人身保险业务档案管理规范范本

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1、DA中华人民共和国档案行业标准DA/T36—2007人身保险业务档案管理规范Specificationofarchivesoflifeinsurancebusinessmanagement2007-06-06发布2007-07-01实施国家档案局发布11前言本标准的附录A、附录B为规范性附录。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：中国保险监督管理委员会、中国人寿保险股份有限公司。本标准主要起草人：李世玲、刘娜、周纲、汪静。人身保险业务档案管理规范1范围本标准规定了人身保险业务文件归档、整理、保管、利用和过期销毁的要求

2、和方法。本标准适用于所有人身保险业务档案管理与利用。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范DA/T15-1995磁性载体档案管理与保护规范DA/T22-2000归档文件整理规则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1人身保险业务文件recor

3、dsoflifeinsurancebusiness指人身保险公司在承保、保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的各种文字、图表、照片、声像等文件材料。113.2人身保险业务档案archivesoflifeinsurancebusiness指具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的人身保险业务文件（3.1）3.3承保业务文件underwritingrecords指投保人向保险人提出投保要约直至缔结保险合同的过程中形成的文件。3.4保全业务文件conservationrecords指人身保险公司为了维持人身保险合同的持

4、续有效，根据保险合同条款约定及客户要求而提供的一系列保单服务过程中形成的文件。3.5理赔业务文件claimsrecords指人身保险公司按照合同约定，承担保险责任、履行保险金给付义务的过程中形成的文件。3.6件item指归档业务文件的最小整理单位，一般以客户单次提交的业务申请及其相关的业务处理资料为一件。例如投保单及相关的投保资料可以为一件；投保补充资料可以为一件；保险合同送达回执书可以为一件；理赔申请书及相关的理赔申请资料可以为一件。4总则4.1人身保险公司应对本公司在业务工作中形成的各种文件材料做好分类、整理、归档、保管

5、、定期鉴定及销毁工作，必须保证业务档案的安全、完整和准确。4.2人身保险公司对业务档案中记载的客户资料负有保密职责，严禁未经客户许可擅自对外泄露客户资料。4.3人身保险业务档案在采取纸质载体的同时，应辅助使用电子档案进行管理。归档业务文件同时存在相应的纸质及电子文件时，在内容、相关说明及描述上应保持一致。5管理机构和管理岗位职责5.1为保证人身保险业务档案管理工作正常运作，各人身保险公司应设立专门档案管理机构和岗位，配备熟悉人身保险业务和档案工作的专职管理人员。5.211人身保险公司对自身的业务档案可以采取自行管理、全部或部

6、分委托具有相应档案管理资质的第三方管理的管理方式。5.2.1采取自行管理方式的，应集中到省级公司统一管理。5.2.2采取委托第三方管理方式的，应与第三方管理机构签订管理合同，明确有关要求，指定专门机构、专门人员负责监督该机构的运行。5.3档案管理机构和岗位的相关职责5.3.1按照国家有关法律、法规和公司有关规定制定符合本公司档案管理工作实际情况的档案管理实施细则。5.3.2按有关规定完成日常各类业务资料归档和保管等工作。档案管理人员要定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时采取措施进行抢救。5.3.3按照规定开展档案的

7、利用工作，为各项保险业务和管理工作服务。5.3.4对于达到保管期限的业务档案应按档案鉴定销毁制度定期进行鉴定和销毁。5.4人身保险公司应建立和完善业务档案管理工作检查和考核制度。6业务文件的整理与归档6.1归档范围6.1.1投保人在投保过程中和人身保险公司在承保、合同保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的业务文件。(参见附录A业务文件归档范围)6.1.2为保证业务档案的完整性，按照业务文件产生的业务环节，划定各类业务文件的归档范围。不论采取何种载体形式，在业务过程中产生的属于归档范围的业务文件，都应进行归档保管

8、。6.2纸质业务文件整理与归档6.2.1各人身保险公司都必须建立健全业务文件归档制度，业务人员在业务处理完毕后，要按照各类业务文件的归档范围和排列顺序要求整理归档。6.2.2质量要求归档纸质业务文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易蜕变的文件应予复制。整理归档纸制业务文件所使用