档案管理(小版)

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1、k文书档案是抬机关.团体、企业、車业m位及其他社会组织在党务、行政管理尊活动中形成的貝有保存价值的各种形式的历史记录•文书档秦管理是档案管理工作的邀妾组成部分.足各个机关、团体和企业、莎业单位档案工作的主要内容之一.本敌主妾介绍纸帧文件材料收集、鉴定.整理筛方面的知识，归档后档案的保管、统计.利用尊工作,2、收集工作的耍求（一）文件材料应当齐全完整，井符合长久保管的Sifii®求.保证归档文件齐全龙整是收集工作的屣本妾求（二〉归档文件材料应当辅炼准确.井反映立档单位的主要职能.（三）档塞机构要加强对收集工作的监傅和指导

2、.（四）及时移交应归档文件材料3、文件材料价值签定包括两个方面的工作任务，一是确宦归档范IS,二是划分保管期限’4、签定应注意的问®：k以文件材料为主，不是"有收必归”・2、以文件材料价值为主，不是“有文必档"3、归与不归.不能尢看有无红字版头和文吳k以本机关为主，不是“外机決都不?T5、耍注恿宏观文件材料.也妾注盘微观文件材料5、国家档案局于2000年12月6日制定发布了《归档文件整理規則》（以下简称《找对文书立卷逬行改華.从“简化整理，深化检索"的目的岀发.7、归档文件的分类《规则》将分年度.分保管期限.分机构或问

3、1®三种分类法结合使用，（-）保管期礙一一年度——机构分类法（二）保管期礙一一年度——问逐分类法（三）年度一一机构——保管期礙分类法（网）问趣一一年度——保管期礙分类法（五）保管期阪一一年度分类法8.排列的原则：对归档文件的排列，•：规则：。强谶了“爭由原则”・冋一境由即有矗切联系的文件材料应当排列在一起，这里的事由是一个比牧宠统的憶念，可以凡体抬耳个事件、某个事物、一个人物、一・项工作、一顶业务.一个具休何邂等.6、归档文杵整理的濒则（一》避循文件的形成规律，保持文件Z间的有机联条.一股说来.机关的工作活动是有-•定

4、規律的，如开展一顼工作，开始有计划、有布卅•中间有帑促.有檢査，最后有总结、有汇报°召开-•次会议一般也是先准备，包率印制有关文件材料，燃后正式开会部署、讨论，会议结東时还妾总结等。机关工作活动的这冲娩律直接决定了文件材料形成的规律和文件材料Z间的右机联系.文件材料整理遵循这种规律.保持这叶联廣，既能反映出机关工作活动的全过程，又符合人们査找利用档案的心理预期.（二）区分文件不冋价位.通过鉴定工作，首先确定文件材料的归档范围和不归档范他，继而对归档范围的文件材料划宦不何的保怦期限.W后将不同价他的文件材料分别整理，并按

5、不冋的保符期限相对集中排列"这样.为日后的报告利用捉供了方便・（三）便于保许利用“遵循文件的形成坝律.保持文件Z间的有机联系”是整理原则的基本指导思想."便于保管利用"是整理原则的廉本耍求•二者是互相影响、互相制釣的关条。在整理曲档文件旳，有的地方采取収消分类兮排列不按事由的做法.完全按归档文件形成时间或文兮对归档文件进行排列.依黨计第机检索°这种做法从目前看能够满足调问利用的需要.但由于文件材料之间缺乏逻轲联系，以及冋-It111的文件材料祓分散到参个档系盒中，从长远来看.特别是档案进馆垢，将会给综合、杀统利用档系文

6、件带来困难.另外，整理工作中的装订幫兮、编目、装盒等环节.都有一定的技术坝范.都会对保管利用产生直接的彤响.所以要达到便于保符利用的基本要求.就必须按照C规則》做好每•个环节的工作.9、按照專由壞則排列归档文件的主要优点是：第一，体現J•遵循文件形成戎律.保持文件之间有机联泵的整理原则.将冋一事由的文件材料排列在-•起，可以客观迪反映出某一爭由发生、发展.结史的过程，从而反映出文件材料之间的联系。第二.对判定和体现文件的价伯具有十分蛍耍的作用.一些文件材料如果离开与它有密切联热的文件材料的盤体，成为孤立的个体，就难以

7、判定和体现其应右的保存利用价值・第三，有利于檢索和档黑实体存瑕工作。按班山原則将有密切联系的文件材料相对集中卅列在一起.檢索时只娶在目录中找到其中-•份或几份文件材料的条目，就可以通过对其帕后条目的査看和判断找到冋-•事由的全部文件材料.三、归档文件的编目编目主要是抬编制归档文件目录.它是曲档文件啓理工作的巫耍内容Z—.馁测归档文件目录.可以实现归皓文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档系的保管、鉴定、栓索、统计和编研等工作的开屣捉供雄本条件.＜-）归档文件目录的编制与填写勺规灯》規定："归档文件应依据分类方案和室编

8、件号顺序归档文件目录J即应按照分类、排列.编号的结泉，谨类谨件解胡目录，以痰统、全而堆揭示归档文件的全貌.mwo还规定.编目以“件”为单位进行，毎一件文件在归档文件目录中只体现为一个条目。条目是对扫档文件内客和形式箝征进行分析、记录的结果，它为利用者捉供了主耍的检索逐径.10.不能捣示文件材料内容，填写时也耍照实抄录，但应虫新拟定