提升档案管理水平服务基层各项工作

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1、提升档案管理水平服务基层各项工作青岛市市南区金门路街道办事处金门路街道办事处位于青岛市市南区东部，辖区面积4.22平方公里，现有9个社区居委会，是市南区面积较大、人口较多的办事处之一。为适应新形势下基层档案管理工作的要求，我们积极探索适合城市社区特点的基层档案管理工作新机制，利用现代化管理手段，突出服务理念，实现工作方法和管理方式的转变，使全街道所有社区档案管理水平和服务水平有了明显提高。一、建立有社区特点的档案管理体系党的十六届六中全会通过的《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定

2、》，明确提出了“构建社会主义和谐社会,重心在基层”的要求，市委、市政府出台的《关于加强和谐社区建设的意见》为全市社区建设指明了方向。社区作为各种社会功能的重要承担者，直接面对基层广大人民群众，社区工作的好坏直接关系到和谐社会的建设成果。随着社区功能的完善，社区档案信息也越来越丰富，如何管理好这些档案信息，服务社区各项工作和人民群众，成为社区工作的重要内容之一。为此，我们根据社区工作人员少，涉民信息多，直接面向人民群众的工作特点，把方便社区工作,服务人民群众作为社区档案工作的出发点，全面记录基层工

3、作的历史真实面貌，维护基层群众合法权益，努力建设有社区特色的档案工作体系。自2001以来，我们连续5年将档案工作列入对社区的年度目标管理考核内容，提出开展社区档案工作的具体要求，引导社区开展各具特色的档案工作。首先是建立起有效的档案信息形成机制。各社区在加大文件材料收集整理力度，逐步规范各种门类、各种载体档案管理的基础上,重点建立了包括低保及困难家庭档案、失业人员档案、残疾人档案、居民健康档案、义务兵人员档案、廉租住房评估档案等“民生档案”,使社区在开展低保救助、再就业、扶贫助残等帮扶活动中更加

4、具有针对性，实现了社区工作事事有据可查，改变了以往社区居委会工作“凭记忆”办事的状况，促进了档案工作与社区建设同步发展。其次是建立起规范的管理机制。我们根据社区档案工作的性质与特点，从制定系统、规范、操作性强的业务建设标准入手，以逐步提高档案规范化管理水平为出发点，加强社区档案基础工作。我们按照《青岛市社区档案管理暂行办法》，指导所辖社区建立了文件材料归档制度，档案保管、保密、借阅制度，现行文件、工作信息查阅等规章制度，明确了社区档案工作的基本标准，使社区档案工作有章可循。为进一步规范社区档案管

5、理，提高社区档案为社区工作和社区居民服务的水平，2005年我们按照《青岛市社区档案管理规范》，针对社区工作的实际，将社区的文件资料分为档案、信息、工作资料三大类，按照不同的办法管理，将一些没有保存价值的材料划为工作资料，整理方式从简，既减轻了档案整理的强度和档案保管的压力，又减少了投入，社区档案整理工作量减少三分之一。三是建立起相应的考核激励机制。从2003年起，我们按照《关于在全市开展社区档案规范化管理认证活动的通知》，在辖区开展社区档案管理认证活动，截至目前，9个社区全部成为青岛市档案规范化

6、管理先进社区，社区档案管理水平得到显著提高。经过几年的探索和实践，档案工作与社区建设有机融合，步入了良性发展的轨道，逐步形成了以建立档案工作制度、实行档案综合管理、规范档案业务建设、注重档案信息开发利用为主要内容的四位一体的社区档案工作模式，为社区管理和社区居民提供优质便捷的档案服务。二、提升社区档案现代化管理水平近年来，社会各项事业的发展给办事处的管理带来了许多新问题、新情况。一是大量新型经济组织在社区安家落户，越来越多的离退休人员、失业人员、外来流动人员进入社区，增大了办事处、社区管理的难度

7、和服务范围；二是办事处和社区承担了越来越多的政务职能，传统的管理手段和服务方式已远远满足不了实际工作的需要。三是社区档案信息尤其是“民生档案”与群众生活息息相关,利用需求大，利用频率高，但现有的管理模式不能满足利用需求。针对这些问题，我们将档案信息现代化建设作为提升社区管理和社区服务水平的着力点和突破点，以青岛市档案局、青岛市民政局联合开发“社区一点通”综合信息管理系统为契机，主动承担“社区一点通”应用试点工作，在全市率先开展社区工作信息和档案管理现代化建设。我们把这项工作列为办事处的重点工作之

8、一，从人力、物力、财力上加大了对社区信息化工作的投入。书记、主任亲自挂帅，多次到社区指导工作，鼓励他们大胆创新，克服困难，努力实践，办事处派出一名副主任和档案人员靠上抓，同时拨出专款为办事处9个社区配备了微机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机、打印机等档案专用设施，为“社区一点通”的试点和推广工作提供了保障。为做好“社区一点通”系统应用工作，直接服务于社区工作，我们采取“典型引路、搞好示范、以点带面、整体推进”的工作思路，首先在仙游路社区和高雄路社区两个居委会进行试点，指导社区安装、使用“社区一点通