浅谈工程项目档案的管理

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1、浅谈工程项目档案的管理论文导读：工程项目档案是指工程建设过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声1等各种形式的历史记录。项目建设单位在项目的招投标和签订合同时要建立专门条款，明确规定各参建单位对项目文件材料责任及完成目标，将各自形成的文件材料及时归档，不得分散管理，不得由业务部门和个人私自保存应归档的文件材料，明确监理单位对项目文件材料的监督和审查工作。工程项目档案验收是工程项目竣工验收的重要内容，应提前或与项目竣工验收同步进行。关键词：工程项目，档案验收，归档工程项目档案是指工程建设过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记

2、录。主要包括工程项目的项目建议书、可行性研究、立项批文、项目建设许可、征地资料、招标资料、工程合同、勘察设计资料、施工图预算、设计变更、设备材料采购资料、现场签证、工程监理资料、项目试车资料、竣工验收资料等文件资料。做好工程项目档案的收集、编撰、管理和使用，使档案资料全面、完整、规范、通用，对于工程建设的顺利进行和工程建设后顺利交付生产、使用以及为工程项目将来的维修、扩建、改造等都有着十分重要的作用。K工程项目档案管理特点:工程项目档案反映工程建设活动的全过程，是其专业技术活动的真实记录，从项目的提出、论证到开工、建设、试运行、验收，一直处于动态，具有

3、动态性。工程项目档案包含的内容多、范围广、数量庞大。因此工程项目档案的形成渠道多，来源广泛，它包括了从项目立项、工程招投标、勘察设计、设备材料采购、施工安装、试运行、竣工验收等项目实施过程中形成的全部文件材料。一个工程项目往往有多个参建单位，工程项目档案的管理不仅仅是建设单位单方面的工作，它从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位共同来完成，是一项需要密切配合的工作。建设单位和各参建单位需要分工协作，共同完成，以保证整个工程的档案管理工作科学、有序的进行。2、工程项目档案工作的组织管理建设单位为项目工程的法人主体，

4、是项目建设包括档案管理工作在内的各项组织工作的核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和监督指导的总体责任。项目档案管理的质量，关键取决于建设单位的组织管理。只有建设单位做好参建单位的组织、协调和管理，使他们明确各自在工程项目档案工作中应该承担的责任，并给予积极配合，才能保证整个项目档案工作顺利进行。对各参建单位档案工作的组织管理工作应该从以下几个方面入手:一是将项目档案管理工作纳入工程质量行政领导责任制，明确分管档案工作的相关领导；将项目档案的收集、管理纳入工程建设计划；纳入各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，并制定相应的检查、考核措施，不让项

5、目档案的管理只停留在形式上和文件上。二是建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织管理体系；建立健全项目档案的各项管理制度、标准和规范，使项目档案工作有章可循；配备保证项目档案工作正常开展的设备、设施，以及实行现代化管理的必要条件。三是将项目档案管理纳入合同管理。项目建设单位在项目的招投标和签订合同时，要建立专门条款朋确规定各参建单位对项目文件材料责任及完成目标,将各自形成的文件材料及时归档，不得分散管理，不得由业务部门和个人私自保存应归档的文件材料，明确监理单位对项目文件材料的监督和审查工作。四是监督和指导各参建单位将项目档案

6、工作与工程建设同步进行；制定档案分类方案，对项目档案整编标准提出要求并进行质量审核。3工程项目档案管理工作与工程建设同步进行项目文件管理及档案验收、移交归档是工程建设与管理工作的重要组成部分，应贯穿于工程项目建设过程的各个阶段，实施工程项目文件、档案管理与工程建设同步管理。工程项目文件的收集、整理，档案的移交归档与工程的立项准备、工程竣工验收同步进行，使对档案业务的监i指导贯穿与项目建设的各个阶段，其工作情况纳入经济责任制考核。才能保证项目管理档案的完整与系统。档案管理工作与工程建设同步进行主要做好以下几个方面:一是在项目的准备阶段，从工程项目的提岀开

7、始，档案人员就及时介入，建档工作即应开始。前期文件应该包括四类：围绕立项形成的文件材料。包括立项申请、可行性研究报告、项目评估、环境预测、项目概算、项目批复、设计任务书等；设计基础材料。包括地质水纹勘察报告等；设计文件。包括初步设计、技术设计、施工图设计、总体规划设计、设计计算等；工程项目管理文件。包括征用土地批准文件、红线图、拆迁协议和环保、消防、水、电、暖等供应协议等。二是在项目建设的施工阶段，档案人员应该与工程技术人员密切配合，帮助工程技术人员按照归档规则规范整理档案资料，做好档案资料的甄别、收集归档工作。这个工作包含三类文件：施工准备与施工文件

8、。主要有承包发包合同、开工报告、施工执照、图纸会审纪要、施工方案、规划、施工预算、原材料及构件