档案管理及应用(讲座用)

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1、文档的管理与应用丁亚秀2007.09.07第一部分文档的重要性一、从宏观角度上讲，文档即是重要的工作成果，更有助于公司在管理水平方面的提高。二、从屮观角度上分析，文档是管理口标属性的良好诠释。三、从微观角度来看，文档对于管理人员素质的提升是大有裨益的。比如项目文档，从内容上进行区分，可分为“成呆文档”和“过程文档”两大类：“成果文档”作为项目可交付物的一个重要组成部分，其重要性口然不言而喻，没有这些文档，整个项目是划不上句号的。（竣工文件、竣工图纸、政府职能部门竣工验收并批复文件、房屋交付使用文件、决算文件）“过程文档”主要记录了项目管理进程中的各种信

2、息，为项目管理人员进行工作安排捉供科淫的决策依据（管理人员可以从文档的信息屮总结、归类出重点、难点、问题、优势等，这样才能真止地对项目运作的正常运作起到促进作用），以保证项目冃标的顺利实现；另一方面，“过程文档”也是公司最为宝贵的文化资产，通过对“过程文档”进行归纳和分析，管理者可以对每次项目的成功经验和失败教训了然于胸，从而使后续同类项目的运作更加冇的放矢。在进行项目管理时，有些企业在快速发展阶段，往往会出现一个通病：认为文档没冇产生看得见的、实质性的经济效益，领导层及管理者对文档不够重视，使得许多的决定只凭口头叙述，缺少足够的文字记录作为实施的依据

3、，以至出现问题吋往往显得无所适从，有的会造成被动局面或经济损失。从本质上讲，文档强调的是一种规范化管理，要求管理人员利用书而语言进行沟通表达，清晰、明了且有凭有据地指引各项工作的止常运作。第二部分文档的分类前期报批类土地开发筹资建设与有关问题的请示与批复项冃建设立项的申请报告及批复规划指标论证悄况的报告勘设红线图（选址）建设用地中请表、预审意见、建设用地批准卩、用地呈报文件国有土地使用权出让合同书建设用地规划许可证、附件及附图国有土地使用证工程地质勘察报告宗地测绘资料、征地放样资料灰线报验材料（含定位、±0.00检测略图）景观分析报告日照分析报告方案设

4、计的批复初步设计的批复（有无均可）基坑围护方案专家论证意见建设工程消防设计审核意见书地下室人防工程批准文件及人防红线图环评管理申报表、环评影响报告书及市批意见建设工程交通设计施工图审核申报表及出入口方向附图、交通影响分析杭州市城区树木迁移、砍伐许可证及附图关于耍求免交城市建设配套费的报告及杭州市建设委员会公文处理简复单设计卫生审查认可书施工图审查文件及审批意见年度计划项目表建设工程规划许可证及其附件、附图市政配套费、小区配套费、教育费、绿化费收费通知及缴费票据新建房屋建筑白蚁预防缴费审核单及票据散装水泥专项资金征收表及票据防空地卜-室建设费核定单及缴费

5、凭证新型墙体材料专项基金缴款表及收费单质（安）监受理单工程技术类1、公司技术标准2、外来的与工程有关的标准、规范及图集图样等3、招投标文件（包括询标纪要、招标文件、投标文件、中标通知书）4、施工合同5、地勘资料6、施工图纸（包括施工图审查文件，图纸会审纪要，修改图、图纸加晒）7、施工过程技术文件（勘测资料、桩基资料）8、联系单（设计变更联系单、工程变更联系单、施工变更联系单、传真、工程罚款通知单，工作联系单）9、施工用水、电费用及量的统计10、土方外运（包括垃圾）11、工程竣工进度推进表12、工程专题会议纪要13、电子档案工程照片、录音、录彖材料（主要

6、记录和反映工程开工、施工及竣工各阶段屮重大事件主耍环节的声像资料。即工程全貌的变化、方案论证、领导视察、隐蔽、基础施工局部（全貌）、重大技术、工艺施工、安装）。光盘（建筑安装施工图、装饰工程施工图、景观施工图及其它施工图电子文件等）14、竣工文件1、竣工验收资料（竣工报告，竣工验收记录，设计、勘察、施工、监理岀具工程质量合格鉴定资料，施工技术总结、工程监理总结，工程试运行记录，工程竣工验收会议纪要，工程质量监督报告，工程质量保修书，备案表）2、工程预决算、决算审计（工程进度款付款报审与支付，设计变更、洽商费用的报审与签证，工程竣工决算意见书，工程竣工决

7、算审计意见书）15、竣工图纸建筑安装工程、室内外装饰工程、室外工程（室外安装一给水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等的施工文件，室外建筑环境一建筑小品、水景、道路园林绿化等竣工图文件）16、其它文件1、建设方、监理方、施工方管理机构及负责人名单2、总、分包单位资质材料，供货单位资质材料，试验等单位资质材料第三部分文档的应用收文章公司名称()号年刀日一、文档处置1、收文记录1」所有外来文件均加盖“收文图章”1.2填写文件收文记录1.2.1重要文件，如政府批文、设计、合同、费用、合作方往來文件等1.2.2勘测资料及动测报告以“发文单位”的编号为准

8、2、发文记录2」根据文件中确定的发放范围，填写《发文记录清单》进行发放。2.2文件采用书面形式