《项目会议工作》PPT课件

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1、项目九会议工作胡锦涛、江泽民、吴邦国、温家宝、贾庆林、曾庆红、吴官正、李长春、罗干等出席开幕会。你喜欢开会吗？你讨厌开会吗？为什么？结合你参加的班会、学院会议、学校会议等谈谈自己的看法。开了几个会？为会议花掉多少时间？因为开会达成几项共识？因为开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会耽误多少工作？算算看，你一周内总共：以讲话传达讲话，以会议贯彻会议，以文件落实文件你如何看待“文山会海”现象？会议管理大多数的单位在会议里决定其基本走向……花在开会上的时间越来越多……开会的频率越来越高……每天都在开会，您会开会吗？——调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议

2、总是居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。为什么要开会？1．会议是一个集思广益的渠道图1-1集思广益图会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。会议的意义2．会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。3．会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。

3、随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。开会的目的开会让您…小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作，公平合理但开会也让您…工作时间被分割人多口杂，讨论耗时晚上加班特殊问题还是个别沟通没有产能别人发言比自己开口多Delay重要工作或客戶任务一会前筹备[学习要求]●会拟订科学合理的会议筹备方案●会制发各类会议通知●会根据实际需要选择和布置会场●能够做好会议资料、用品、礼仪等准备工作第一节准备

4、会议方案一、情景案例二、基本知识（一）拟订会议筹备方案1．会议的主题2．会议的名称3．会议的时间4．会议的地点5．会议的议程、日程、程序6．会议的出席范围7．会议的经费预算8．会议的筹备机构9．会议的食宿安排（二）拟订会议的应急方案（1）人员问题（2）场地问题（3）设备问题（4）资料问题（5）健康与安全问题（6）行为问题三、技能训练■训练按照不同的标准，可以将会议分为不同的种类。请课下通过多种途径收集会议种类的相关资料，了解会议种类的常识。■训练请讨论分析什么样的地点是召开会议的理想之处？请课下通过网络搜索引擎查找一些会议地点的信息并下载下来作为资料留存。第二节制发会议通知一、情景案例

5、二、基本知识（一）会议通知的拟写1．标题2．通知对象3．正文4．落款5．回执（1）会议时间（2）会议地点（3）会议内容（4）参会对象（5）其他事项（二）会议通知的发送1．明确通知发送对象5．落实回复确认环节3．把握通知发送时间4．准确书写通知封筒2．选择通知发送形式三、技能训练■训练1××公司准备在2006年1月10日至11日在××省××市××××酒店召开2006年订货会议，于2005年12月20发出会议通知。会期为2天，1月9日报到。报到地点在××××酒店1506房。请各地重要经销商参与，食宿费用自理。请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。■训练2请分析下面这份会议通知（邀请函）存

6、在什么问题，并做修改。第三节布置会议场所一、情景案例二、基本知识（一）会场的布局1．相对式2．全围式3．半围式4．分散式（二）座次的排列1．主席台人员座次排列2．其他人员座次排列（1）横排法（2）竖排法（3）左右排列法3．座次标识（三）会场的装饰1．主席台的装饰（1）会标（2）会徽2．会场背景的装饰3．色调的选择（四）会场的设备·音响布置·声像布置·其他布置三、技能训练■训练1请根据基本知识中的介绍，在老师的指导下，分别画出常见的会场布局示意图，课下并将其制成电子文档形式。■训练2请通过实地观察（如学校的会议）或间接观察（如电视上的相关新闻）来感受不同的会场布局的区别。■训练3请虚拟一

7、份某次会议的主席台就座人员的名单，然后按照就座人数为奇数、偶数及前后双排等不同情况，画出主席台示意图。第四节其他准备工作一、情景案例二、基本知识（一）准备会议资料1．文件性资料2．服务性资料（1）程序文件（2）参考文件（3）管理文件（4）指导文件（5）主题文件（二）准备会议用品1．必备用品2．特殊用品（三）制发会议证件1．会议证件的内容2．会议证件的制作（四）邀请会议嘉宾（五）安排礼仪服务1．选择礼仪服务人员2．分解工作程序3．培训礼仪服务人员