秘书实务总结

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1、秘书实务总结第一章秘书实务概述第一节秘书与秘书实务国际秘书节是每年四月的最后一个完整的星期的周三。2004年，亚商在线首次将“秘书节”引进中国。一、秘书工作的内容一般秘书的工作内容，在我国政府机关与企事业单位，一•般秘书的工作内容概括起來就是既要执行政务，又要处理事务。秘书三办：办事、办文、办会定义：秘书是在授权范围内，辅助领导实施综合管理和处理日常事务的专业人员。二、秘书的职业特征［两性三化］1・服务的直接性2.服务的稳定性3.知识化4.年轻化5.女性化三、秘书工作的要求“三个服务”1•为领导服务。2

2、.为职能部门服务。3.为员工服务。一一现代秘书四、秘书工作的特征：辅助性、综合性、服务性、机要性五、秘书丁作的作用：助手作用、参谋作用、协调作用、枢纽作用、公共关系作用第二节秘书的素养一、秘书的知识结构知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。知识结构是一个开放的、不断更新的体系，即对内可以自我调节、对外可以不断适应的体系。秘书所应具备四方面知识的纵横结合，结构可用罗马字母“II”來表示。秘书的知识结构应当具备专与博的兼容性•基础知识、专业知识、行业知识和相关

3、知识二、秘书的能力写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力三、秘书的职业道徳-一-“忠诚保密”我国秘书职业道德的基木传统以“忠、信、义”为灵魂，中国传统的秘书在具体职业行为中就常常表现为甘为幕后，廿当无名英雄，把辅佐对象的事业当作自己的事业。“鞠躬尽瘁，死而后已”，成为他们职业生涯的真实写照。现代秘书职业道徳的基本内容：1•忠于职守，爱岗敬业2.恪守信用，严守机密职业秘书保守秘密既是一个职业伦理和职业道德范畴的问题，

4、同时也是一个遵纪守法的问题。3.遵纪守法，廉洁奉公四、秘书的心理素质（一）秘书的心理1•广泛的兴趣2.坚韧的意志3.稳定的情绪4.缜密的思维5.非凡的记忆秘书的心理障碍1.自卑心理2.高傲心理3.肓从心理（二）秘书心理素质的培育1•气质与职业：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质。2.气质与性格：3.秘书的性格：开朗敏捷稳健坚毅幽默口制五、秘书的智商IQ和情商EQ秘书的智商秘书的情商，情商是指人在情绪、情感、意志、受挫力等方而的心理品质。（一）H我意识（二）自我激励（三）情绪控制（四）人际交往（五）对挫折的承

5、受力TQ决定录用EQ决定提升六、秘书的职场形象1仪容、仪表、仪态及服饰礼仪知识1•仪容，即人的容貌，是个人仪农的巫要组成部分，它由发式、面容以及人体所冇未被服饰掩盖的肌肤（如首部、颈部）等构成。2.表情：而部表情，是人内心的思想感情在而部的外化。（1）目光——而部表情的核心。（2）微笑，最美的神态世界语3•仪态：仪态是对人举止行为的统称，包括站姿、坐姿、走姿、蹲姿、手势、气质和风度等。4.服饰一、办公室管理的作用:（一）办公室是指挥部（二）办公室是工作室（三）办公室是“窗口”二、办公室环境管理（一）办公

6、环境的含义是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的口然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。（二）办公坏境的管理原则：方便一舒适整洁一和谐统一一安全（三）办公室的布局与布置1.布局（1）封闭式布局：封闭式布局一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。（2）开放式布局：就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元屮开展工作。各工作单元的流程要求尽量呈“I”“L

7、”“0”,不要呈“Z”“M”“X”o（3）接待室、会议室2.办公环境布置（1）布置要点：营造一个安静的工作环境；保证良好的采光、照明条件；合理安排座位；力求整齐、清洁。（2）布置的原则主管的办公区域需保留适当的访客空间，主管的工作区域位于部属座位Z后方，以便于控制和监督。采用一个人间办公室，使用同一次小的桌子。档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观，采用直线对称的布置。将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。光线由工作人员的左侧射入办公椅应有靠背，并尽量选用能调节方位的旋转椅。全体职员的座位应而对同一

8、方向布置保持公共空间和私人空间的独立档案柜、书架等，依靠“墙体效益”，既节省空间，又使办公室更加整齐、美观。常用的文件与档案，应置于使用者附近。最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用乂不影响别人工作。（四）办公室环境管理1•办公室视觉坏境管理（1）办公室内的覆盖物：①有效地使用颜色②颜色应协调一致（2）照明：①光线的量②光线的质③光的设计2.办公室听觉环境管理：听觉环境：指办公室所处的有