信息集成模式下高校档案管理策略探析

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1、信息集成模式下高校档案管理策略探析信息集成模式下高校档案管理策略探析【摘要】随着信息技术迅猛发展，我国高校档案管理模式也逐渐甫实体管理向信息管理模式过渡。由丁各个职能部门系统之间的标准体系、数据格式以及服务能力的差异，就耍求高校档案信息集成统一管理，保证高校档案信息的完整性和统一性。【关键词】高等学校档案管理信息集成化策略随着信息技术迅猛发展，我国高校档案管理模式也逐渐由实体管理向信息管理模式过渡。与此同时，高校各职能部门也是如此。但由于各个职能部门系统之间的标准体系、数据格式以及服务能力的差异,衍生出高校信息管理系

2、统之间的“异质现象”以及“信息孤岛”的现象。如何将各职能部门之间的高校档案信息集成统一管理，保证高校档案信息的完整性和统一性是耳前高校档案界面对的重耍问题和挑战。一、高校档案信息集成化概念剖析高校档案信息集成化就是指在信息技术迅猛发展的背景下引入集成管理理念，对高校信息系统中的不同要索重新进行组配和优化，形成信息要索之间的整合与补充，使得高校档案信息资源形成高效益的共享的局面，从而最大限度地满足高校档案用户需求的管理过程和管理方式。高校档案信息集成化是对高校档案信息管理理论的创新和发展，将会给高校档案信息系统管理的发

3、展带来诸多前进的动力。二、信息集成化模式下高校档案管理中存在的若干问题(-)管理观念薄弱在信息集成化视角下来审视目前高校档案管理，首先会发现大部分高校档案管理信息集成化管理观念薄弱O一般来讲，高校档案馆(室)作为学校内部职能部门，是校办、党办的下属单位，即使独立建制，也是由校办和党办分化而来。这样长期的管理体制就形成了为机关服务的主耍观念，从而对科研、教学等查档需求有所忽视。另外，多数高校档案信息产生的部门之间缺乏沟通，不仅横向联系较少，纵向联系也不紧密。如学校领导没有用“大档案观”来对学校的档案工作进行指导，学校内

4、部也没有形成完整的档案信息管理平台。（二）资源数字化程度低在信息集成化视角下來审视目前高校档案管理，还会发现目前高校档案资源数字化程度较低。虽然从长远的发展趋势来看，高校档案信息资源必须数字化，但由于技术和条件的限制，大多数高校的档案资源数字化程度还很低，达不到集成化管理的要求。（三）人力资源匮乏在信息集成化视角下來审视目前高校档案管理，还存在着人力资源匮乏的严重问题。按照传统的高校档案管理理念，档案员就是“看摊者”，只要档案不丢，能找到一些所需的材料就足够了，实在是可有可无的岗位。因此，高素质、高学历的工作人员很难

5、安心在这样不受重视的T作岗位丁•作。三、信息集成模式下高校档案管理策略探析（一）更新高校档案信息集成化的理念在信息集成化视角下进行高校档案管理首先要更新观念，这是高校档案信息集成化管理的基础。信息集成化背景下进行高校档案信息的管理和利用一定要得到领导的重视与支持，使得从领导到基层的档案员都要从传统的档案管理观念中走出來，用集成化、共享化和系统化的思维模式来对档案工作流程进行重新构建，从而能够使信息集成化的档案管理思想和理念逐步落实到T作中去，创新出新吋期高校档案集成化的信息管理和服务模式。高校档案信息的集成管理在更新

6、观念Z后一定会将高校档案信息资源中的“信息孤岛”打破，并进而打破高校各个职能部门之间的资源共享壁垒，从而拓宽高校档案信息服务与管理的视角，将过去那种单一档案服务模式改变为全方位的、集成化的和系统的管理模式。（二）提高高校档案信息集成化管理的技术在信息集成化视角下进行高校档案管理还要提高技术，这是高校档案信息集成化管理的保障。信息集成化的大背景下，档案信息技术一定要提高，只有这样才能使集成数据环境和网络技术真正在高校档案管理工作屮实现应用。因此，在高校各职能部门的专兼职档案员一定要普及网络和信息技术的相关知识，同时掌握

7、档案信息技术处理的相关需求。这样，在各种网络技术、数据仓库等信息技术的基础上，建立多功能界面档案管理的集成信息环境，才能使高校档案信息集成管理实现多元化的管理目标。（三）创新高校档案信息集成化的方式高校档案信息集成化管理就是要为档案利用者提供集成的信息平台，使其能够一次性访问而能获取最大量的信息，其中创新的方式就是将借阅服务与用户导航、信息共享以及实时咨询等多种方式结合起來。如将传统档案信息服务进行扩展。即将各种档案信息数据库系统集成起来，通过一个用户平台，对各部门公开的档案信息提供全文检索服务。另外，高校档案集成管

8、理还要创新现行文件的主动服务方式。可以通过网络信息技术在第一吋间将现行文件进行有效的公布，满足各部门的利用需求。还可以通过集成化服务方式使高校各职能部门业务工作与档案馆管理工作进行融合，使高校档案馆（室）在提供现行文件服务的过程中不受部门框架的阻碍。（四）建设一支高素质的高校档案信息集成化管理队伍首先高校人事部门要对档案管理人员的人才引进给予高