务。想要充分彰显信息化管理的优越性，这就需要加强编录人员与查阅人员Z间的交流，促使档案管理工作形成一个系统的整体，提高企业档案管理的水平。2提升企业档案信息化管理水平的策略（1）创建计算机网络

5、档案管理系统。想要实现企业档案的信息化管理，首先应该根据企业档案管理的实际状况，利用计算机网络技术，创建适合企业自身情况的计算机网络档案管理系统。通过计算机网络的运行，能够突破企业档案信息资源所有者的限制，创建一个既能控制乂能方便利用的档案信息网上查询系统，例如，创建企业内部局域网，通过加密保护、身份验证、信息验证、数字签名等，保管好企业的一些机密性档案以及知识产权档案，对于一些公开地宣传企业的档案资源，企业还可以通过局域网进入国际互联网，进一步扩大档案信息收集与利用的范围。（2）建设企业档案信息资源

6、。企业档案结构的工作人员应该充分地利用计算机技术与网络技术，加宽档案机读目录数据库的建设，不断提升档案资源检索、利用的服务水平。企业档案的信息化管理应根据国家以及省市档案局发布的关于屯子文件、文件归档、储存以及管理的相关规定与标准，积极地应用与推广适应企业性质、职能需要以及管理特点的档案资源管理软件，实现企业档案资源的采集、分析、整理、归档、存档、查阅、利用、鉴定以及销毁等工作的管理和监督，以此保证档案资源电了文件的可识别性、安全性、准确性、完整性以及真实性等，进而保证电了文件的法律凭证地位。例如，建

7、立公开信息资源档案，对外宣传企业，别人通过查询能够全面地了解企业的信息，能够保证企业之间进行规范的商业往來和合资合作，建立企业双方的资信关系,通过信用调查消灭不必要的信用风险和交易风险。（3）企业全员参与到档案管理工作屮。因为企业的档案信息数据库应用系统通常是由一些专业的技术人员设计，导致在一些企业中存在档案信息化管理系统和企业需求脱节的问题，这样严重地影响了档案信息化管理系统并不能充分地发挥和实现自身的价值。因此，企业员工作为档案信息化管理系统建设中的一员，应该积极主动地参与到系统建设的各个环节中，

8、例如，企业内部任何人员，可以通过身份认证在任何一台联机电脑根据口身的需要，能够随时在口己的电脑上口动查询所需要的档案资源，尽可能地和开发者进行思想沟通，全员参与到档案信息化管理工作中，及吋地反馈自己的意见，以此实现与系统开发者达成共识，进而设计出符合企业档案管理实际状况的档案信息化管理系统,提高信息系统开发的成功率与实用性。(4)企业档案信息化建设和企业改革相结合。随着社会的发展，企业为了能够跟上吋代的脚步，其自身也在不断的改革中，因此，企业档案信息化建