电子档案的风险与防范

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1、电子档案的风险与防范王亚丽I,谷克宏I,靳亚妮I,吴丹I（'甘肃银光聚银化工有限公司白银730900）摘要：随着信息时代的來临，电了文件以其方便、高效的特性成为记录、传达、留存信息的重要形式。而同时，电子档案的出现同时也伴随着许多新的问题出现，如电子档案信息安全的保障问题。关键词：电子档案；风险；防范随着信息技术的发展，电子档案正在逐步替代使用了数百年的纸质档案，这大大方便了档案的收集、保管和利用，但同时也带来比纸质档案更加严峻的风险。如何加强电子档案的风险防范与控制，已成为档案工作者共同的课题。一、电

2、子档案的特性（一）信息的易变性。电子档案是数字化形式，其内容信息可与它的载体分离，它可以从一个载体复制到另一载体，可以从这台计算机传输到另一台计算机，在这些操作屮，信息的删减、更改、编辑I•分容易，更改后又形成新的电子档案，并且更改痕迹不易被发现，这样原始记录遭到破坏，就失去了档案的真实性。（-）先进技术的依赖性。由于电子档案的牛成、分类、检索、传输、利用都是在计算机技术、网络技术的支持下完成的，所以如果离开了计算机与网络，电子档案既看不见也摸不着。（三）传输的广泛性。电了档案不受载体传递的限制，信息的

3、获取与发送不受时间与空间的限制，利用者可以通过任意网络终端调用存储在异地的电子档案，是一种信息的共享。（四）存储的密集性。信息的海量储存是现代信息技术的主要特征。一•张5寸的CD光盘可以存储700兆数据，可以存储1—2力•页的A4幅面的图像文件，一张同样大小的DVD光盘容量大约是CD光盘的7倍，FI前广泛使用的蓝光光盘容量可达25GBO信息储存的密集性可以极大的方便信息的收集、保管、携带和利用。同时，它带来的危害也是不可佔量的，遗失儿张光盘就可能造成一座档案馆信息的丢失。（五）信息的不稳定性。由于电子档

4、案内容与形式的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因索。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都难以保证。电子信息-•般情况下是不可再生的信息资源，若发生遗失、损坏、不可读取等情况将会造成灾难性后果。例如，911时间发生后，美国纽约世贸中心的很多企业因集中保存的商务信息丢失而陷入倒闭的困境。二、电子档案面临的主要风险电子档案的特性，决定了其在收集、管理、利用方面存在一定的风险，主要表现在以下几个方面：（一）自然环境风险：保管场所的温度、湿度、电磁场等自然环境对电子档案有很大影响，不适宜的保存条件会大大影响

5、电子档案的保存质量。例如：保存环境温度过高、湿度过大会缩短信息载体的使用寿命，强磁场会导致磁盘消磁。地震、雷电、火灾等对电子档案造成的影响往往都是毁灭性的的。（-）技术风险：技术风险來门于电了档案对计算机系统的依赖性以及信息技术的飞速发展。载体类型转变、数据存储格式更改以及软、硬件的更新升级，每一次的更新换代都会使已有的电了档案信息的安全受到严峻的挑战。（三）网络风险：电子档案借助网络充分发挥了其方便、快捷的优势，但同时，如何保障电子档案在网络上的安全也成为当下档案人员研究的重要课题。如黑客的入侵、病毒

6、的攻击、系统的漏洞、网络的故障等等，网络上的每一个环节都有可能成为攻击的目标。（四）数据存取风险：主要表现在以卜•几个方面，一是在电了档案形成过程中，信息采集不齐全、不准确；二是数据存取权限未加密；三是档案人员业务不熟练导致的误操作；四是数据备份不及时。三、电子档案安全风险防范对策（一）法律、法规策略1、营造安全的电了档案运行环境。针对电了档案运行现状，从风险意识和风险防范两方而入手改善风险管理环境。要明确档案安全与风险的关系，杜绝档案安全问题被忽视，提高档案风险意识。2、建立、健全档案信息安全制度建设

7、“三分技术，七分管理”，建立、健全安全管理制度是确保电子档案安全运行的重要措施，是档案信息化顺利开展的重要保障，涉及到电子文件的产生、传递、存储、检索、利用等各个环节。由于信息技术在安全上的脆弱性，为了保证电子档案的信息安全，不仅要充分利用信息安全技术，还要建立严格的安全管理制度。（-）基础管理策略1、駛件安全管理硬件设施包括网络设施、计算机设备以及相关电气设备。例如：保密信息应采用防电磁泄漏的技术；机房应做到防火、防水、控制温、湿度、防尘、防盗、防静电;UPS应妥善保养。安装服务器或修改服务器配置时，

8、网管员应做好《服务器配置登记表》。2、软件系统安全管理建设安全、可靠的电了档案安全管理系统是数字档案馆建设的重中之重，由于电子档案对信息系统的依赖性，安全、稳定的系统是防范风险发生的最冇效措施。因此在系统搭建时就要注重权限控制、身份认证、安全警告、口动保存日志等安全方面的功能。系统上线运行后，要定期对操作系统进行漏洞检查，定期对防病毒软件进行升级更新。3、提高档案人员业务素质和道德意识人在管理要素屮起决定性作用，因此档案安全管理必须高度重视