基础邮件礼仪

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1、基础邮件礼仪正确使用收件人、抄送、密送收件人：是这封邮件的直接目标对象，理应对该邮件进行回复或响应的抄送：是只需要知道这件事，没有义务对邮件予以响应，但是也可以回复此邮件密送：即收件人是不知道你发送给了密送的人。这个会主要用在非常规场合若发送对象包含多人，排列可以按照部门/职位等级从高到低等等排序只给需要信息的人发邮件，不要占用他人的资源主题要提纲擎领1、主题一定不要空白标题，这是最失礼的2、标题要简短，不宜冗长3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切记使用含义不清的标题，例如“月报”，“春节”等等4、一封邮件尽可能只针对一个

2、主题，不在一封邮件内谈及多件事情，以便于日后整理5、可适当运用“重要邮件！”“紧急！”等来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“重要”“紧急”之类的字眼6、回复邮件的时候，应当根据回复内容需要更改标题，不要“回复，回复一大串”7、主题一定不要出现错别字，否则会给大家留下很不好的负面印象恰当使用称呼与问候1、邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼“大家”“all”如果清楚职位，则可以按职位尊称对方，如“XX经理”，如果不清楚职

3、位，也可称呼“XX先生”,“XX小姐”，但前提是不要把性别弄错2、邮件开始的问候，最常见的有“Hi”“Dear”“你好”“您好”邮件结尾最常用的就是“祝您顺利”“祝好”“BestRegards”恰当使用称呼与问候1、邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼“大家”“all”如果清楚职位，则可以按职位尊称对方，如“XX经理”，如果不清楚职位，也可称呼“XX先生”,“XX小姐”，但前提是不要把性别弄错2、邮件开始的问候，最常见的有“Hi”“Dear

4、”“你好”“您好”邮件结尾最常用的就是“祝您顺利”“祝好”“BestRegards”正文简明扼要，行文通顺1、邮件开头的1-3行就应简明扼要说明此邮件是关于什么的2、把邮件最重要的部分放在最前面，关键数字或者语句也可以通过字体或者颜色标注出来3、清晰说明需要收件人采取什么行动，以及相应的时间、要求。若事情复杂，最好用1、2、3、4等数据有逻辑的清晰表述出来，每个段落不要太冗长4、在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟又撤回或者补充更正5、合理利用图片和表格来辅助阐述6、选用合适的字体及大小。常用的字体是“微软雅

5、黑”，字号是“五号或者10号”附件1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2、附件文件应按照有意义的名字命名，最好能够概括附件内容，方便收件人下载后管理，尽量不要有“新建文件夹”这种附件3、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件4、如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用结尾签名1、每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。2、签名信息不宜过多，最好与公司统一3、签名字体不宜过大，最好比正文字体小一些邮件回复技巧1、按照对方邮件中说明的问题，时间回复，回复内容要条理

6、清晰2、不要就同一个问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式3、要区分【单独回复】和【全部回复】如果只需要单独一个人知道的事就单独回复如果是邮件问题做出结论性的响应，且其他人也需知道，则选择全部回复4、若此邮件无需对方回复，则在邮件末尾写上“仅供参考，无需回复”其他注意事项1、跨部门邮件，需要抄送收件人直接上级和你自己的直接上级2、请跟着最后一封回复邮件继续回复，无需创建一封新的邮件3、重

7、要沟通邮件，在发送邮件后最好电话或者其他方式告知对方引起关注THANKS