浅谈如何做好电算化会计档案管理工作会计毕业论文

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1、浅谈如何做好电算化会计档案管理工作会计毕业论文　　　　随着我国会计电算化的推广实施会计电算化事业得到不断发展会计电算档案的管理作为单位会计基础工作之一在实际工作中有一些环节需按新的变化做出调整那么实施电算化后如何做好会计档案的管理工作呢除了按照《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》等规定外应该结合企、事业单位会计电算化工作的具体实践形成一套适应本单位的会计档案管理办法及制度　　　　会计电算化的出现使传统会计档案的内涵和外沿均发生了变化对管理工作提出了更高的要求只有掌握电算化会计档案的特点才能管理好会计档案；同时管理好电算档案才能充分发挥电算化信息系统在单位经营管理中的作用　　　　一、会

2、计电算化会计档案的特点　　　　众所周知传统的会计档案主要是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料是记录和反映经济业务的重要史料和证据现在财务人员采用无纸化办公形式所有日常工作均在计算机上完成会计信息的管理有以下一些显著特点：　　　　第一电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵表现突出的是存储的范围和领域扩大了它不仅保留了传统意义上的纸介质会计档案而且还新增了存储在磁性介质或光存储介质上的会计数据　　　　第二电算化会计档案的存贮和调用具有很高的技术要求传统的会计档案具有直观可视性而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用　　　　第三会计电算化档案

3、具有多形式的载体不仅包含通过打印等输出的传统意义上的会计资料信息载体纸张更主要的是磁盘、光盘、存储芯片　　　　第四会计电算化档案具有易遭破坏难留痕迹的特点同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响因此对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高　　　　第五电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关随着单位使用的会计软件的升级新软件对原会计档案的兼容应于考虑即会计电算化档案更需要科学地管理　　　　二、如何做好电算化会计档案管理工作　　　　为了更有效地做好电算化会计档案工作我们必须根据电算化会计档案的特点分别做好会计档案的输出、管理与保存、利用等方面的工作　　　　第一做

4、好电算化会计档案的输出所谓电算化会计档案的输出是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度）把计算机系统中的所有会计数据打印拷贝存储到存储介质上从而形成脱离于原计算机系统的会计档案平时采用计算机打印输出会计凭证、银行日记账和现金日记账并把打印的活页账装订成册总账及一般账簿可按年打印年末应把完整的账套数据备份出来存入光盘或磁盘另外还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册　　　　第二做好电算化会

5、计档案的管理与保存由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的根据这些信息载体的物理特性在形成这些档案时应采用双备份法进行数据的备份并且在每份备份上注明形成档案的时间与数据文件容量、版本型号并贴上写保护字样存放在两个不同的建筑物并选择远离磁场、防火、防潮、防尘的场所等对采用磁性介质保存的档案要定期进行检查定期进行复制如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失造成无法挽救的损失　　　　此外还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同这就有可能产生用现在的高版本软件不能查阅调阅原会计档案或

6、者产生某些预料外的错误因此建议在系统管理员配合下会计电算化档案除保存各版本的原备份账套外还应保存其升级后的会计账套二者的一致性是非常必要的　　　　第三做好电算化会计档案的利用在长期开展会计电算化的过程中随着软件系统的不断升级我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的账套恢复功能进行调阅即可；二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致此时可以在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统然后再进行调阅也可对原版本会计账套进行升级但这会受软件功能设计的限制不能保证完全成功　　

7、　　三、电算化会计档案的整理与再利用　　　　电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析并进行科学预测从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据另外还可以得出本单位、本部门、甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势使决策者在遵循市场经济规律的前提下制定出适合自身发展的行为规范改善经营管理、提高经济效益我们还可以利