電子檔案長期保存策略

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1、電子檔案長期保存策略檔案管理局檔案資訊組2021/10/72大綱電子檔案長期保存需求及議題電子檔案長期保存方法電子檔案國際重要計畫電子檔案長期保存策略電子檔案長期保存需求及相關議題2021/10/74數位化的目的與風險數位化目的歷史記憶資產保存?學術研究?民眾應用?風險電子檔案儲存媒體!電子檔案格式!系統與軟體!硬體設施!人員維修能力!保存方法!安全!不要為了數位化而數位化數位化只會加重成本,不會減少支出成本效益安全便利數位記憶會消失電子檔案儲存媒體文字檔案xml、pdf、odf、txt、rtf、doc、ppt、圖片、影像檔案tiff、png、jpeg、wdl、Pdf、iges、dxf

2、、step、jpg、bmp、gif聲音檔案wav、mp3、midi、wma、ra影音、視訊檔案mpeg-2、avi、mpeg-4、wmv、rm、mov電子檔案格式電子檔案國際重要計畫8電子檔案國際上重要計畫澳洲維多利亞省VERS策略團體計畫加拿大InterPARES計畫美國ERA計畫芬蘭2010年國家檔案館策略英國數位化專案、PRONOM計畫荷蘭E-DePotDioscur計畫歐盟MoReq我國國家檔案數位服務計畫加拿大InterPARES計畫TheInternationalResearchonPermanentAuthenticRecordsinElectronicSystems第

3、一階段，時程為1999至2001年，主要研究在電子資訊系統或電子文件紀錄中，電子檔案擇選的方法及保存作業，共分為電子檔案真實性(Authenticity)、電子檔案評鑑(Appraisal)、電子檔案保存(Preservation)及電子檔案發展策略(Strategy)等四大領域。第二階段，時程為2002至2006年。目標著重在藝術、科學及電子化政府等不同領域之電子檔案，確保這些電子檔案的真實性、可信賴性的概念、原則、條件、標準及方法論。美國ERA計畫ElectronicRecordsArchives美國國家檔案及文件署(NationalArchivesandRecordsAdmini

4、stration,NARA)與聯邦政府合作，發展電子檔案管理的政策與規範。發展及維持讀取、保存、描述、使用與清理政府電子檔案的能力。發展一套全國一致且持久的電子檔案管理系統。確保任何人在任何時間、地點，都能找到方法使用所保存的電子檔案。在電子檔案的蒐集、保管、清理等不同生命週期，都可隨時使用該檔案。澳洲團體計畫(CorporatePlan)澳洲國家檔案局在2006年至2009年團體計畫，提出國家檔案兩大目標與策略：提供各機關檔案管理之軟體產品與服務，並且確保電子檔案具完整、真實與可靠性。確保澳洲人民均可存取由國家檔案局保存之寶貴資料，讓民眾更進一步瞭解國家之歷史背景與民主制度。澳洲維多

5、利亞省VERSVictorianElectronicRecordsStrategy訂定一套具體的電子檔案標準格式可與現行檔案管理系統相容。確保各種系統所產生之檔案，未來皆可被讀取與閱覽。提供自動蒐集檔案的具體方法，使各種來源之檔案均可妥善保管。提出封裝電子檔案的具體方法，使電子檔案之相關資料，在未來仍可完整與清楚的呈現。規劃確保檔案安全之方法，可偵測檔案是否遭到竄改。歐盟Planets計畫PreservationandLong-termAccessthroughNetworkedServices此計畫的參與單位包括16個來自歐盟體系的圖書館、檔案管理局、大學、廠商，並由英國國家圖書館負

6、責相關協調工作。為確保數位資料的長期保存與讀取，於2006開始為期四年、約1,400萬歐元的Planets計畫。歐盟MoReq規範ModelRequirementsfortheManagementofElectronicRecords於1996年12月成立的歐洲委員會論壇(DLMForum)，集合許多專家共同討論資訊化社會中，重要文化的保存問題，認為電子檔案管理必須有一個標準的需求規格(ModelRequirements)。在2001年由Cornwell管理顧問公司提出電子檔案管理功能需求規範MoReq，此規範主要是幫助組織確認電子檔案管理系統與程序符合檔案管理原則的要求，目前為全歐洲

7、電子檔案管理的主要規範。歐盟MoReq2規範2006年，歐盟擴大MoReq需求規範成MoReq2主要功能需求：分類表和檔案組織(ClassificationSchemeandfileorganization)控制與安全(ControlsandSecurity)保管與清理(RetentionandDisposition)取得(CapturingRecords)引用參考(Referencing)查詢檢索與呈現(Searching,Retrieval