浅谈高校采购工作的档案管理

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1、浅谈高校采购工作的档案管理［摘要］采购工作是高校建设工作屮的一项重要工作，是高校建设投入的主要支出形式。招标采购工作形成的档案材料是高校建设过程中的重要信息资源，加强高校招标采购丁作的档案管理工作能促进高校建设的长足健康发展，具有重要意义。文章根据高校各项采购工作的实际情况，针对招标采购档案管理工作中存在的问题，提出加强当前高校招标采购档案管理工作的改进措施。［关键词］高等学校；采购；档案管理根据《政府采购法》相关规定，高校在一定规定金额和范围之内可以自主招标，招标涉及货物、工程、服务等项目，招标过程中会产生招投标文件、评标

2、资料以及合同等相关档案，种类繁多，数量会因投标单位的数量而变化，总量庞人。招标档案是学校的建设过程中的重耍资料，是后期的项目实施、验收的依据，也是高校权益的重要保障，是反腐倡廉的重要信息资源。因此，招标档案的科学管理对高校的规范管理和全面发展有着举足轻重的作用和重大意义。一、高校采购档案管理屮存在的问题(-)档案机构与采购职能脱节目前大多数高校单位的文书和档案管理是两个相对独立的部门，档案工作在高校不受重视，加之高校招标项目量小、时间较分散、阶段性的工作，从职能角度上讲，工作的交叉性使招标工作和管理存在诸多问题。档案管理部门

3、通常认为招标结果产生后即表示招标工作已经完成。而各级领导、项H负责人及工作人员的档案意识都不强，对招标档案工作缺乏足够重视，没冇把招标档案工作实质性地列入专项管理，招标档案没有被作为一种重要信息来认识和保护，致使招标工作形成的档案在归档、保存、查阅上存在很大困难。(-)采购档案的信息化程度不高由于编制、开发计算机管理档案软件的大多数是计算机专业人员，他们对档案管理屮的一些特殊规律缺乏明确的认识，而档案管理人员对计算机技术的掌握又缺乏深度，因此实际工作中所用软件功能还比较单一，仅局限于档案的编目和检索，许多工作还得靠手丁来完成

4、，信息化程度很低。招标工作形成的档案资料种类比较多，这些资料最大的特点就是，纸质资料量大、保存年限较长，事后查阅频率较高。招投标文件都讲究权限和时效性，在规定的时间和要求下必须作出冇效的承诺和保证，而这些均以纸质形式反映，保证公平、公正和公开。在信息技术高速发展的今天，有些学校甚至还未使用计算机进行相关数据录入，更谈不上专业软件管理。(三)采购档案管理目标不明确，缺乏配套的管理制度有的高校对反采购档案要达到什么没有明确H标，不能根据现有的软、硬件条件和单位实际工作的需要提出合理的工作目标，也缺乏相应的规章制度。招标项目往往涉

5、及的人员多，档案收集不规范。同时会涉及货物、工程、服务等多方面，项目管理人员档案的整理水平差异很大，没有按照统一标准和制度进行整理归档，档案的收集也不完整，遗漏现象等。但高校対这方面工作也缺乏相应的责任制度。另外由于招标工作人员及项目负责人多是兼职，没有额外的报酬和奖金，也没有相应的管理制度，责任心不强，工作不重视，工作中缺乏沟通配合等，直接造成档案质量不高。（四）采购档案保存存在安全隐患与纸质档案载体相比，电子文件的存储材料的寿命要短很多，一般仅为5-15年，而很多采购档案保管期限都达15年以上。在信息化程度比较高的学校，

6、会形成大量电子数据。电子文件的存储材料容易受材料变质和外来磁场的影响导致数据被破坏，造成数据的丢失。由于计算机系统出错造成数据库系统和文件系统故障；录入或更新的数据不满足格式条件或耍求；人为地、有意识地破坏活动，对数据非正常修改，对软、硬件的蛮力破坏等都会导致数字化档案的缺失，并且无法修复的可能性比纸质档案大的多。二、改进高校采购档案管理的建议（-）重视采购档案管理工作，明确专职专业管理人员招标档案工作对于高校的权益保障有着至关重耍的作用，高校应加强重视此项工作。鉴于招标档案的重要性，应建立学校招标档案工作领导小组和明确档案

7、管理专职人员，并且应保证一定的稳定性。专职工作人员应利用现有的资源，采取科学的方法和手段从各方面及时、广泛地搜集现有招标相关档案，并对照归档范围进行系统的整理、检查分析，确保招标档案符合原始、完整、准确的耍求。（-）加大采购档案的信息化程度档案是一种信息产品，要合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用并获得最佳效益，必须通过软件开发编制档案检索管理系统。此外，在服务技能上要有自动控制技术等手段的支持，对档案进行全方位、多角度、高效和安全的改造，保证电子文件的管理与监控。高校招标工作的阶段性和时效性特点确览单独开发编制档案检索

8、系统的成本太高，但人工检索管理存在较大的难度，工作效率低。因此，系统检索方法的实现可利用学校资源，比如在校档案室管理软件的平台上进行再次开发利用或者利用学校人才资源开发简易检索工具，这一检索方法的存储量大，检索效率高。另外，各高校档案管理机构需要在其外部与高校图书、情报等其它信息系统取得协