《秘书礼仪及写作》PPT课件

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1、秘书及行政人员业务技能综合素质培训Whatisasecretary?Whatdidyoudobeforetwentyyears?Whatdoyoudotoday?WHY?关于企业秘书的定位秘书是经理的一位特殊助手，服务于企业的业绩目标，可熟练地运用各种行政工作技巧，协助上级处理职责范围内的各项事务，在提高企业的运作效率、树立企业正面形象、改善团队人际关系、提升客户服务质量等场合下表现出自己的职业素质。THEROLETocoordinate,conductspecialprojectsassigne

2、dbythemanagement协调、执行管理层委派的特别任务Toprovidedata-basedandadministrativesupport提供数据及书面作业支援Tostandardizeandsimplifytheworkflow统一及简化工作流程Toensuretheteamiswellequipped,properlychargedandfullysupported确保团队有良好的配备，一流的状态及完善的支援Topreparepresentationmaterials准备呈现所需的资

3、料Toresponsibleforcoordinationofofficemaintenanceandsuppliesetc.负责协调办公室维护及用品供应他们是如何评价……秘书：我是上级的一位特别重要的助手，一位在所有重要的管理事项中被依赖的角色上司：我的秘书是业务代表、客户服务、信息处理、质量控制代表，协调员等处理大量必要工作的角色。对秘书综合素质及技能的要求良好的文字处理能力，字体优美，书写工整良好的口头表达能力，得体地应对电话能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）能严守秘密，谨慎地处理保

4、密文件综合素质及专业技能（二）独立工作能力强能准确理解上级意图能沉着处理紧急事件及时将企业的内外部信息传递给经理经理外出时能主持办公室工作知道何时征求上级意见并给上级建议能参与企业具体项目的开展综合素质及专业技能（三）良好的职业道德和强烈的进取心知错能即使纠正精力充沛良好的时间安排的能力善于与人沟通随机应变能力强，有团队精神与同事及上级融洽相处，并起协调作用综合素质和专业技能（四）求知欲强有一定的数学头脑掌握多种语言并能适应多国文化环境掌握先进计算机软件应用良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码

5、反应迅速小故事的启示当年巴黎埃菲尔铁塔在起地基时，一位记者前去采访，他想知道工人们对自己工做作看法。第一位工人说，“当一天和尚撞一天钟，下班后，有一杯酒和喝就行了，至于铁塔，我没什么兴趣”。记者又继续寻找，碰到另一位忙碌的工人，也问他相同的问题，工人擦擦汗说，”我一家五口就靠这份收入过活，所以我必须努力工作，而且我知道勤奋工作就一定会得到赏识，希望不久可以加薪。记者走到另一边，看见一位快乐地工作并若有所思的人，又问他同样的问题。工人自豪地回答到：我正在造世界上最高的铁塔，完工后，全世界的人都将来参

6、观，能够参与这项工程，我感觉非常荣幸。关于对秘书角色认识的误区只要形象好，做事快，就可以做秘书只要认真、勤勉，就可以作个好秘书秘书要做的，就是其他人不愿意做的事秘书是青春的职业，早晚要转行秘书完全是服从的、被动的角色秘书训练既是知识和学历教育企业秘书的特殊性既主动又被动既专业又事务既内敛又表象既宏观又为微观你合适做秘书吗？案例研讨：安妮的工作评估树立正确的职业意识本我表现中的我职业场合的我衡量职业能力的标准投入与承诺知识与技巧心理契约不一定写在合同上，不一定写在职位说明书或工作描述中，不一定明确规

7、定为工作任务或一定要遵守的公司形象个人职业形象社会形象行业形象品牌形象员工形象职业态度专业知识职业技巧言谈举止心理契约任务内容行为角色公文管理企业公文的范围企业在经营活动中形成的各类公文、具有参考价值的收发信函、会议文件、电子文件、财务报表、媒介报道、企业刊物、录象带、录音带、荣誉赠品、实物等文献。（一）企业文件的基本分类经营基本文件基本章程、股东会议文件、董事会议文件、经营业务文件经营组织文件组织机构文件、职能分工文件、业务管理、监察文件、报告文件、会议文件业务运营文件销售业务运营文件、制造业务

8、运营文件、采购业务运营文件、人事行政运营文件、上下级、外部往来文件第一步骤—整理与配套目的：保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于立卷、保存和使用。如：一个问题、一个会议、专项工作、一次活动、一个案件所形成的所有材料放在一起，对不完善的要补充完善，无法完善的要注明。帐内文件的集中、帐外文件的集中会议文件的集中、往来文件的集中第二步骤—立卷与储存按问题的特征立卷：文件反映的问题、事件、人物、事物等具有共同点。（适用于专业部门、法务、监察部门）按作者特征立卷：来自制同一发文件