浅谈档案工作如何适应新形势需要

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1、浅谈档案工作如何适应新形势需要随着计划经济向市场经济转轨的大潮，我们的档案工作也发生了很大的变化。档案的社会功能已经从政治领域逐步向经济、科技领域发展，利用对象也主要由党政机关、群众团体发展到企事业单位、经济和学术团体，乃至整个社会。档案管理工作发展的规范化、现代化趋势，以及档案信息开发、收集、传播和资源共享的数字化、网络化发展的趋势，这都对我们加强档案管理、开发、利用提出了更高的要求。为适应新形势的需要，坚持搞好平时档案资料的收集、整理、归档、立卷工作，使档案在工作中发挥重要作用。一、档案立卷改革是新时期社会发展对档案工作的客观要求原档案立卷制度是20世纪50年

2、代我国档案系统在学习前苏联的基础上，逐步建立起来的，是与当地的社会生产力和科技发展相适应的。1987年，国家档案局颁布了《机关档案工作业务建设规范》，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位，正式将立卷机关档案室归档文件的规范整理方法确定下来，并在全国范围内推广普及。原档案立卷制度在推进我国档案工作制度化、规范化、标准化建设中起到了重要作用，但从多年的实践中看，其存在着不少弊端，最为突出的表现就是立卷过程过于繁琐、复杂、工作量大，效率低，且主观随意性较大，难以掌握；加之各机关立卷人员流动性较大，常刚熟悉立卷工作又被调岗，使得立卷方法“常讲常新”，归档文件整理工作质量往

3、往得不到保证，使得每年的立卷归档工作成了文书处理和档案管理人员的一项繁重劳动，这既降低了机关档案管理的效率，也给档案工作带来了一定的负面影响。随着我国改革开放的深入发展，档案工作的外部环境发生了很大变化。由原来的封闭型向开放型、由被动服务向主动服务转变。通过档案开放、编研等形式深化档案的利用，是目前较为先进的档案管理模式，也是档案工作的发展趋势。目前社会发展和科技进步、现代化、信息化观念的深入人心，以及计算机应用的日益广泛，为档案立卷改革提供了有利保障。因此，在新的形势下，如继续沿用原档案立卷方式整理归档案文件，将不利于机关办公效率的提高，不利于机关现代化建设进程

4、的加快，也不利于档案信息资源的开发利用。为适应档案管理现代化、机关办公自动化的需要，在借鉴传统立卷方法合理性的基础上，国家档案局发布了《归档文件整理规则》，弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的不足，进一步提高了档案管理工作的整体水平。二、加强管理、注重资料的平时收集资料的平时收集管理是档案齐全性、准确性、原始性的根本保证。所以在资料收集方面要注重做好以下工作:一是建立收集工作岗位责任制，使平时的收集工作落实到人，把收集工作的好坏作为考核档案人员工作好坏的标准。发挥档案人员的主观能动性，改变档案员只满足于坐等接收，别人交多少就收多少、交什么就收什么

5、的状况，采取各种有效措施，多渠道地把应该归档的档案材料全部收集起来，补充现有的档案资料，使档案信息不仅能反映机关内部管理的历史演变过程，而且也能全面反映市场经济在竞争中各环节的表现情况。根据档案管理的规则，按机构来分类组卷，责任到科，责任到人，及时做好平时的资料收集、整理，真正体现“简化整理、深化检索”的宗旨。二是明确归档的质量要求，归档要求是保证归档质量的重要措施和关键。收集文书档案、科技档案归档案卷的质量要求是：归档的文件应齐全完整；遵循材料的形成规律和特点，保持材料之间的有机联系，以及平常注重归档资料的行文规范，保证入室档案的质量。三是部门在规定时间进行整理

6、、立卷、并定期向综合档案室移交，保证各类档案信息能及时更新，充分反映其现实情况。四是及时对采集的数据、收集的文件采用自动化的电子扫描等方法，进行输入、校对、管理。对能形成档案的资料进行严格梳理，层层检查，保证原始材料的完整性、准确性和实效性，为档案管理工作全面转向网络化管理奠定基础。三、加大执法力度、强化档案管理为加强档案管理工作，促进档案工作为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规、制定本规定。通过实施《档案法》，发现当前还存在着一些问题：一是贯彻实施《档案法》发展不平衡，个别单位和部门的领导对档案工作不够重视，不能将档案工作纳入本单位领导的

7、议事日程，领导组织及各项规章制度不够健全，不能及时为档案部门解决实际问题。个别单位库房的防范措施落实不够，严重危及档案的完整与安全。二是有的单位各种门类、各种载体的档案至今还没有实施集中统一管理；有的单位档案室升级后，工作滑坡，甚至将原有的库房又挪作它用，有的单位不能按时间向档案馆移交档案。三是许多单位虽然制度上了墙，但执行得不太好，个别单位的档案人员身兼数职，事务多，业务素质不高，责任心不强。为了进一步强化档案执法监督力度，今后在采取检查的同时，不断充实和完善，建立档案执法监督制度，将档案工作搞得更好。四、积极开展档案编研工作，适应时代需求档案编研是对档案文献进

8、行研究与编