微软文档管理解决方案(mdms)白皮书

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1、专业解决方案部微软(中国)有限公司2006年2月9日微软文档管理解决方案(MDMS)JumpStartKit(V1)白皮书变更记录日期作者版本变更说明目录概述51.文档管理系统的业务挑战与客户需求51.1业务挑战51.2信息工作者对文档管理系统的需求51.2.1集中的文档存储61.2.2方便的文档分类、浏览、查询61.2.3从自定义的文档模板中创建新文档61.2.4文档元数据的定义和管理61.2.5灵活的文档修订与审批流程71.2.6完整的文档操作日志71.2.7文档编辑锁定机制71.2.8文档版本控制71.2.

2、9文档权限保护81.2.10文档检索81.2.11文档归档81.3MicrosoftDocumentManagementSolution81.4适用场景91.4.1文控中心（DocumentControlCenter）91.4.2档案管理（RecordManagement）91.4.3其他文档管理应用场景92.基于微软平台的文档管理解决之道（MDMS）92.1.微软OfficeSystem平台的优势92.2.系统体系架构102.2.1WindowsServer2003基础与应用服务器112.2.2SharePoi

3、ntPortalServer2003门户与协作服务122.2.3SQLServer2005数据库服务122.2.5RightsManagementServices权限管理服务122.2.6ExchangeServer2003邮件服务122.2.7LiveCommunicationServer2005/OfficeCommunicator2005即时通讯服务122.3.MDMS系统功能描述122.3.1SharePointDocumentLibrary存储中心131.2.2方便的文档分类、浏览、查询131.2.3从

4、自定义的文档模板中创建新文档131.2.4文档元数据的定义和管理131.2.5灵活的文档修订与审批流程141.2.6完整的文档操作日志141.2.7文档编辑锁定机制141.2.8文档版本控制141.2.9文档权限保护141.2.10文档检索151.2.11文档归档153.MDMS解决方案包153.1.解决方案包组成153.2.用户153.3.合作伙伴154.参考16概述MicrosoftDocumentManagementSolution是微软公司提供的一个基于MicrosoftOfficeSystem的文档管理

5、解决方案。MicrosoftDocumentManagementSolution的目的是向OfficeSystem的企业用户以及合作伙伴演示如何基于OfficeSystem构建一个强大的文档管理解决方案，并提供一个可用的基础架构及其组件，减少企业用户与合作伙伴为创建适合自己所需的文档管理系统所需要进行的工作。本文从各个方面介绍了MicrosoftDocumentManagementSolution，包括它所解决的问题、目标和适用场景、体系架构、基础拓朴结构、包含的功能，以及组成整个Solution的各个组件包。最

6、后，本文还面向企业用户与合作伙伴，讲述了如何充分利用此解决方案，快速有效的满足各自的业务和扩展需求。1.文档管理系统的业务挑战与客户需求1.1业务挑战随着计算机技术、通信技术以及互联网技术的飞速发展，社会经济的信息化进程逐渐加快，以网络经济为主要特征的新经济形态正在发展和壮大。在这个飞速发展的大环境下，作为一个信息工作者，他每天将面对来自四面八方的大量文档，并对这些文档进行撰写，存储，审批，会签和检索。以往，这些过程往往由手工完成，工作量非常大，并造成了办公效率低下。如今，随着信息化的发展，越来越多的文档趋于电子

7、化和网络传播，但是这同时也给信息工作者带来了许多的问题，每一个信息工作者在对自己电脑和企业网络中的文档进行访问、处理时，都可能面临：l如何找到和访问我需要的文档l手头的文档是不是最新的版本？l如何与同事共享我的文档（即使我的同事和我分隔两地）？l如何才能有效的保护包含了关键业务数据的文档不被未授权用户非法访问？l如何有效管理文档，使文档被合理的组织和分类？在种种问题面前，我们发现，信息工作者需要一个智能化的文档管理平台来将他们从每天繁重的文档工作中解放出来。1.2信息工作者对文档管理系统的需求一个完善的文档管理系

8、统需要覆盖整个文档管理生命周期。下图展示了一个常见的文档管理生命周期中的各个步骤，从模板的建立，到创建新文档，到文档的修订和审批，最后将文档发布到文档存储中心，同时整个生命周期中都需要将文档的所有操作记录成日志，并保护文档的权限。1.2.1使用标准模板创建新文档在一个企业内部，通常已经存在不少标准文档模板，在创建新文档时，信息工作者会使用某个现成的文档模板来新建文档，而不