小贷档案管理制度

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1、档案室管理制度为进一步加强公司内部管理，促使公司各类权证与资料保存和归档的完整、准确、及时，确保各种文件资料的保密性和安全性，切实做好档案管理工作，特制定本规定。一、档案分类、归档范围及其保管期限1、档案分类为方便管理，根据档案的内容可分为信贷类档案、管理类档案、财务类档案。具体分为如下：①信贷类档案A、客户的所有贷款详细资料。B、签署的各类贷款合同与协议。C、各种抵押（质押）的有价权证等。D、客户贷款签字过程中的监控录像资料。②管理类档案A.各类会议纪要与资料；外部活动或会议、对外往来重要文件及信函。B.公司工作条例、规章制度及正式颁发的文件、通知等。C.政府

2、部门、行业管理部门颁发的各种资料文件、证照（含营业执照、经营许可证、组织机构代码证、税务登记证、商标注册证等）、证书（各类认证证书等）和获赠奖状等。D.公司对外租用/合作协议、固定资产买卖、装修维修合同、资产类合同。③财务类档案A.原始凭证、记帐凭证、汇总凭证。B.银行对帐单和银行存款余额调节表。C.日记帐、明细帐、总帐。D.固定资产卡片、辅助帐簿及涉外的会计帐簿。E.年季月度会计报表；债权债务等相关对帐确认单证及依据审计报告及相关材料。F.会计移交清册、会计档案保管与销毁清册。G.附入凭证的合同、协议、预决算。H.收回已使用的收据、发票存根。2、归档范围A.信

3、贷类档案由业务部门负责归档，在放贷后五个工作日内立卷归档移交至公司档案室。B.管理类档案由办公室负责归档，在事务完结的次月底移交至公司档案室。C.财务类档案由财务部负责存档和管理，每年四月底前将上一年度的档案清单、电子文件移交至公司档案室。3、保管期限保管期限分为永久、长期(≥5年)、短期(<5年)，按照档案的重要性及其时效确定保管期限。各类档案保管期限如下：A.管理类文件作永久保存。B.各类信贷类合同/协议等材料保管至贷款终止后2年。C.各类抵押（质押）的有价权证等保管至，由财务部门出具的抵押人已还清借贷的各项款项的证明材料后。D.财务管理类档案根据国家有关《

4、会计法》要求的期限保管。E.其它各类档案的保管期限不少于5年，一般以长期保管为原则。二、归档要求1、所有书面的文件材料，要求原件存档，在原件不存在或上交相关政府机构等特殊原因的情况下，以复印件存档并注明与原件一致。2、各部门应按各类档案的性质及管理要求及时整理，定期移交档案室，归档前先将各类资料整理齐全、分类列出清单。3、交接时双方应依据所列清单仔细清点核对资料，并办理相应的交接手续。如提交的归档资料不完整，档案室有权退回由各部门重新整理。4、档案室将收到的资料重新分类整理，建立档案目录，内容应包括立卷日期、文件类别、所属部门、编号、内容、数量、原件/复印件、保

5、管期限、档案柜号等，放入相应的文件盒/柜，并录入电脑（纸质资料应扫描），以方便调档查阅5、图表、声像材料必须配有文字说明，标明内容、时间、作者等。6、信贷类档案的归档、保管采用双人双锁。三、档案的查（借）阅管理1.严格履行档案借阅审批制度，各部门查阅档案时均须填写《档案借阅申请单》，经部门负责人批准同意后方可查阅，一般情况下，只能借阅本部门所归档的资料。查阅非本部门形成的有保密要求的档案，须由公司总经理签字同意后方可查阅。1.对需要摘录、复印的档案，应经领导审批后，由档案管理人员登记复印交查阅人员，严防档案的损坏或遗失。2.确有需要经过批准借出的，借期应不超过2

6、天，须在规定时间内归还；若不能如期归还者，需提前办理续借手续。3.借用者对所借档案负有安全、保密责任。不得损坏、丢失、抽取、拆散档案，不得转借、翻印和涂改。归还时应当面核实，及时注销借阅登记。四、档案库房的管理1、库房钥匙应专人保管，非档案管理人员严禁入内。2、库房内应经常保持清洁，做好防湿、防虫蛀的工作。3、库房门窗必须紧闭，应定期检查库房防火、防盗确保库房安全。4、库房档案应分类存放，箱、柜、架必须排列整齐，并编上号码。严禁在库房内存放个人物品或堆放杂物，严禁烟火。五、档案管理员职责1、档案管理应建立档案借阅登记制度，详细记录借阅者单位、姓名、借阅及归还时间

7、、档案完好程度等。若发现异常情况，应迅速上报有关领导并做善后处理。2、负责对各类档案的保管、整理和归档的工作，做到装订整齐、编号准确、查找方便。严格履行档案借阅审批制度，认真负责地做好借阅档案的登记、复印、归还工作。3、自觉遵守保密制度，做好对文件材料的保密工作，杜绝遗失或缺少文件。4、对鉴定后确需销毁的档案材料，由档案室拟写“档案鉴定销毁报告”，办完审批手续后在办公室负责人的监督下销毁，并做好记录。5、档案管理人员若因玩忽职守造成档案损失，或违反管理规定造成档案损失，按公司的规定承担赔偿责任，情节严重予以追究法律责任。6、档案管理人员调动时必须认真办好档案移交

8、手续六、附则本制度自20