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时间:2019-05-25
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1、职场电子邮件礼仪现如今,可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职业人士,还拥有使用公司域名的邮箱。职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别,存在着职场邮件礼仪方面的新问题。据统计,如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封,但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Emai
2、l,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。关于主题主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1.一定不要空白标题,这是最失礼的2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题3.标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如
3、“*!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RERE一大串。关于称呼与问候1.恰当地称呼收件者,拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自
4、己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dearxxx”,显得很熟络。2.Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”;结尾常见的写个BestRegards,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。1.Email正文要简明扼要,行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行
5、文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。2.注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的
6、说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4.一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。6.合理提示重要信息不要动不动
7、就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻BusinessEmail不是你的情书,所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合,比如现在-:)附件1.如果邮件带有附件,应在正
8、文里面提示收件人查看附件2.附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时4.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用6.如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送,语言的选择和汉字编码1.只在必要的时候才使用英文邮件英文邮件只是交流的工具,而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有
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