采购作业指导书【终稿】

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1、成都木稿鞋业冇限公司文件标题采购作业指导书文件编号版次制订部门营运管理部制订日期073x/a〉.8.7.页码PAGE4/NUMPAGES51•目的为规范商品采购管理的作业，使得采购管理运作合理、有序而制订本指导书。2.范围适用于公司采购管理整个作业过程。3.作业内容3.1公司营运部经理根据市场销售趋势和公司口身的销售能力制定公司年度销售计划。3.2各店铺根据销售需求，以《商品补货单》的形式提出中请，营运专员根据丿占铺补货情况捉出采购申请。采购下单后，回复营运专员具体交货日期。3.3采购专员列入采购计划并根据相关资料（销售计划、营运专员提供之商

2、品排行，相关追单资料及公司、店铺库存量）确定订、补货单•的尺码、数量、颜色，并填写订、补货单呈报上级主管。在填写'订货单'（附件1）时要详细填写:厂商名称、订货日期、交货H期、商品型号、原厂编号，皮质、颜色、尺码、数量、合计数量及相关质量要求，并签名，呈报营运管理部门经理审批。3.4将订货单传至采购部相关人员。其屮订货单4联：白联给财务同时复印一份交给仓库，红联采购留。黄联和绿联交采购部并由采购部和关人员与供应商确认订货单生效及交货日期。补货时4联：口联知悉营运专员并转给财务，同时复印一份给仓库，红联采购留，蓝联和绿联交采购部。3.5采购部根

3、据厂商报价，进行核价，报备。首单下单，制作商品订货单（附件2）（具体包含厂编、公司流水代码、订单量及相关订单要求说明等），经部门经理签核后发单采购部。3.6采购通过电话或其它方式（寄货登记表及出货单的传真件）追踪供应商在指定时间内交货。3.7商品到货后，根据供应商所提供的确认样对商品进行抽样检验，并作抽检记录，如冇问题（皮质差异，颜色差异、款式差异、数量差异）立即报备到公司上级主管以便及早处理。3.8商品采购填写商品残疵鞋报销凭证，包括商品名称、报销数量、单价、合计金额及经手人等。3.9每月12号前提供一次供应商交货明细及合计交货总数量至财务

4、部，并随时与采购部核对供应商交货明细，口报备知悉财务部门。3.10通过对商品的抽检及店铺人员的反馈收集商品质量信息。如发现质量问题：（1）可直接在当地处理，请当地营业员处理，（2）不可处理，知会店铺退公司总部进行处理，采购专员与采购部询问有关处理方式，如无法处理即可返采购部，由采购部洽谈退供应商事宜。3.11顾客维修鞋3.11.1针对各店铺顾客维修鞋，询问是否在三包期间以内？店铺人员事先报备公司营运主管主管，经确认后：（1）可当地直接维修，将维修费用及维修单（含顾客姓名、顾客电话、维修商品名称及尺码，维修原因以及维修费用等）传真回公司采购专员

5、处。（2）不可当地维修，直接通知维修店铺寄公司，一并附上'商甜调度单'（附件3）（含顾客姓名、顾客电话、维修商品名称、尺码、交货日期、维修原因以及维修费用等）。维修鞋返公司后确认完全不可维修的，知会采购部直接与生产厂商联系，并退返厂商。（3）如此维修鞋在三包范围以外，可维修Z则与顾客协商酌情收取成木费。（必须将小票或发票一起寄回）3.11.2针对专柜之维修鞋，可现场维修之，但无原装配件，事先与公司总部采购专员电话联络，经确认有此配件后，由采购专员直接寄予相关店铺，（可随公司大货发出并冋复此配件预计到达店铺时间）。3.11.3针对各店铺Z维修鞋

6、，每月30口前统计一份维修明细表（含：维修商品名称、收货口期、出货FI期、营业员签名、顾客姓名、顾客电话、维修说明、运费、维修费、厂商名称、厂商维修率占比、专柜维修率占比等）。3.12顾客资料卡（附件4）3.12.1针对各店铺传回之顾客资料卡，整理满元之顾客资料单（含顾客姓名、顾客出生年月、顾客说细地址、顾客电话、购买商品名称及金额等）输入电脑，于毎刀初统一查核各区域有无本刀出生之顾客，汇总之后，与本月生日之顾客电话联络确认真实姓名、地址后，寄予顾客生日礼品一份（含VIP卡一张，感谢信一份、精美礼物一份等），并与寄物单位询问预计到达时间，在此

7、时间后屯话咨询相关顾客是否冇无收到礼品及礼品发放效果调查。3.12.2根据顾客资料卡录入情况，每周统计一次，查看顾客购买商品是否集分冇达分以上者，并列岀表单一份呈报上级主管部门，以便寄予相应礼品（寄出方式同上）。3.12.3针对一些经常使用木品牌VIP卡之老顾客，可提供一些相关产品信息资料（如某区域有新品上市或特卖会等），也可采用电话、信件、传真、Email形式问卷调杳，了解顾客对我品牌Z建议、需求、期望、满意度等反馈到采购部分及上级主管部门。3.12.4针对本品牌之客诉问题要及时处理，将客诉产生之原因归纳总结知会商品采购部，以免在H后的采购

8、及生产过程屮重复出现此类情况，冃一并记录在“客诉一览表”上。3.13•商品配货工作处理：（!）全面掌握各店铺名称、位置、面积、样品容量、库存容量、地区消费特征等基本