第十章邮件处理

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1、邮件处理教学策划教学目的：了解收取邮件及发出邮件处理过程的步骤和方法；教学重点：收取邮件处理过程的步骤和方法；教学难点：邮件的恰当呈送及辅助工作。一、引言邮件与文件。各种信件、印刷品、邮包等，象电报、电传、传真都属于邮件的范围。办公室的主要工作是对信息的处理：接收信息、记录信息、整理信息、发出信息四个环节。每个环节都与处理邮件有着极为密切的关系。处理邮件简单的工作：邮件的收取、分类、拆封、登记、阅理、分送等；复杂的工作：对收到的邮件中所包含的信息作出准确的判断，并在此基础上作出正确的反应。----

2、办理收取邮件处理过程的步骤和方法(重点）（一）分类方法：１、按姓名分；2、按部门分；3、按重要性分——A看姓名或单位;B有特殊邮寄标记;C电报、电传、传真等邮件;D私人邮件（美国）。（二）拆封1、邮件的拆封：2、拆封后的检查：3、标注日期。４、误拆邮件的处理１、停止阅读。２、按原样折好、装好。３、在信封上贴一张字条，注明“误拆”，并签上名字。４、尽快送交收信人。并当面致歉。５、吸取教训误投邮件的处理1、划去错误的地址，“该地址不对。”2、“误拆”，自己姓名的缩写。3、封好退回。（三）登记1、邮件登

3、记表：编号收到日期收到时间发件人发出日期收件人来件种类处理日期办理情况备注18/318/32、预期收到邮件登记表：获悉日期邮件来源内容实收日期备注13/318/3（四）阅理（难点）秘书在分发邮件之前，必须要对邮件再次分类，主要是按由谁处理的标准分：1、必须呈送给经理处理的；2、必须转送给有关部门或人员处理；3、按职责规定必须留下由秘书自己处理的。1、呈送邮件给经理处理（重点）呈送给经理前，应做好下面5件事：1）再次阅读。确保只有老板可以受理。2）附上参考资料。3）标出重点。4）做旁注。5）分类。分

4、三类：A.优先处理的（电信类邮件）；B.例行的（普通邮件）；C.印刷品（报纸、杂志、广告）呈送“文件夹”还要注意（简）1）要一事一夹。2）不要越级呈送。3）要在领导刚上班时呈送。4）文件材料较多时，要让领导细看。5）领导审批结束时，要及时反馈。⑴签收：⑵复印：⑶将提示条贴在信件上或填邮件转送单：⑷填邮件传阅单：①　你→A→你→B→你→C→你②　设计一份表格2、转送给有关部门或人员处理：3、经理不在时邮件的处理原则：做好职责范围内的事。1）弄清变动。2）转送他人。3）自己处理。4）填邮件摘要表。5）

5、请示经理。６）把寄给上司的邮包连续编号(如4—1、4—2、4—3)。７）积压的信件分袋存放标注。（五）分送分发要及时，具体有三个要求：1）每天的分发次数必须与邮局每天投递的次数一致。2）每次收到邮件后最慢也应该在一小时之内分发出去。3）每次分发邮件的时间也必须相对固定。二、发出邮件１、折叠信纸：1）一般信封：三等分，文字朝内。2）小号信封：先二等分，然后三等分。3）开窗信、帐单信：三等分，上头文字朝外，下头文字朝内。２、信封的打印：⑴　收信人姓名、地址⑵　寄信人姓名、地址⑶　特殊的邮寄标记英文信封

6、（简）第1行：收信人姓名（全名）及尊称。第2、3行：单位名称（全称）小大，即部门公司，但现在也有变化。第4行：街区地址（小大），但也有例外的。第5行：城市名称（完整）、邮编。第6行：国家。⑴　最好用黑色的色带；⑵　用规范的印刷体；⑶　英文信：左侧对齐；传统首字母大写，或全部字母大写都可以；字与字间空1—2字，邮编前空多些2—5字；⑷　用规范的信封。△信封打印要注意的问题３、最后的检查五项（包括信封、信纸）：一、检查签名。二、检查地址。三、检查邮寄标记。四、检查附件。五、检查抄送标记。——选择发送方

7、式三、电子邮件1、发送e-mail：“主题”栏要一目了然。注意尊敬、有礼、及时、保密。2、接收e-mail：每天检查一次、及时删除垃圾、下载有用文件、注意防止病毒。电子邮件中的礼仪1、内容简单明了2、语意清楚3、避免情绪化用词4、适当的引言5、记得署名6、文法/错别字检查邮包和印刷品的处理1、邮包的处理：1）你方要求对方寄来的2）不请自到的2、印刷品的处理收集资料的方法：1）剪报；2）复印；3）扫描；4）保存原件。