会议管理和邮件管理

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1、会议管理和邮件沟通MeetingManagementandEmailCommunication第二单元会议前的准备--会议目的--会议日程表--会议日程表练习课程内容第三单元会议的召开--什么是会议主持人--会议主持人的职责--会议主持人的相关技能--会议主持练习课程介绍第一单元会议管理的再认识--会议现状评价--会议的重要性--哪些会议可以取消--会议模拟:大客户会议第四单元会议后的管理-会议纪要-项目进度报告第一单元：会议管理的再认识会议管理MeetingManagement1、评价目前的会议状态2、会议的重要性3、哪些会议可以取消4、会议模

2、拟：大客户会议Yourtopfivepainsinmeeting？会议的重要性据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美圆。另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。为何开会传达信息解决问题进行决策团队建设/营造氛围这样的会议可以不开没有明确主题没有充分准备重要人士未出席可以有替代方案会而不议议而不决如果想开好会议KISSKeepitsimpleandshort!练习#1：大客户联谊会背景时间安排每人5分钟每组15分钟

3、请找出一位主席主持会议请共同找出团队答案会议管理价值观/文化团队合作原则会议程序PDCA管理循环/会议实施管理硬环境会议管理规定/表格/信息管理会议目的软环境人际沟通，冲突管理，领导模式会议管理前的再认识请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?第二单元：会议前的准备会议管理MeetingManagement1、会议目的2、会议日程3、练习：会议准备练习WhatWhyWhoWhenWhereHow5W1H如何开会会议之前这次会议打算实现什么目的？为什么要开会?邀请谁参加?何时?在哪里召开最好?应该先准备哪些资料给参加开会的人参考?是否要求开会者事先

4、准备某些特定资料?安排会议日程确定会议的目的，方式，时间，场地确定需要参加会议的合适人选制定议程表避免使会议日程表过于简单或是模棱两可确定议题是“用来传递信息”、“用来讨论”，还是“用来决策”的就有关信息和议事日程提请参与会议者注意议题的顺序/时间安排如果可能的话，尽量将会议控制在两个小时之内会议日程表上标上开始和结束时间为了避免会议超时，可以将其结束时间安排在午餐前或是一天的工作结束之前将所有的议题都事先考虑一遍会议日程表应该包括用一句话来阐述会议的主题的标题对会议要达到的目的进行阐述的一句标题对会议所需时间的估计参加会议的合适人选会议的开始和

5、结束时间会议地点会议日程表简单范例目的：针对销售人员配备汽车的问题进行讨论。目标：决定是让销售人员租用、购买公司的还是他们按行驶里程付费。所需时间：60分钟到会人员：财务经理、销售经理、行政经理、销售副总裁时间/地点：上午9:00-10:00；董事会办公室日程安排：练习#2公司拟发展XYZ公司做为明年的战略性客户，并争取到了邀请他们要来工厂参观，他们此行的目的是来做第一次的供应商评估，以筛选出可以考虑的生产工厂，你们是负责此次工作的人，你们会如何召开准备会议？请发出会议邀请通知请做出会议前准备工作清单时间：20分钟GuidelineforMeet

6、ingManagementBeforeMeeting1.Usecalendartoschedulemeeting2.UseMeetingRequesttosendmeetinginvitation3.Chooserightpersonandconfirmattendanceformeeting4.Goodpreparationofmeetingorganizerandparticipants,anddetailagendawithclearroleandresponsibility.5.Makecleararrangementoflogistic

7、ssupportsinmeetingnotice.会议前的准备请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?第三单元：会议的召开会议管理MeetingManagement1、什么是会议主持人2、会议主持人的职责3、会议主持人的相关技能4、会议主持练习EngagementRelevancyPrepareSafety会议主持人的角色EngagementRelevancyPrepareSafety需要被积极地参与到会议中NeedtobeactivelyinvolvedinthemeetingSowhatcanwedo?会议主持人的角色EngagementRe

8、levancyPrepareSafety不喜欢浪费时间希望知道随后会发生什么希望知道每一个步骤的目的Sowhatcanwedo?会议主持