浅谈企业电子档案的风险管理

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1、浅谈企业电子档案的风险管理［内容提要］本文将风险管理理论应用于企业电子档案管理领域,从电子档案管理风险的主要表现及其控制风险的主要措施两方面阐述了企业电子档案风险管理的重要性、必要性和可行性。［关键词］企业电子档案风险管理曾在一篇关于档案方面的文章中看到加拿大电子文件专家露西安娜•杜兰蒂说的一段话：“过去十年产生的信息远远超过了人类历史上任何一个时代。但很有讽刺意义的是，信息时代产生的绝大部分信息比任何时代都难以提供利用。”又有联合国教科文组织发布的《数字遗产保护章程》中指出：“全世界的数字遗产正濒临丢失的危险。•除非这种上升的危险被加以注意，否则数字遗产的丢失是快速而无法避免的。

2、”这些文字让我再次想起曾在厦门档案局参加培训时老师举的例子：美国国家档案馆四万多份电子邮件不翼而飞；法国国家档案馆一批重要电子文件数据无法读出；前东德成千上万份电子文件名存实亡；厦门湖里区在举办某周年回顾展时因为部分电子档案和照片档案的缺失，而留下许多遗憾……等等，这些事例无不生动昭示着现代社会中电子档案管理方面所隐含的诸多后患无穷的风险，着实让人担忧。随着社会信息化的迅速发展，计算机、网络技术在各机关、群众团体和企事业单位普遍使用，电子档案的大量产生，给档案增添了新内容的同时，也给档案管理带来了新课题，那就是电子档案的“风险管理”。本文将从两方面着重阐述电子档案风险管理的重要性、

3、必要性和可行性。一、电子档案管理中存在的客观风险市场经济时代人们常谈论的一个观点之一：高回报高风险。恰恰成为了电子档案管理的真实写照。信息技术在给档案制作和管理方面给予了许多馈赠的同时也必然为之带来更多的隐患，这也是所谓的“高技术高风险”。第一、电子档案传统性风险及面临的新风险。作为新一代档案形式，电子档案在很多方面继承了传统档案的性质、任务、运行轨迹和管理方式，因此，纸质档案管理的传统风险并没有离去，几乎悉数被传承下来，如：由于管理失误赞成的文件缺失、泄密、检索不出来，以及各种自然和人为的损毁等依然存在。而电子档案却有其特有的新型风险，女th真实性受损，不可读取、电脑病毒的侵入等

4、现象接踵而至。因为电子档案是信息技术的产物，它在大大丰富了档案的表达形式、结构和性能，方便我们查找、阅读的同时，也把兼容性、安全性等方面更为复杂的技术难题和漏洞赋予了电子档案及其管理上。它在给档案的制作和传输及利用上带来了极大方便的同时，也给更改、截获、仿制电子档案带来更多的可能。第二、信息技术转型过程增加了电子档案管理的风险性。信息技术转型包括电子档案管理的环境重组和体制改革。而其中主要表现在两个方面：一是从空间层面上看，档案管理工作的分布由相对聚集转变为分散。在电子环境中，档案的生成、处理和流转功能是嵌入各个自动化业务系统之中的，对档案的安全监控、元数据捕获等工作分散在不同的业

5、务点上，这样，尤其在对那些“半成品状”的电子档案的管理过程中，一部分责任就会由专门文件管理人员转移到业务系统中每个节点上的处理人员身上，档案管理的疏漏和失误等风险就容易产生，并贯穿于整个档案形成环节中，对于后期可能造成一系列连锁反应，甚至于无法弥补。二是从时间层面上看，由于档案由某一特定的载体转变为相对独立的符号体系，电子档案的处理和传递可以由顺序推进转变为多向同步进行，这样档案管理中的某些问题就可能同时存在于不同节点上，其风险便由异时性转变为共时态。目前我们基本上仍然是采取纸质文件、档案与电子档案双轨制运行的双保险保存策略。并且一般都有采取多套备份的措施。那么，这时同一份档案的不

6、同载体形式及不同的备份在处理和保管过程中又可能出现不同的问题，甚至导致相互之间的不一致性，这样，在同一管理环节中的风险概率自然也会有所增加。对于上面存在的这些风险，我身为档案管理工作者深有体会。记得单位在搬迁新办公楼时计算机中心的数据库发生故障，某些数据丢失，牵连到档案室存于计算机中的电子档案也随之丢失，虽然之后也尽力弥补，但因为电子档案的更新速度很快，与当初备份的数据有所出入，所以至今仍存在着缺陷，造成无法弥补的后果，从而对后期的电子档案查阅及利用造成了一定程度的影响。二、电子文件、档案风险管理的应对措施第一、人人应有风险意识。风险存在于电子档案管理的方方面面。一旦发生不良后果，

7、其损失难以估量。许多机关、企事业单位的领导和一般工作人员往往更关注的是档案的现行效用和运行效率，很大一部分档案管理人员则主要留意档案是否及时归档，更有甚者一些档案工作者仍然将生成、处理、保存和利用电子档案看作是一件极为平常的事，很少有人瞻前顾后，居安思危，更别说有意识地从全局、全面防范和控制风险因素的威胁。常常是不良后果成为现实时，比如档案丢失、数据读不出来等等现象出现后才开始着急，想办法。日常生活中这样类似的许多例子让我们充分地领教了电子档案面临的各种难题和麻烦。凡