浅谈水电工程项目设计档案管理

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1、浅谈水电工程项目设计档案管理（中国电建集团昆明勘测设计研究院有限公司水工设计分院650051）摘要：木文作者结合多年的水电工程项目设计档案管理实践和经验，分析和梳理了水电工程项目设计档案产牛过程和管理要点，就如何管理好水电工程设计档案提出了自己的观点；对水电工程项目设计档案的整理、预立卷以及完整归档入库有一定的借鉴作用。关键词：水电工程项目设计档案同步管理电子文件大型水电工程项目建设是一项复杂的系统工程，其档案是在工程的规划、立项、审批、勘察设计、施工、现场设代、监理、竣工验收、交付使用等全过程中，形成的大量文字、图纸、数据、声像等各种载体的重要文件材料，它是工程项目从立项

2、、建设到投产使用的真实记录，是项目建设、管理、运行、改建、扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。其中，设计档案是工稈项目建设档案的核心，设计档案的管理是工程项目设计管理的重要组成部分。水电工程项目设计档案形成于工程设计的全方位，贯穿于设计的全过程。中国电建集团昆明勘测设计研究院有限公司（简称“昆明院”）近几年己完成了小湾、糯扎渡、景洪、金安桥、阿海、观音岩等多座大型水电工程项目的勘测设计工作，目前已建成投产发电。木着对历史负责、为工程设计服务的态度，将工程项目设计过程真实记录收集、积累、整理、归档保存，为水电工程建设提供一份完整的设计档案资料是我们档案

3、管理人员的职责。下面结合我的工作实践，就如何做好水电工程项目设计档案管理工作，谈几点自己的观点：一.领导重视、机构健全，是做好档案管理工作的关键昆明院针对木单位设计牛产活动及档案管理的特点，由院长挂帅、院总工程师为分管档案工作的领导人及责任人，落实领导责任制，并作为一项重要内容列入其任期目标考核范围。明确科技信息部为档案管理职能部门，科技信息部配置专业档案管理人员，从事工程项目档案管理工作。在此基础上，随着水电工程项目的设计进展，建立起由科技信息部分管档案的领导、项目经理（设总）协调的各设计部门、设代处组成的工程项目设计档案管理组，明确各设计单位行政领导为档案管理组责任人，

4、纳入工程设计管理责任制之中。档案工作人员覆盖水电工程项目设计管理的各个层面，参与水电工程项目设计前期、在建、竣工的全过程管理，从组织上保证工程项目设计档案管理工作的有效开展，保证水电工程项目设计档案管理工作落到实处。一.建立健全规章制度，是做好档案管理工作的基本保证根据国家及行业有关档案工作的法规及标准，制定i套符合工程项目设计特点的档案管理制度，纳入工程项目设计的管理之中是做好设计档案管理工作的基本保证。工程项目设计档案管理规章制度，必须建立在科学、合理、适用的基础上，同时应具有很强的可操作性。要从组织领导、管理体制、管理方法、管理措施等方面做岀明确规定；对文件材料的形成

5、、归档范围、收集、分类、整理、归档以及竣工图编制和交接验收程序提出具体要求。编制工程项目设计档案管理制度应该明确以下几项具体内容：1.工程项目设计档案的性质、管理任务及其管理体制；2.工程项目设计档案的作用及其与工程建设项目之间的关系；3.工程项目设计档案资料的形成与整理的主体；4.工程项目设计档案包括的具体内容及各类材料的分类方案与保管期限表；5.工程项目设计档案资料的整理标准及归档时间与份数；6.建立各门类档案的保管、保护及借阅制度。水电工程项目设计是昆明院多个部门、多个专业参与的系统性工作，计划性非常强，设计组织管理应符合各个部门的协调工作，管理方法必须有科学性,管理

6、程序必须规范，管理措施必须具有可操作性。昆明院已建立了-•整套针对本单位生产性质特点的水电工程项目设计管理体系和规章制度，其内容覆盖了从设计合同管理开始到设计组织管理、质量管理、进度管理、档案管理等工程项目设计的各个环节、各个层面、各个阶段。这为工程项目设计档案工作依章治档提供了良好的外部条件，同时也要求了工程项目设计档案管理工作必须科学、规范,必须纳入工程项目设计管理之中，使工程项目设计管理与档案管理协调进行。这些制度贯穿于水电工程项目设计的各个阶段，从立卷归档的范围、原始材料的分类、归档组卷的要求、归档计划、档案保存及考核办法等方面都做出了明确的要求和规定。档案人员以这

7、些档案管理制度作为收集、分类、整理、归档、检查的依据，做好整个工程项目设计档案的归档工作。通过各项管理制度在实际工作中的贯彻执行，使我们档案人员深刻体会到建立健全规章制度，是做好档案管理工作的基本保证。一.实现设计档案管理与工程项目设计工作同步，是保证档案完整、准确、系统的重要措施大型水电工程项目设计分预可行性研究、可行性研究、招标和施工详图（技施）设计等几个阶段，设计档案管理工作与工程项目设计进度的同步管理,是确保工程设计档案文件材料完整、准确、系统和日后有效提供利用的具体措施。因为这些原始材料之间的内在联系，只