《麦肯锡会议管理》PPT课件

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1、麦肯锡咨询方法有效会议的召开开会是挺麻烦的事情。有人说所谓开会就是人们大声说话却又说不出什么来，最后所有的人都不同意别人的意见；也有的人说开会就是你做会议记录的同时，虚掷了几个小时的时光。开会是商界中最昂贵的一种交流活动。许多专业人士发现他们每周有一半时间花在各种会议上。既然花这么多时间在开会上，人们就希望在这个高科技时代，会议过程能够接近完美。然而人们似乎也都下意识认为，大多数会议都是浪费时间、效果欠佳、劳而无功。以下图标提供了一个有效会议召开的清单，以利于咨询顾问们规划一个良好的计划，积极地推动、发现和解决问题，以便向好的方向发展，最后经

2、过反思和评估使会议效果不断得到提高。1、目的应该说明为什么需要开会。请完成以下句子来说明会议的目的：“会议的目的是为了……”2、结果使会议有了中心议题，因为它预期会上将会共享那些信息、将会做出什么决定以及采取什么行动3、计划指实际的会议议程，包括领导人、会议内容、共享信息、会议过程以及会议时间会议的目的是什么会议预期的结果是什么有没有必要通过开会来达到上述目的和结果有没有开会的替代物存在谁应该参加会议被邀参会者之间有什么关系会议的计划是什么可能会有什么意想不到的问题发生制定一个“POP”：目的、结果、计划会前要问的问题：会议计划分派角色使会议

3、顺利进行。比如:主持人：客观的引导会议共同主持：帮助主持人书记员：用活页挂图标出会议决定或行动笔记员：记录决定或行动，与别人分享观察员：使会议得以持续并作会后评估计时员：监督会议时间，避免议题分散其他：根据需要决定是否让其他人参会制定程序规定参会者在会上如何表现，使会议始终重点突出。所有人必须参加争论应对事不对人按时开始和结束一次只有一个话题保密性对会议进行评估积极推动战略花几分钟进行签到，让参会者一开始就参与进来。这是价值非凡的交流阶段，为整个会议奠定了基调。试试下面的方法：1、5分钟非正式谈话时间2、两人一组讨论预定议题3、所有与会者交流

4、业务关注点和好消息特定区域是记录重要项目的一个可视空间，但它与当前议题无直接关系。特定区域与停车场中的汽车一样，它是转移到下一个地点的重要工具，但它对于目前的场所（或者当前的会议目的）没有意义。指定一个书记员在活页挂图上记录议题。如果没有精心计划，做演示有可能做得费力不讨好。请遵循以下程序，以确保你的想法的质量和重要性：将演示与讨论分开来只有在演示的过程中允许澄清问题向与会者提出需要深入思考的问题你同意/不同意哪些观点如何改进提议提出了哪些新问题会前任务指的是开会前参会者就要完成的任务。布置任务时，应遵循以下规则：解释会议的重要性给出足够的准

5、备时间给出清楚的指示（如阅读、分析等）强调要在会前完成只布置那些你确定会上要用到的任务计划好在会上运用这些已完成任务的过程布置会议小组的工作流程方案：进行小组讨论分成任务相同的小组，报告结果分成任务不同的小组，报告结果重点突出，简短地报告结果为思考留出时间小组活动的过程决策过程布置会议的工作对十人以的会上来说非常有用，它还可以有效地缩短会议时间，并达成最优结果。确定会场要求确定布置小组的规模计划该小组的人员组成确定布置会议小组的工作流程关于活页挂图的建议：如果可能，将参会者说得话都记下来让不同的人来充当书记员保持所有的信息都可视化（用挂图）当

6、想加入自己的想法时，要与小组商量诠释别人想法时要征得人家同意划出并利用特定区域用不同的颜色打印出来的图标要清晰活页挂图的重要性表现在：使会议重点突出免去参会者记笔记之苦后来者也不会漏掉重要内容去除人为因素对笔记员有帮助保持会议过程的可视性和人情味几个彩色笔和一个书记员就会让你轻松描绘出一幅会议络脉图处理纠纷：承认人的感情不可能被真正排除在会议之外，所以应让其公开表达出来。保持中立。尊重人们表达情感的权利并鼓励他们表达出来。首先要理解别人，然后再寻求别人理解。要在这方面做出表率。处理感情可遵循以下方式：遵守沉默规则（沉思默想时间）会间休息就卡片

7、上的问题进行沉默的脑袋风暴充分交流每一人的关注点积极进行小组讨论，互通信息确认有争议的领域、共识以及消除分歧的办法回到原先讨论的议题或目标上再次集中讨论最初的主题或目标帮助性行为：提建议：“……怎么样？”建设性：“将戴安娜的想法建立在……”寻找信息：“请描述……”寻求不同方案：“肯尼，你认为怎么样”提供信息：“这是我的报告……”给出意见：“我认为……”不同意见：“我不同意罗恩的意见，因为……”总结：“概括以下这个问题……”尝试理解：“我听到你说……”尝试达成共识：“有多少人同意”鼓励：“说说关于这个问题的更多想法……”协调：“我们同意什么”检

8、查表现：“我们团结的程度如何”设定标准：“我们需要做出决定，通过……”消除紧张：“之所以幽默是因为……”诠释：“我听到你说的是”解决问题如何对付违规行为：1、问题出