邮件礼仪及邮件管理技巧

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1、@组QCC活动邮件礼仪及邮件管理技巧——@组QCC活动方案背景撰写邮件时，您是否考虑过该注意哪些邮件礼节？发送邮件时，您是否评估过邮件发出后可能产生的影响？不断收到新邮件到达的提醒消息，您是否会着急？面对几十甚至上百封未处理邮件，您是否会乱得毫无头绪而烦躁？长篇大论或无头无脑的邮件会增加不必要的沟通和协调，或得不到回应和重视；充满情绪化语言、随意群发的邮件，会造成邮件相关人的误会或关系恶化；面对繁多和无头绪的邮件，往往会影响您的心情进而影响工作效率。没关系，参与我们的活动吧，让我们来帮您管理您的邮件。本着步骤简单、操作方便的原则，我们将为您提供一些邮件礼仪和管理邮

2、件的小技巧，希望能增进您与收件人的沟通和交流，轻松地管理邮件，高效地完成工作。第4页共4@组QCC活动邮件礼仪——@组QCC活动方案（1）一、攥写1、内容简单明了：尽量简单扼要、条理分明，让对方一目了然，避免长篇大论。2、语意清楚：段落分明、语意清楚连贯，避免跳跃性表达，以免对方产生误解或摸不着头绪。3、避免情绪化用词：慎用“！”惊叹号“？！”和“！！！！！”除非是需要给对方以强压力的场合。情绪不好时建议不要写信，此时语意的表达上可能会较激烈；另外，每个人的背景不同，对文字表达的认知也有所不同，所以在文字的使用上，需要小心斟酌。4、适当的引言：在信件往返之间，保留

3、适当的引言，有助于提醒收信人上一次双方谈话的内容；但若引言太多太长的话，则可能会造成对方的困扰。5、尽量使用项目符号或编号来编写邮件：因为1)2)3)4)5)；所以1)2)3)；请您1)2)。非常清晰，方便收件人解码和理解您的意图6、正确处理附件内容：如果附件内容允许，则应当在邮件正文中粘贴内容；应考虑收件人是否愿意承受打开一个或多个附件的麻烦。7、记得署名：对不同的收信对象，可能会有不同的署名。但无论如何，在信件最后署名，以表示对对方的尊重。8、文法/错别字检查：在邮件寄出前，最好自己从头到尾先检查一遍。有没有文法错误、语意不通或是错别字的地方，尽量不写生僻字、

4、异体字。尤其是写给上司和客户的邮件，更要特别注意。二、发送1、正确地选择“主送”和“抄送”：“主送者”应该是涉及事务并需要发表看法的；“抄送者”是应了解此事的人，横向沟通时，应包含沟通双方的直接主管。1、慎用群发功能：只向确实需要了解信息的人发送邮件。2、礼貌提醒：如果收到无用的邮件，应向发件人发出礼貌的提醒，通知他以后无需将此类邮件发送给你。3、主动终止邮件的来往：第4页共4@组QCC活动可在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。4、及时回复邮件：无论在什么情况下收到对方发来的邮件后，都要及时予以回复或告知，这既是对对方的尊重，也

5、是提高工作效率和减少工作失误的重要一环。邮件管理技巧——@组QCC活动方案（2）方案说明：参与活动的会员根据自身工作性质选择其中一种，按所提供的步骤执行。方案一：TakeItAway!该方案最简单，每天就一个动作：Takeitaway!随时将处理过的邮件从“收件箱”拉到“已处理”文件夹里，适合所有人。步骤：第一步：在个人文件夹目录下建“历史邮件”；在“收件箱”目录下建另一个子文件夹“已处理”（如右图）收件箱：未读；或已读，需要关注的邮件；已处理：当天或当周内处理掉，暂时不关注；历史邮件：已经处理，不再关注，从“已处理”中归档过来的邮件，可以自定义，建立子文件夹，每

6、周或每月归档一次。第二步：随时浏览“收件箱”这个大文件夹里的新邮件，已读后，根据第一步的分类规则：还需关注的，暂时放在“收件箱”（最好不要超过3天）；无用或无需存档的，直接删除；不再关注但需存档的，马上移到“已处理”这个子文件夹随时TakeItAway！就这么简单。说明：无需建立过多的子文件夹，“已处理”和“历史邮件”足矣！今后如需查阅，利用高级搜索功能查找即可。方案二：建立邮件规则，当Outlook接收到邮件时，按照邮件规则自动归类。第一步：可以按组别，按职位等分类，根据实际工作情况，选择邮件来往比较多的单位建立文件夹。例如：（右图）该规则适合工作面向公共组的如

7、Leader/PM,QA及测试等。第二步：建立邮件规则：　　单击“工具”菜单下的“规则和通知”，在“电子邮件规则”对话框中单击“新建规则”按钮，打开“新建邮件规则”对话框，默认“开始由模板创建规则”。第4页共4@组QCC活动　　在步骤1中选择模板：选中“将某人发来的邮件移至文件夹”；　此时在“步骤2：编辑规则说明”中就出现了带下划线的链接，单击这些链接就会打开对话框，让你选择或输入对规则的说明。对本例来说，单击“个人或通讯组列表”，会打开“规则地址”对话框，让你键入或直接从列表选择已有的信箱账号；单击“指定”，会打开“规则和通知”对话框，让你选择邮件收到后“移动”

8、的目文件夹