企业OA信息化系统的应用探析

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1、企业0A信息化系统的应用探析摘要：随着信息技术的飞速发展，无论是企业还是事业单位，为了规范工作流程，提高办公效率，加快信息化建设的步伐，实现管理工作的信息化、科学化，全面提升管理水平，都迫切需要建立一套办公自动化系统（0A）。实施知识管理是企事业单位适应社会发展的需要，也是信息化建设的冃标。本文対0A系统的开发和发展前景进行了一个分析研究。关键词：信息技术0A效率科学发展分析随着全球信息技术的飞速发展以及H益激烈的商业竞争，企业需要协同工作、综合以及集成化的解决方案來提高企业的办事效率以促进企业的长足发展。随着网络的出现以及不断的普及应用，

2、目前已经成为解决企业由于物理距离造成信息交流不畅以及协商沟通不便利的办公瓶颈问题的最佳途径。企业网上办公自动化通过闭环整合各办公的自动化要素，实现了工作流、信息流、知识流以及办公自动化系统的整合管理，由于为企业办公提供了一个科学、开放以及信息的精细化平台，从而实现了办公自动化以及远程办公或在家办公。企业应用网上办公自动化后，将员工从繁琐、无序以及低端的工作屮解放了出来去从事其他关键的核心事务。不仅冇效提高了单位的办事效率以及对信息的可控性，同时还有效的降低了办公成本、提高了执行力，并使得管理更加趋于完善。本文主要分析并研究了企业0A系统的开

3、发应用情况。1概述办公自动化是一个新兴的、复杂的、综合性的领域，它以计算机和网络技术为核心，同时涉及到自然科学、管理学、社会学、系统工程学等多种学科的内容。实现办公自动化可以极大地提高办公效率以及办公质量。当今社会随着计算机和网络技术的快速发展，正快速迈向信息化社会,而信息系统在此时也凸显的越来越重要。各级政府、大公司以及大企业为了提高办事效率以增强市场竞争力，都先后建立了高质量以及高效率的办公自动化信息系统。此外，越来越多的中小企业为了提高自身竞争力以及适应信息革命的要求，也正在打算或正在建设符合企业特色的办公自动化信息系统。但是由于中小

4、企业自身经济实力较差、员工素质参差不齐以及计算机软件硬件配置较差等，不能大量投资建设信息系统。这是本来讨论的重点。2中小企业如何建立自动化信息系统2.1用户需求分析建立办公自动化系统最重要的环节就是通过调查和分析用户需求以确定系统目标。虽然中小企业需要的规模较小，但是对系统功能的要求还是十分全面的。大体分为两方面：第一，通过收发电子邮件为主的方式与其他员工进行各种信息的交流；第二，面向公司办公业务方面的业务管理功能，除了提高个人办公效率外，同时实现群体协同工作。由于屮小企业的信息化水平较低、软硬件配置较差且资金实力不雄丿孚,因此，为了既不花

5、大量资金添置软件，乂使得员工容易学会应用系统，应当在考虑投入/产出比的基础上，尽可能较低的要求硬件的配置以及使用口常的办公软件。由于一般的商业软件无法满足以上各方面的要求，因此,为了有效的降低成本、提高效率，可以通过二次开发的方式来实现。2.2系统设计2.2.1实现办公规范化和制度化。由于绝大多数的中小企业自动化起步较慢，在提高个人办公效率方面还停留在没冇联网的计算机和MSOffice系列应用软件上，没有改变过去复杂低效的手工办公方式，更没有实现规范化以及制度化的办公方式。因此，中小企业建立办公自动化系统就是为了使办公方式规范化和制度化。即

6、企业办公基于工作流，完全采用计算机技术处理办公业务，使得内部人员能够方便快捷的共享交流信息，在提高个人办公效率的同时也实现了群体的协同合作。此外，通过迅速以及全方位的信息采集和信息处理，能够为企业的管理和决策提供科学的依据。由于提高了工作效率从而增强了企业的竞争力，最终促进企业不断的发展壮大。2.2.2管理多种数据类型。虽然中小企业的规模小，但是系统包括了整个日常的办公和部分企业业务。从而导致数据量少于大型企业，但是数据类型没有减少。除了包括日常办公产生的各种数据外，还包括业务办公的各种数据，甚至还涉及大量的图形数据，这些数据类型既有规范的

7、结构化数据，又有不规范的非结构化数据。因此，为了保证数据的一致性和安全性，此系统应当对各种类型的数据进行科学的管理以实现各种数据的无缝联接。2.2.3系统设计的先进性。办公自动化系统在开发出来时，在技术上一定要能够代表当时办公自动化系统系统的先进水平，即具有一定的先进性，只有这样，才能在建成的一段时间内不会因为技术的落后而做大规模的调整，并且为了能够保持整个系统的先进性，还要求能够逐渐升级。此外，由于中小企业的经济实力较弱，并且面临经营规模经常变化以及人员流动的情况，因此，系统对计算机的硬件要求不能太高，并且系统还应当具冇可扩展性、易升级性

8、以及开放性等特点，以适应企业的不断变化。3网上0A系统开发前景在现代化的社会，网络对人们的生活、工作和学习产生的影响越来越深远。我国的政务信息化进程大致分为三阶段：第一，以桌面字