Access数据库入门教程8

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1、第8章数据共享和交换为了访问和使用各种格式以及来自不同应用程序的数据和信息，Access系统与其他应用程序和数据库文件之间的数据交换，是Access2003的重要功能。本章要点8.1与其他应用程序交换数据8.2数据库之间的数据共享习题88.1与其他应用程序交换数据在Access中可以方便地导入其他格式的数据，这样用户就不必重新输入已有的数据。导入数据就是将其他格式的数据转为Access数据库的一部分，导入后的表和直接创建的表没有区别。8.1.1从Excel导入数据MicrosoftExcel具有

2、强大的数据分析、计算以及图表处理功能的Office软件，将MicrosoftExcel中的数据导入到Access中使用，可以大大提高数据库的使用效率。将一个MicrosoftExcel表格导入到Access2003中具体操作步骤如下。（1）打开数据库。（2）在数据库窗口中，单击“文件”→“获取外部数据”→“导入”菜单命令，调出“导入”对话框，如图8-1-1所示。8.1与其他应用程序交换数据图8-1-1“导入”对话框8.1与其他应用程序交换数据（3）在“文件类型”下拉列表框中选择Microsoft

3、Excel，然后选中导入数据的Excel文件名，单击“导入”按钮，打开“导入数据表向导”对话框，如图8-1-2所示。图8-1-2导入数据表向导8.1与其他应用程序交换数据（4）在“导入数据表向导”对话框中，单击“下一步”按钮，进入下一个对话框，在该对话框中，确定是否包含列标题，然后单击“下一步”按钮，进入“导入数据表向导”的下一个对话框，如图8-1-3所示。（5）在图8-1-3中，确定数据的保存位置，然后单击“下一步”按钮接受默认值（创建新表），进入“导入数据表向导”的下一个对话框，如图8-1-

4、4所示。（6）在图8-1-4中，确定是否修改字段信息，可单击电子表格每一列来接受字段名、改变它和决定是否将其定位索引。向导自动确定数据类型。也可以跳过每一列，然后单击“下一步”按钮，打开“导入数据表向导”的下一个对话框，如图8-1-5所示。8.1与其他应用程序交换数据图8-1-3确定保存位置图图8-1-4确定字段名和数据类型8.1与其他应用程序交换数据（7）在图8-1-5中，可以选择为新表添加主键或没有主键。然后单击“下一步”按钮，进入“导入数据表向导”的下一个对话框，如图8-1-6所示。（8）

5、在图8-1-6中，确定新表的名称并（可选）运行表分析器向导，然后单击“完成”按钮。Access在一个信息框里提示导入文件成功，单击“确定”按钮返回数据库窗口。图8-1-5确定主键图8-1-6确定表的名称这时，文件名出现在Access数据库窗口中，一个标准的Access表从原来的Excel文件创建出来。注意：可以导入电子表格中的所有数据或指定单元格范围内的数据。8.1与其他应用程序交换数据图8-1-5确定主键图8-1-6确定表的名称8.1与其他应用程序交换数据8.1.2从文本文件导入信息主机的数据

6、通常以文本文件的形式输出，在桌面应用程序中使用。Access可以导入两种不同类型的文本文件数据（带分隔符和固定宽度）。Access对两种类型的文本文件使用一个向导。注意：带分隔符的文本文件有时被称为以逗号或制表符分隔的文件。每条记录都是文本文件中单独的一行，这一行上的字段不包含尾随的空格，通常以逗号作为字段的分隔符，并且要求某些字段被包含在一个定界符（如单引号或双引号）中。固定宽度文本文件也是将每一条记录放在一个单独的行上。但是，每条记录里的字段是定长的，如果字段内容不够长，尾随的空格被加入到字

7、段中。1．导入带分隔符的文本文件导入带分隔符的文本文件按以下步骤操作。（1）打开数据库，在数据库窗口中，单击“文件”→“获取外部数据”→“导入”菜单命令，调出“导入”对话框。（2）在“导入”对话框的“文件类型”下拉列表框中选择“文本文件”，在文件列表框中选中一个文本文件，单击“导入”按钮，打开“导入文本向导”对话框，如图8-1-7所示。8.1与其他应用程序交换数据（3）向导会自动判断文本文件是带分隔符的还是固定宽度的。单击“下一步”按钮，进入下一个对话框，如图8-1-8所示。图8-1-7导入文本

8、向导图8-1-8确定分隔符和文本识别符8.1与其他应用程序交换数据（4）在图8-1-8中，确定在带分隔符的文本文件里使用哪种类型的分隔符。确保不选中“第一行包含字段名称”复选框，因为作为第一个字段的数据不包含字段名称。然后单击“下一步”按钮，进入下一个对话框，如图8-1-9所示。（5）在图8-1-9中，确定把数据存储在一个现有的表中或一个新表中。从这个步骤往后，和导入Excel数据完全相同。单击“下一步”按钮，进入下一个对话框，如图8-1-10所示。8.1与其他应用程序交换数据图8-1-9确定保