浅谈档案信息的数字化建设

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1、浅谈档案信息的数字化建设指导教师：徐武河南职业技术师范学院信息管理系张艳娣摘要：随着数字化时代的到来，档案信息数字化建设己经成为档案工作的一个重要课题与发展趋势。在积极推进数字化建设过程中，各级档案部门耍根据各口不同的情况选择不同的模式方法，统筹兼顾数字化建设的各个方面，以保障数字化建设的顺利进行。关键词：档案信息；数字化；网络化TheDiscussionOfTheDigitalConstructionOfFilesInformationAbstract:Withthedigitaltimescoming,thedigitalconstruc

2、tionoffilesinformationhasbecomeanimportantproblem.Inthisprocess,forensuringhergoingonsuccessfully,everyfilesdepartmentmustchooseherownpatternaccordingtothefactsandtaketheinterestsofallthoseconcernedintoconsiderationbeforemakinganoverallplan.Keywords:Filesinformation;Digital

3、;Network档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济和科学文化等社会实践活动而直接形成的文字，声像等形态的历史记录。“档案”一词的正式出现，据可靠的史料推断，至少在明末清初以前，而明确见诸文字记载则始于清代。传统的档案大多以纸张为载体，当时,档案管理工作以手工管理与落后的服务方式为主，然而当二十世纪的尼葛洛庞帝(NicholasNegroponte)在《数字化生存》(Beingdigital)一书中，向人们描述着数字化时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实的迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮

4、疋朝着我们扑面而来。数字技术革命给我国传统档案工作既带来了严峻的挑战，又带來了难得的机遇。为了适应数字技术革命的要求，2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展"十五计划”》明确提出“加快档案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”。可见，档案信息的数字化建设是一个重要的课题与发展趋势。所谓档案信息数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸张文件、声像文件等传统介质的文件和已经归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库[1],这样，通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的档案信息都能以

5、数字化的形成存储，做到图文声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极人的强化,更具有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲的从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上能吸引用户的“标签”。档案信息数字化是一项技术性很强的T作，涉及计算机技术、信息存储技术、多媒体技术、数据库技术、网络通讯和安全技术等许多高新技术，同时乂是一项耗资、耗时的大型系统工程，而实际工作中由于时间，资金，技术等方而的工作不到位，所以要完成这一工程,必须根据自少特点采取不同的建设模式，一步步的稳步前进，而不能不顾条件一哄而上，急于求成。1档案信息数

6、字化建设可采用的模式1.1大型综合性档案馆。大型综合性档案馆的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也比较频繁，在建设经费充足的悄况下，可以采取技术优先的原则划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作，这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。1.2中小型综合档案馆。在建设经费不够充足的情况下，町以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高，馆藏档案信息经数字化厉转化为数字信息,以数据库的形成存在。在数字化过程中

7、，山于目前大部分档案载体仍然是以纸张为主，所以纸张档案数字化制作方式一般采用两种方式：一是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件(OCR)识别，制成文本文件。二是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容,由扫描仪按页归由计算机制成图形文件［2］,由于第一种方式虽然占据空间小,但是无法兼顾纸质档案信息记录方式的多样性，并口需要大量的专业录入人员，投入大，收效慢，我们在档案信息数字化时代，-•般采用第二种方式，使档案信息数字化后的档案不仅保留原件的内容，并且可以使读者清楚了解纸质档案信息的其他一些特征，如原件的纸色、墨迹

8、、印章、圈点和批注等各种原貌，从而可以获得更多的线索，开展更深入的研究。2档案信息数字化中要注意的问题在档案信息数字化建设过程中，各级档案部门根据口身的情况选择合适