微软解决方案–企业文档管理

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1、微软解决方案-企业文档管理■解决方案概述为了更好地解决企业内部和外部大量知识文档需要管理的问题，微软推荐企业采用电子化的手段、网络化的方式、信息化的管理方法实现企业文档的协作和管理，并帮助逐步实现企业的知识积累、工作效率提高和企业创新能力的提升。微软的解决方案是：/通过使用MicrosoftOfficeSystem,为客户提供一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台：>使用标准的文档结构和模板，提高制作文档的效率>统一的文档控制和信息共享平台，髙效连接团队成员和合作伙伴>降低文档和信息的安全风险>基于知识管理的全文信息检索，提高对企业内

2、容和现有业务系统的信息再利用/提供使用微软技术的合作伙伴基于MicrosoftOfficeSystem进行快速定制、整合、配置等附加电子文档解决方案/整个方案适用于各企业、机构屮的文控中心和档案管理中心以及企业中各个部门和工作团队的文档库和文档协作。如果企业已有部门级的档案库、资料库和文档库，可以采用与这个平台进行対接的方式，対整个企业的文档进行统一的管理和利用。■方案优势和业务收益基于MicrosoftOfficeSystem的电子文档管理解决方案为客户提供了一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台，可以对文档生命周期的各个坏节进行有

3、效管理。帮助客户提高文档制作效率，规范处理流程，增强文档和信息的安全性，降低管理和运营的成本。整个方案的优势体现在：1.提供标准的文档结构和模板，提高制作文档的效率电子文档管理解决方案帮助客户规范文档结构和模板，使员工可以高效、标准地创建专业文档，提高文档制作效率。具体包括：/统一的文档管理平台/使用文档库集屮管理业务文档/一致的文档创建模板2.统一的文档控制和信息共享平台，高效连接团队成员和合作伙伴电子文档管理解决方案提供了一个协同工作平台，加强了文档的集中管理和控制能力。并提供了灵活的、可视化的、可定制的文档审批工作流程，提高文档处

4、理效率和协作能力。具体包括：“高效的协同工作平台/集成的即时信息沟通和协作/可视化、白动化的文档审批过程“可灵活定制的文档处理流程/自动保存文档修订版本记录/文档编辑锁定机制，保证业务文档的完整性1.降低文档和信息的安全风险电子文档管理解决方案能够严格控制企业文档和信息的访问权限，防止机密信息泄露，降低安全问题所带來的运营风险。具体包括：“集成的信息权限管理工具/可灵活定制的文档、信息访问策略和模板/白动保存文档访问和修订记录，实现文档操作留痕“防止用户对文档意外或恶意删除2.基于知识管理的全文信息检索，提高对企业内容和现有业务系统的信

5、息再利用电子文档管理解决方案提供灵活的信息分类和全文检索能力，可以有效地连接企业现有的业务系统，实现企业信息再利用，极大限度地节省人工成本。具体包括：/连接企业现有业务系统的智能文档/多维度的文档信息分类导航/功能强大的全文检索能力■总体架构基础服务层系统层文档协作门户文档存储文件夹分类树状浏览回收站归档文档创建~文档模版智能文档XML元数据文档检索全文检索属性检索元数据管理多九文;瀚矯/修订文裆流程1珈韵1文档安全文档库/文件夹级授权文件鬆权限制打E卩/复制文档有效吋间电子签章(TBD)茸他通知日历调查统计报表整个方案的总体架构图如下

6、:管理服务扩展服务搜索应用层存储服务安全性服务文档标准安全性控制元数据强安全性控制原衣历史权限模版回收站1图形化设计工具涼程引霁监控工具扩展接口Web服务器Database®务认证服务目录服务索引虞索任务调度对象模型WebServices币件机制站点管理备份恢复审计日志系统包含三个层次功能，来满足最终用户、文档管理员和系统管理员的口常操作需求:♦应用层■文档协作门户：提供企业用户访问系统的主要界面，用于进行日常的文档协作和信息的发布，具有身份认证、界面友好、易于操作的特色。■文档存储：提供文件夹分类、树状浏览方式、回收站管理和归档等特色

7、。■文档创建：具有预定义的文档模板、智能文档和XML元数据模板定义等特色，使文档管理员的工作更加轻松和规范。■文档检索：提供给用户全文检索、按属性检索和对属性元数据进行管理或扩展的能力，方便用户不断扩展的文档管理需求。■文档协作：提供多人协同文档编辑和修订，与即吋消息集成、方便进行交流和小组讨论，也可以通过Web进行留言和讨论，具备版本控制、文档审批流程和文档使用的签入签出、更新通知等功能，能够极大的提高用户使用的积极性和便利性。■文档安全管理：同时具有对文档库、文件夹的权限控制和单独文档的访问授权，通过数字版权管理控制对文档的打印和复

8、制，并具备文档有效时间和电子签章的能力，有效的控制了文档的安全和保密。■其他辅助功能：提供文档协作的相关辅助功能如：会议通知、日历安排、在线调查和统计分析报表等，帮助企业员工更好的工作。♦基础服务层■存储服