XX地产集团公文管理办法

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1、XX地产集团公文管理办法为使集团公司的公文管理工作规范化、科学化，特制定本办法。第一章发文办理第一条正式发文需填写发文稿纸，发文稿纸上需包括拟稿、核稿、打印、校对，需注明发文字号、缓急程度、秘密等级、份数、附件、主题词、标题，需明确主送单位、抄报及抄送单位，签发人同意签发后方可用印、登记及分发。第二条集团公司发文字号的确定及顺序编号由总裁办文印室负责。第三条草拟公文应当做到：（一）符合公司的管理制度规范及其他有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和

2、与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“（1）”。（七）公文中出现的计量单位应当使用法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿伯数字。第四条

3、拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。第五条集团所有发文应按照以下流程签发：部门拟稿、校对后报分管的公司领导签署意见，经总裁办主任审核后报董事局分管领导签发。第二章收文办理第六条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第七条各部门收到来自外部的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，重要事项要及时报公司领导并提出相关意见。第八条对

4、于公司领导批办的各类公文，秘书或前台文员要及时下发到相关部门，并做好催办工作。第三章公文归档第九条公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）归档。个人不得保存应当归档的公文。第十条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。第十一条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案管理部门移交。第十二条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第四章公文管理第十三条公文由集团总裁办（地区公司及下属公司为行政人事部）统一收发、审核、印刷、装订，

5、由监察室或行政人事部负责用印、归档和销毁。第十四条公文管理必须严格遵守《XX地产集团保密制度》，所有公文不得擅自翻印，不得私自带出办公区域。第十五条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第十六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经公司领导批准后方可销毁。第十七条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销；其中，销毁绝密公文应当进行登记。第十八条　集团公司机构调整时，全部公文应随之进行合、分管理；需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交集团档案管理部门；工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公

6、文按照有关规定移交、清退。第十九条　各地区公司及下属公司的公文管理可参照本办法执行。第二十条　本办法由集团总裁办负责解释，并自发布之日起施行。附件一：公文种类、格式及行文规则附件二：公文主题词标引规范附件三：XX地产集团有限公司公文发文标准格式附件四：会议纪要标准格式及行文要求附件一公文种类、格式及行文规则一、公文种类XX地产集团常用的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）通知适用于批转下属单位的公文，传达要求下属单位办理、周知或者执行的事项等。（三）通报适用于表彰先

7、进，批评错误，传达重要精神及情况。（四）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况或答复上级单位的询问等。（五）请示适用于向上级单位请求指示、批准。（六）批复适用于答复下属单位的请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函适用于不相隶属部门或单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议精神和议定事项。二、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄报及抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。（一

8、）涉及公司机密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“秘密”、“机