档案资料论文

《档案资料论文》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、摘耍：档案信息资源是-•种原生的，独有的，不可替代的信息资源。加快挡案信息数字化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，满足社会对档案信息资源的需求具有十分得要的意义。结合长江科学院科研档案信息化建设的实际，对影响水利科研档案信息化建设进程的因索进行了分析，并提出了一些冇关加快水利科研档案信息化建设的建议，以达到档案管理H动化、档案信息数字化、信息存储海暈化、信息传递网络化和信息利用共享化的H的。关键词：档案管理；信息化；档案管理理念；水利科研中国分类号：G270.7文献标识码：A水利科研档案管理屈水利科研的基础工作。水利科研档案既是水

2、利科研成果的集中体现，也是设计、施工、监理、基建等活动的重要依据。水利科研档案信息化建设中的重要组成部分。长江科学院(简称“长科院”)作为水利行业公益性科研机构，从2()世纪9()年代开始，就投入了人力、物力开展档案信息化工作，陆续取得一些成效。然而，水利科研档案信息化建设是一项规模人、涉及面广、技术性强的系统工程。耍有序推进档案信息化管理，必须转换档案管理模式及更新档案管理理念、加强档案基础工作，提高档案人员素质。1水利科研档案信息化建设特点随着社会信息化进程的加快，网络技术的迅速发展，水利科研档案管理模式正在向以计算机管理为手段、以网络传递

3、为环境的数字化管理模式转变，电子档案将成为未来水利科研档案的主体，新时期档案管理模式呈现以下特点。1.1档案信息载体电子化目前，在水利科研工作中形成的各种文件的文木、表格、图形、图片、声像等都是以电了文档的形式保存下来的，档案介质lE在从纸质向电磁介质转变。从存贮介质看，硬盘、软盘、光盘等系列存储设备具有容量大、占用空间小、便于修改等优点，为电子化档案的保存提供了有利存贮条件。现代的存贮设备不仅可以节省库房空间和档案装具，而且可以节约大屋的人力、财力和物力，将大大提高档案管理的规范性和工作效率。电子化档案将最终改变档案资料载体形式。1.2档案信

4、息组织形式网络化传统档案工作的信息组织大多是人工方式进行的，采取的是手工登记、编H、造册的方法，只能按类别、年份进行比较粗的分类。在网络环境下信息组织模式、信息处理技术及信息利用方式都发生根本性的变化,档案现代化管理可以实现归档、编目、查询检索和借阅管理的口动化，便于档案信息的接收、传递和存储,冇利于网络环境下档案信息资源开发和利用。1.3档案信息査询检索自动化档案信息管理的终极目标是把档案中的知识、技术、成果信息及时有效、合理、合法地开发利川，提高档案的利用率。传统管理方武下只能根据归档的分类方武，按类进行简单査询，检索条件简单，査询结果比较

5、单一；实现数拥库系统管理后，可以根据主题词、关键字进行全文检索，也可以将多种条件组合在一起进行复合条件的查询，让信息技术所包含的科技含最在水利行业中得到充分体现。1.4档案信息流通网络化由于传统榔案工作的信息组织大多是人工方式进行的，档案实体管理是在单独的档案室进行封闭的静态管理，独立性强。而信息社会的特征就是网络化，计算机网络极大地促进了信息流通与知识的传播。档案信息管理必须融入网络环境，利用网络进行过程管理、借阅管理和信息发布，将使档案信息越來越“人众化",从而实现水利档案资料的资源共享。2档案信息化建设影响因索分析2.1重“藏”轻“用”的

6、管理观念比较突出档案管理的核心工作冇两个方面：①档案的实体保管；②档案信息资源的开发利用。实体档案是建立、扩充高质量数据库的根本，也是信息系统赖以存在的前提和实现功能的基础。在水利行业各单位档案管理部门，目前重“藏”轻“用”的管理理念比较突岀，主耍表现为：①注重档案的实体管理,以及对文件材料的归档工作，强调案卷的数量、案卷装订的美观；②注重档案管理硕件设备的投入和库房设备的齐全；③忽视档案信息资源的开发利用，将档案的收集、保管情况作为衡量档案工作的主耍标准，过分强调档案的归档率，使得档案馆（室）大体上只是个科技文件保管单位，档案资源多表现为一种

7、静态的、封闭的资源，档案工作出现了-•种高积累、低附加值产出的现彖，档案信息化功能弱化，利用效率不高，从而使科技成果不能快速转化成生产力。2.2档案实体编号混乱档号是存、取档案的标识符号，是排架和统计卷册的基木依据，反映了木单位档案的体系和物理位置。H前，单位历史较长的单位包括笔者单位在内的档案馆，馆藏内容庞杂、案卷数屋繁多、时间跨度K，且由丁-多年来一直处丁•封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，主要反映在以下几个方面：（1）档号不规范，编号方案、形式不统一

8、。长科院档案室在不同时期水利科研档案实体的档号编制方案有3种：①1987年之前，档案一直按项目号（工程代号）••机构代号（专业代号）.■案卷号■■册（